Correo electrónico 7.104
Procedimiento administrativo 7.104
Propósito
La finalidad de este Procedimiento Administrativo es:
- Proteger la integridad del sistema de correo electrónico de Elgin Community College; esto incluye el correo electrónico de los dominios @elgin.edu y @student.elgin.edu.
- Prevenir el mal uso accidental y el abuso intencionado del correo electrónico por parte de los empleados y otros usuarios de los sistemas de correo electrónico;
- Garantizar el uso adecuado del sistema de correo electrónico de Elgin Community College, a la vez que se incrementa la concienciación de los empleados respecto al uso adecuado e inadecuado del sistema de correo electrónico del College.
- Reduzca el riesgo de violación de la confidencialidad y las responsabilidades legales.
Elgin Community College proporciona acceso al correo electrónico para permitir que los empleados se comuniquen de manera eficaz y eficiente con los estudiantes y el público en general. Cualquier correo electrónico enviado desde una dirección de correo electrónico de Elgin Community College al público en general puede ser visto como una declaración de la universidad.
Ámbito de aplicación y definiciones
Este Procedimiento Administrativo se aplica a cualquier usuario que acceda electrónicamente a información no pública propiedad o almacenada por Elgin Community College. Un usuario es cualquier administrador, facultad, personal, contratista, consultor, auditor, interno, fideicomisario, estudiante asistente o socio. Un sistema electrónico seguro para empleados es cualquier sistema que no sea público, que contenga información confidencial o cuyo uso pueda restringirse o supervisarse.
Uso prohibido
El sistema de correo electrónico de Elgin Community College no se utilizará para la creación o distribución de mensajes perturbadores u ofensivos, incluidos comentarios ofensivos sobre raza, género, discapacidades, edad, orientación sexual, pornografía, creencias y prácticas religiosas, creencias políticas u origen nacional. Cualquier empleado que reciba un correo electrónico con información de este contenido y naturaleza de otro usuario de los sistemas de correo electrónico de la universidad deberá informar inmediatamente de este incidente a su supervisor.
Elgin Community College prohíbe el envío y reenvío de cartas en cadena, correos electrónicos de broma y correos masivos no relacionados con el negocio del Colegio, desde la cuenta de correo electrónico del Colegio. Estas actividades no comerciales pueden obstaculizar innecesariamente el tráfico de la red.
Los empleados no utilizarán su cuenta de correo electrónico de Elgin Community College para registrarse en sitios web y listas de correo no relacionados con la actividad del Colegio. Al hacerlo, pueden poner en peligro la integridad del sistema de correo electrónico de Elgin Community College, lo que puede dar lugar a correo no solicitado y virus.
Los empleados no utilizarán el sistema de correo electrónico para hacerse pasar por un funcionario del Colegio, un miembro del profesorado/personal o un estudiante.
Uso personal
El uso principal del sistema de correo electrónico de Elgin Community College es llevar a cabo los negocios del Colegio. El uso personal de los sistemas de correo electrónico del Colegio no está permitido. Para simplificar, digamos que el uso personal del correo electrónico de ECC no está permitido. AP 2.303 establece que los empleados no pueden utilizar los ordenadores de ECC para uso personal, ni pueden utilizar el software de ECC para uso personal. Así que, por extensión, si utilizan un dispositivo ECC para acceder a su correo electrónico ECC o si utilizan un dispositivo personal para acceder a su Outlook o Webmail ECC, entonces no deberían enviar/recibir correos electrónicos personales a través de él. Así que, en aras de la coherencia con 2.303, ni siquiera permitamos un uso personal mínimo y digamos simplemente que no a todo.
Buenas prácticas
Todos los empleados deben:
- Sea cortés y siga las normas de etiqueta aceptadas;
- Proteger la intimidad y la confidencialidad de los demás;
- Abstenerse de utilizar el sistema de correo electrónico del Colegio para fines comerciales personales u otros beneficios;
- Proteger sus contraseñas; y
- Limitar el uso personal a los momentos y de la manera que minimice el retraso, la interrupción o la distracción de los negocios del Colegio.
Seguridad
La seguridad del correo electrónico es una responsabilidad conjunta de los administradores de los sistemas de Elgin Community College y de los usuarios del correo electrónico. Todos los usuarios de los sistemas de correo electrónico del Colegio son responsables de tomar todas las precauciones razonables, incluyendo pero no limitado a salvaguardar y cambiar con frecuencia las contraseñas para proteger la integridad de los sistemas de correo electrónico y evitar el uso no autorizado.
Propiedad y confidencialidad
Toda la información almacenada electrónicamente (ESI), como los mensajes de correo electrónico utilizados en Elgin Community College, es propiedad del Colegio y es, por tanto, su propiedad. Con el fin de garantizar mejor la fiabilidad de los sistemas, evitar la pérdida de datos de negocio, satisfacer las necesidades reglamentarias y litigios, y para proporcionar inteligencia de negocios, de archivo y copias de seguridad de mensajes de correo electrónico pueden existir a pesar de la eliminación del usuario final. El correo electrónico se envía en texto claro y, por tanto, puede ser leído por destinatarios no deseados. Por favor, extreme las precauciones cuando comunique información confidencial o sensible (CSI) por correo electrónico. Para más información, consulte el Procedimiento Administrativo 7.106 Programa de Seguridad de la Información.
Retención
El Departamento de Tecnología de la Información de Elgin Community College realiza copias de seguridad programadas de todo el correo electrónico de los usuarios principalmente para restaurar el servicio en caso de fallo. Las copias de archivo están diseñadas para un acceso rápido y preciso por parte de los delegados de la universidad para una variedad de necesidades legales y de gestión, como la revisión por parte del equipo legal durante la fase de descubrimiento de información electrónica (e-discovery) obligatoria a nivel federal en un litigio o la observación por parte de la dirección en casos de sospecha de abuso.
En el cuadro siguiente se detallan el método de copia de seguridad y los plazos de conservación del correo electrónico. Cabe señalar que los plazos indicados son los objetivos definidos en nuestros documentos de proceso. Ocasionalmente, es posible que no se cree una copia de seguridad para un plazo o sistema específicos por razones técnicas.
| Ubicación del correo electrónico (@elgin.edu) | Disponible para recuperación en línea | Recuperación de copias de seguridad en cinta*. |
|---|---|---|
| Todos los correos electrónicos entrantes recibidos por Exchange Server** | 1 año | 23 meses |
| Correos electrónicos eliminados | 1 año desde la supresión | 23 meses después de la supresión |
| Buzón de correo electrónico personal | Todos los días - 24 horas | Semanal y mensual - conservado durante 1 año fuera del sitio |
| Archivo gestionado personalmente y almacenado en la unidad local | Sin copia de seguridad | Sin copia de seguridad |
| Archivo gestionado personalmente y almacenado en una unidad de red | Diariamente - 24 horas como parte de la copia de seguridad de la unidad de red | Semanal y mensual - conservado durante 1 año fuera del sitio |
| Holding legal | Mientras lo requiera RRHH, designado por su nombre | Semanal y mensual - conservado durante 1 año fuera del sitio |
| Baja o despido de un empleado | 14 días | Semanales y mensuales: se conservan durante 1 año después de la última copia de seguridad en disco. |
| La recuperación a partir de la fuente de copia de seguridad no es una tarea trivial y consumirá recursos excepcionales dentro del Departamento de TI. Se espera que estas copias de seguridad sólo se utilicen para situaciones de recuperación en caso de catástrofe. Tenga en cuenta también que los elementos bloqueados por nuestro filtro de correo no deseado no llegan a nuestro servidor Exchange (donde se almacena el correo electrónico) y sólo se conservan durante dos semanas. Por último, tenga en cuenta que los sistemas de correo electrónico de Elgin Community College no se utilizarán como sistema de registro para el cumplimiento del Procedimiento Administrativo 3.102 - Retención y eliminación de registros. Se deben utilizar otros sistemas de seguimiento que no sean el correo electrónico para conservar estos registros requeridos. | ||
Debido a la posibilidad de que el espacio en disco sea limitado, es posible que en el futuro todos los usuarios reciban una cuota de espacio de correo electrónico, es decir, un límite en la cantidad de almacenamiento disponible. La cantidad de espacio puede variar en función de las necesidades del Colegio y de la disponibilidad de recursos. Para evitarlo, se recomienda a los usuarios que revisen y borren periódicamente los mensajes antiguos.
Retención student.elgin.edu e-mail
Las copias de seguridad de las cuentas de correo electrónico de los estudiantes, con el dominio student.elgin.edu, no son mantenidas por el Departamento de Tecnología de la Información de Elgin Community College. Las gestiona y mantiene Google y están sujetas a sus políticas de copia de seguridad, retención y otras políticas operativas. El Departamento de Tecnología de la Información de Elgin Community College puede crear copias de seguridad del correo electrónico en cualquier momento si es necesario para satisfacer diversas necesidades legales y de gestión, como la revisión por parte del equipo legal durante la fase de descubrimiento de información electrónica (e-discovery) obligatoria a nivel federal en un litigio o la observación por parte de la dirección en casos de sospecha de abuso o cualquier otro tipo de investigación.
Ejecución
Elgin Community College se reserva el derecho de escanear y controlar todo el tráfico de correo electrónico para asegurarse de que está libre de virus informáticos y otros programas maliciosos y para proteger la divulgación no autorizada de información confidencial y sensible (CSI) definida en el Procedimiento Administrativo 7-101.
Cualquier empleado que infrinja este Procedimiento Administrativo puede perder sus privilegios de correo electrónico y podría ser objeto de medidas disciplinarias, incluido el despido.