Procedimiento de las redes sociales
Procedimiento administrativo 3.903
Propósito
El propósito de este procedimiento es proporcionar un marco para la solicitud y / o la creación de una página de medios sociales y / o cuenta que representa a su departamento o área en ECC, así como para delinear el uso adecuado y responsable de los canales de medios sociales, mientras que la utilización de equipos de la universidad y la imagen de la universidad, es decir, logotipo, nombre de la universidad.
La Oficina de Comunicaciones de ECC se encarga de supervisar y mantener las cuentas oficiales del centro en las redes sociales, así como de controlar las menciones a Elgin Community College y sus entidades en diversos sitios en línea, incluidas las redes sociales. Además de esto, la Oficina de Comunicaciones también proporciona asesoramiento y formación a los empleados del Colegio que utilizan los medios sociales como parte de su trabajo.
Definiciones de los términos mencionados
1. Página/cuenta de medios sociales: se refiere a cualquier sitio en línea o basado en la web o red social donde los usuarios crean un perfil o página, cargan o comparten contenido, o interactúan con otros usuarios, y puede incluir, entre otros, Facebook, Twitter, Google+, YouTube, Pinterest o Tumblr. A efectos de esta política, los términos página/cuenta de redes sociales también se referirán a blogs o sitios de blogs.
Procedimiento para solicitar y/o crear una página/cuenta en las redes sociales
1. Si está interesado en crear una cuenta en las redes sociales para su departamento, oficina o club/organización estudiantil en Elgin Community College, deberá concertar una reunión con la Oficina de Comunicaciones para discutir los objetivos y la estrategia, así como para revisar las directrices y las mejores prácticas.
a. Durante la reunión, la Oficina de Comunicación revisará sus objetivos para determinar si una cuenta en los medios sociales es la mejor solución para satisfacer sus necesidades, o si el contenido es más apropiado para una de las cuentas oficiales de los medios sociales del Colegio u otros canales de comunicación. La Oficina de Comunicaciones también revisará con usted las responsabilidades de mantener una cuenta en las redes sociales.
b. Si se aprueba que su oficina siga adelante con una cuenta en las redes sociales, se le pedirá que designe a dos empleados de su oficina como administradores de la cuenta con acceso al nombre de usuario/contraseña. Los nombres de los administradores de la cuenta deberán facilitarse a la Oficina de Comunicaciones para que ésta elabore la lista maestra de usuarios de redes sociales de la universidad. Los administradores de la cuenta también deberán asistir a una sesión de revisión de las directrices sobre redes sociales.
2. Si ya existe una cuenta en las redes sociales de su departamento, oficina, comité aprobado por el Colegio o club/organización estudiantil, deberá reunirse con la Oficina de Comunicaciones para discutir los objetivos y la estrategia, así como para revisar las mejores prácticas y asegurarse de que su cuenta cumple con las mejores prácticas descritas a continuación. También se le pedirá que designe a dos empleados de su oficina como administradores de la cuenta con acceso al nombre de usuario/contraseña. Los nombres de los administradores de su cuenta deberán facilitarse a la Oficina de Comunicaciones para que ésta pueda elaborar la lista maestra de usuarios de redes sociales del Colegio. Los administradores de la cuenta también deberán asistir a una sesión de revisión de las directrices sobre redes sociales.
3. Si una página/cuenta de medios sociales no es una página/cuenta oficial sancionada por ECC, pero hace referencia a ECC o a una afiliación con ECC a través de una actividad, programa o interés, los usuarios tendrán que publicar un descargo de responsabilidad en su página/cuenta. (Ejemplos: sindicatos de empleados de ECC o grupos de antiguos alumnos.) Descargo de responsabilidad: Las opiniones expresadas en este sitio son exclusivamente las del administrador o administradores de la página. Elgin Community College declina expresamente toda responsabilidad por cualquier dato, texto, software, música, sonido, fotografía, imagen, vídeo, mensaje o cualquier otro material ("Contenido") generado por los usuarios y publicado en esta página. Además, Elgin Community College se exime de responsabilidad por el contenido de cualquier sitio de destino vinculados desde esta página.
Procedimiento de gestión de páginas/cuentas inactivas en las redes sociales
1. Si su página/cuenta en las redes sociales ha estado inactiva durante más de un semestre, la Oficina de Comunicación se pondrá en contacto con el administrador o administradores de la página/cuenta para conocer el estado de la misma. Si la página ya no es necesaria o los administradores no publican con regularidad, la Oficina de Comunicación consultará con el responsable del departamento u oficina responsable de la página/cuenta para determinar si desean seguir utilizando la cuenta. En caso negativo, la Oficina de Comunicación trabajará con el proveedor de servicios para eliminar la página/cuenta.
Procedimiento para gestionar las publicaciones o comentarios inapropiados de otros usuarios
1. Si alguien publica o comenta algo inapropiado o incendiario en su página o cuenta, responda con discreción y consulte las Buenas Prácticas de este procedimiento, así como la formación impartida por la Oficina de Comunicación. Los administradores de cuentas también pueden ponerse en contacto con la Oficina de Comunicación para que les ayuden a elaborar una respuesta (
).
2. Si una publicación o comentario en tu página/cuenta amenaza con violencia, ponte en contacto inmediatamente con la Policía del Campus y con la Oficina de Comunicaciones para discutir la respuesta adecuada.
Buenas prácticas
Mantener la confidencialidad:
Se prohíbe a todos los usuarios publicar información confidencial o de propiedad sobre ECC, estudiantes, empleados o antiguos alumnos y deben cumplir todas las políticas de privacidad y confidencialidad aplicables del Colegio, así como las leyes de privacidad estatales y federales, como la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), etc. Algunos ejemplos de información confidencial son, entre otros, los números de identificación de los alumnos, las direcciones particulares, los números de la seguridad social, la información financiera y los datos de contacto. La información confidencial incluye, entre otros, la cita de materiales protegidos por derechos de autor sin la debida cita o atribución.
Respeta los derechos de autor y el uso justo:
Deben respetarse los derechos de autor y de propiedad intelectual de terceros y del Colegio. Se requiere permiso para utilizar o reproducir obras protegidas por derechos de autor, a menos que el uso previsto esté claramente permitido en virtud de la exención de "uso justo". Esto incluye música, arte, obras literarias, fotografías o textos protegidos por derechos de autor, videoclips, obras audiovisuales y grabaciones de audio. Si tiene preguntas sobre el uso justo o los derechos de autor, consulte el Procedimiento Administrativo 3.301 sobre Derechos de Autor o llame a la Biblioteca ECC al 847-214-7595.
Respetar el tiempo y la propiedad de la universidad:
Los ordenadores del Colegio y el tiempo mientras se está en el trabajo están reservados para asuntos relacionados con el Colegio aprobados por los supervisores y de acuerdo con el Procedimiento Administrativo 7-101 Uso Responsable de las Tecnologías de la Información. Las redes sociales no relacionadas con asuntos de la universidad están limitadas por el procedimiento 7-101 y se recomienda que se hagan en tiempo personal utilizando ordenadores personales y no recursos de la universidad u otros recursos estatales.
Entienda su responsabilidad personal:
El personal y los profesores son personalmente responsables del contenido que publican en redes sociales, blogs, otros sitios web, wikis, foros o cualquier otra forma de contenido generado por el usuario. Lo que publique en línea será accesible al público durante un largo periodo de tiempo. Sea consciente de lo que publica y proteja su intimidad y la de los demás.
Mantener la transparencia:
La delgada línea que separa las actividades personales de las profesionales en las redes sociales se difumina con facilidad. Sea consciente de lo que publica y de cómo se presenta a sí mismo y a la Escuela. En los mensajes que publiques en las redes sociales de la universidad, sé honesto sobre quién eres y qué representas (es decir, tu afiliación a la universidad). Mantén tu uso personal de las redes sociales separado de tu uso profesional de las redes sociales del Colegio. Si usted discute asuntos relacionados con el Colegio en los mensajes personales en no-Colegio o sitios de medios sociales personales, usted debe ser claro que el mensaje es de carácter personal y no representa las opiniones de Elgin Community College. En este sentido, el Colegio anima a un descargo de responsabilidad como: "Las publicaciones de este sitio son exclusivamente mías y no constituyen ni representan la opinión de Elgin Community College".
Logotipo de la universidad:
El logotipo del Colegio, en sus diversas formas, es una marca de servicio registrada y protegida por el Estado de Illinois. Por lo tanto, el logotipo del Colegio no puede ser utilizado sin permiso. El uso del logotipo del Colegio en los sitios personales de medios sociales está estrictamente prohibido.
Corregir errores:
Si cometes un error, corrígelo. Sé abierto y honesto; admite que has cometido un error. Si puedes corregir el mensaje original, hazlo y deja claro que estás haciendo una corrección. Si tienes que añadir una enmienda, hazlo.
Sea respetuoso y profesional:
Si eres respetuoso y profesional, incluso cuando no estés de acuerdo con una persona o una publicación, conseguirás mejores resultados. Considera los comentarios o conceptos con los que no estés de acuerdo como una oportunidad para entablar un diálogo sincero y respetuoso.
Implícate y usa la etiqueta:
Si participas en redes sociales, sigue las normas de etiqueta y aporta contenidos constructivos. Los sitios de redes sociales no son lugar para conversaciones conflictivas o publicaciones de spam. Este tipo de comportamientos no se toleran y pueden dar lugar a la expulsión de los sitios en los que los utilices.
Sea consciente; piense antes de enviar contenidos:
No existe ninguna expectativa de privacidad en las redes sociales. Los motores de búsqueda pueden indexar y mostrar entradas, contenidos, comentarios y páginas en cualquier momento después de su publicación. Existen servicios de archivo que almacenan en caché los sitios aunque hayan sido retirados y sustituidos o actualizados. Si tienes una reacción acalorada ante un contenido, tómate un momento
para serenarte de forma respetuosa y profesional antes de responder o actuar. Publica sólo información, fotos, imágenes y otros contenidos generados por usuarios con los que te sientas cómodo siendo completamente públicos y archivados por sitios o servicios de terceros.
Ejemplos de actividades prohibidas:
1. 1. Publicar contenido obsceno, difamatorio, amenazador, acosador, abusivo, calumnioso, injurioso, odioso o ilegal.
2. Publicar contenido o material que ponga en peligro la seguridad, privacidad o protección de otra persona.
3. Publicar contenido que infrinja cualquier derecho de terceros, incluidos los derechos de propiedad intelectual, privacidad o publicidad.
Si tiene preguntas, póngase en contacto con la Oficina de Comunicación en news@elgin.edu o llame al 847-214-7823.