Fallecimiento de un alumno/antiguo alumno
Procedimiento administrativo 4.406
En caso de fallecimiento de un estudiante matriculado en Elgin Community College, el Decano de Estudiantes debe ser notificado por la familia del estudiante o por el empleado de ECC que se entere del fallecimiento del estudiante. Una vez notificado, el Decano de Estudiantes es responsable de asegurar que se tomen los siguientes pasos:
1. El Decano de Estudiantes notificará el fallecimiento del alumno al Vicerrector de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo del Estudiante, al Gabinete del Presidente y al Departamento de Marketing y Comunicaciones con el mayor número de detalles posible, incluidas las circunstancias, el contacto de la familia y la fuente de información.
2. 2. Por respeto a la familia del estudiante, ECC suspenderá inmediatamente la correspondencia de la universidad dirigida al estudiante fallecido. El Decano de Estudiantes notificará a los siguientes departamentos de la muerte del estudiante, no sólo porque el estudiante puede haber estado afiliado con el departamento, sino también para solicitar que el nombre del estudiante sea removido de la correspondencia universitaria saliente: cualquier decano que supervise áreas con las que el estudiante estaba asociado, los programas TRiO, Acceso Estudiantil y Servicios de Discapacidad, la Biblioteca, Asesoría Académica, Servicios de Desarrollo Profesional, Vida Estudiantil, Recursos Humanos, Policía del Campus, la Taquilla del Centro de Arte, la Fundación ECC, Entrenadores de Éxito y Servicios de Bienestar.
3. El Decano de Estudiantes se pondrá en contacto con Registros y Matrícula, Ayuda Financiera y Becas, y Cuentas de Estudiantes, solicitando que se investigue la cuenta del estudiante. 4. Se podrá emitir un reembolso del 100% de la matrícula y tasas del semestre en curso si el Decano de Matrícula y Servicios Financieros Estudiantiles determina que dicho reembolso es ventajoso para el estudiante/familia y coherente con la normativa aplicable. El saldo será eliminado si el estudiante tiene un saldo en un término actual o anterior. La Oficina de Ayuda Financiera y Becas determinará si el estudiante pidió prestado un préstamo estudiantil mientras estaba matriculado en el Colegio. Si procede, la información de contacto para el administrador del préstamo se proporcionará al Decano de Estudiantes para proporcionar a la familia. Después de realizar los ajustes necesarios, se cerrará el registro del estudiante en el sistema de información de estudiantes y se codificará adecuadamente para evitar futuros correos y comunicaciones.
4. Si hay clases:
- Debido a la naturaleza delicada de las circunstancias, el Decano de Estudiantes se pondrá en contacto con todos los profesores actuales del estudiante fallecido para discutir si se debe invitar a un profesional de bienestar a una futura sesión de clase. Si el profesorado así lo desea, el profesional del bienestar visitará la clase para informar a los estudiantes de la muerte de su compañero y para proporcionar información sobre los recursos disponibles para los estudiantes.
- Si el trimestre se acerca a su fin, el Decano de Estudiantes consultará con el profesorado si el estudiante ha obtenido una calificación final de aprobado en su clase o si la baja administrativa (AW) de la clase es lo más apropiado. Los reembolsos de matrícula, en su caso, sólo se pueden proporcionar para las clases de las que el estudiante se retira.
5. En nombre de la institución, el Decano de Estudiantes se pondrá en contacto con los padres/cónyuge/tutor del estudiante fallecido por teléfono o por carta enviada por correo, si se dispone de información suficiente, para expresar las condolencias del colegio.
6. Vida Estudiantil hará los arreglos para que se envíen flores u otro recordatorio apropiado al servicio funerario/memorial o al hogar del estudiante fallecido si los servicios han pasado y si hay suficiente información disponible.
7. El Decano de Estudiantes u otro funcionario designado por el colegio representará al colegio en el funeral o servicio conmemorativo, si es posible.
Si se notifica al colegio el fallecimiento de un antiguo alumno, se seguirá la sección dos de este procedimiento administrativo si el expediente del alumno no se ha cerrado ya.