Uso de los activos de la universidad
Procedimiento administrativo 2.303
Elgin Community College cumple su misión de enseñanza y servicio público utilizando recursos que han sido asignados, donados, obtenidos o contratados. El Colegio tiene la obligación moral y legal de garantizar que estos recursos se utilizan para los fines para los que se han recibido.
Estas directrices han sido preparadas por el Colegio para ayudar a los departamentos y empleados en el seguimiento de las políticas y procedimientos del campus y desarrollar una comprensión de las limitaciones de ser una entidad pública y una unidad de gobierno local y estatal.
Los empleados y socios de ECC deben administrar los activos del Colegio de modo que sólo se utilicen para fines autorizados, de acuerdo con los procedimientos, políticas y leyes aplicables del Colegio. Por lo tanto, es una violación de este procedimiento para cualquier empleado o empleado de un socio para recibir o utilizar un activo de la universidad para un propósito no-Colegio o para beneficio personal.
Es responsabilidad de cada departamento del campus implantar sistemas de control interno para evitar la mala gestión, el fraude, el robo o el uso personal de los activos del Colegio. Los procesos financieros y empresariales del Colegio y sus departamentos se desarrollan y operan bajo un sistema de controles internos que:
- Cumple todas las leyes federales
- Salvaguarda del patrimonio universitario
- Comprueba la exactitud y fiabilidad de los datos contables
- Promueve la eficiencia y la eficacia operativas
- Protege al personal del Colegio
- Garantiza el cumplimiento de los procedimientos administrativos prescritos
- Garantiza el cumplimiento de las políticas y normativas aplicables
- Cumple la Ley de Control Fiscal y Auditoría Interna del Estado de Illinois de 1989
Todos los empleados del Colegio tienen la responsabilidad de proteger la propiedad, el equipo y otros activos del Colegio. Las responsabilidades de esta confianza incluyen acciones que van desde el cierre de puertas y armarios hasta la denuncia de robos u otras actividades delictivas.
El uso indebido de activos adopta muchas formas y puede implicar algún engaño o tergiversación de hechos e información en beneficio propio, así como la apropiación deliberada de bienes o fondos para uso personal.
Los ejemplos incluyen la falsificación del tiempo trabajado; la falsificación de los gastos reclamados para su reembolso; el robo de dinero en efectivo o bienes; el uso personal de las instalaciones, vehículos, equipos o suministros del Colegio; y la realización de actividades personales durante las horas de trabajo. Otros ejemplos incluyen la tergiversación del nombre y el logotipo del Colegio y el uso inapropiado de los sistemas de adquisición o descuentos del Colegio en beneficio de particulares o entidades ajenas al Colegio.
El uso de fondos o activos del Colegio para cualquier fin ilícito o impropio está prohibido por la legislación estatal. Esta actividad sometería a la parte a una acción disciplinaria que podría incluir el despido del Colegio o la revocación de los acuerdos con el Colegio (aplicable a los socios).
Equipos/muebles: Los equipos propiedad del Estado que ya no son utilizados por un departamento o unidad no pueden ser llevados a casa por un empleado para su uso personal. Existen requisitos estrictos para la eliminación de equipos o mobiliario. Las preguntas relativas a este procedimiento deben dirigirse al Procedimiento Administrativo 2.301.
Uso de los ordenadores y programas informáticos de la Escuela: Se espera que los profesores y el personal utilicen los equipos informáticos y el software únicamente para fines relacionados con la enseñanza, los cursos, la investigación y la administración. Los recursos no deben ser utilizados para uso comercial o reventa de servicios de red si no está directamente relacionado con la misión del Colegio. Las instalaciones informáticas y de red del Colegio no podrán utilizarse para fines indebidos o ilegales.
Ejemplos de uso indebido incluyen el uso no autorizado de software con licencia, la intención de violar la seguridad, el envío de cartas en cadena, y la introducción intencional de virus informáticos. Se prohíbe el acceso o la transmisión de imágenes o textos pornográficos o sexualmente explícitos no relacionados con las responsabilidades docentes, de investigación o administrativas de buena fe del Colegio.
Uso del teléfono: El procedimiento del Colegio estipula que las llamadas personales de larga distancia deben cargarse a una tarjeta telefónica de prepago o personal, al número de casa o a otro número que no sea del Colegio.
Los empleados y socios se atendrán a las directrices presentadas en este procedimiento para garantizar que ECC siga mereciendo la confianza de los contribuyentes y de los alumnos.