Procedimiento de cierre en caso de emergencia

Procedimiento administrativo 3.809

Política de cierre de la universidad

En caso de condiciones meteorológicas peligrosas u otros sucesos peligrosos que puedan poner en riesgo a los estudiantes, empleados o miembros de la comunidad, ECC debe considerar el cierre de las instalaciones del campus, lo que también puede incluir la cancelación de clases académicas y eventos internos y externos, y restringir el acceso al público. Tomar la decisión de cerrar las instalaciones del campus siempre se hace con la seguridad de la vida como objetivo principal y por abundancia de precaución. Este procedimiento define el proceso de cierre de las instalaciones del campus durante un máximo de dos días consecutivos (48 horas).

Procedimiento de cierre del colegio

Tomar la decisión de cerrar: El Presidente o el Administrador a Cargo pueden decidir cerrar la universidad debido a condiciones climáticas severas que puedan representar una amenaza para la seguridad o el bienestar de los estudiantes o el personal, ya sea en la propiedad del campus o mientras viajan hacia y desde el campus.
1. La decisión de cerrar el colegio se aplicará a todas las sedes del colegio, y se cancelarán todas las clases y actividades a menos que se especifique lo contrario.
  1. Los departamentos, empleados y profesores no tienen autoridad para cancelar eventos, clases u otras actividades por motivos ajenos a su departamento o área de trabajo, sin la aprobación formal del Centro de Operaciones de Emergencia del Campus. Esto significa que los empleados no pueden cancelar un acto público por motivos meteorológicos sin la aprobación del CEOC. Para solicitar la aprobación, póngase en contacto con Gestión de Emergencias.
    1. El profesorado puede cancelar las clases siguiendo los procedimientos normales de acuerdo con los procedimientos del departamento y el contrato ECCFA. Esta cancelación no debe hacerse por mal tiempo, u otras preocupaciones más amplias que la clase.
Cierres: El cierre abarcará un periodo de tiempo para reducir el riesgo para la seguridad de la vida. El período de tiempo para el cierre no puede exceder de 2 días (48 horas).
1. La duración del cierre se determinará con cada decisión de cierre concreta.
2. Para abrir el campus de forma segura, los cierres pueden abarcar un tiempo superior a la duración del peligro original. Este tiempo puede dedicarse a la retirada de escombros, la retirada de nieve, la revisión de edificios o cualquier otra actividad necesaria para garantizar que el campus esté libre de riesgos para la seguridad de las personas.
3. Los cierres superiores a dos días (48 horas) requerirán una Declaración de Emergencia del Presidente del Colegio que anule este procedimiento administrativo.
Base de la decisión: Los factores que determinan el cierre de un campus son variados y enumerables. El Centro de Operaciones de Emergencia del Campus se activará para recopilar, analizar y difundir toda la información pertinente relacionada con la decisión de cierre y que influya en ella. Las funciones de recopilación de información y toma de decisiones del CEOC y del Grupo de Política están contempladas en el Plan de Operaciones de Emergencia del Campus.
Directrices de dotación de personal: cuando se ha tomado la decisión de cerrar son las siguientes:
1. Si la universidad está cerrada durante el horario de trabajo, antes de salir, los empleados deben confirmarlo con su supervisor.
2. Los profesores y el personal, incluidos los empleados a tiempo parcial, no deben presentarse a trabajar.
  1. Los empleados que formen parte de una unidad de negociación deben consultar sus Convenios Colectivos (CBA) en lo que respecta a la compensación durante los cierres.
  2. Se espera que el personal de jardinería, el personal de la policía del campus y otro personal necesario (según se especifique en sus obligaciones laborales) se presenten a trabajar de acuerdo con los horarios de trabajo de emergencia.
    1. Los empleados que deban trabajar deberán consultar sus convenios colectivos o procedimientos administrativos para conocer las normas relativas a la compensación. d) Si algún empleado desea marcharse antes del cierre programado, deberá seguir su proceso normal de aprobación de permisos y utilizar su tiempo personal. Esto también se aplica a los empleados que tendrían un turno parcial en el cierre.
Directrices para estudiantes: cuando se ha tomado la decisión de cerrar son las siguientes:
1. Los estudiantes deben ponerse en contacto con sus profesores y acordar las fechas de entrega de las tareas y cualquier cambio debido al cierre imprevisto.
Hora de la decisión: Dada la capacidad de previsión de los posibles efectos del tiempo, el colegio intentará tomar la decisión de cerrar lo antes posible. Sin embargo, a continuación se describe la fecha más tardía en la que el colegio tomará la decisión de cerrar.
1. En caso de condiciones meteorológicas adversas, la decisión de cerrar el colegio para las clases diurnas se tomará una vez revisados todos los factores determinantes, pero no más tarde de las 5 de la mañana del día del cierre.
2. En caso de condiciones meteorológicas adversas, la decisión de cerrar el colegio para las clases nocturnas que comienzan a las 18.00 horas se tomará lo antes posible una vez revisados todos los factores determinantes, pero no más tarde de las 16.00 horas. El colegio permanecerá abierto para el personal hasta las 17.00 horas, salvo que se comunique lo contrario.
3. En el caso de las clases programadas entre las 15.00 y las 18.00 horas o de las clases que ya se estén impartiendo cuando se anuncie el cierre, la decisión de cancelar la clase o de liberar a los alumnos antes de tiempo la tomará el Decano correspondiente en consulta con el Vicepresidente de TLSD, según sea necesario. Si se pronostica que el tiempo será demasiado severo, estas clases serán canceladas y los estudiantes e instructores serán enviados a casa.
Comunicación de la decisión a los estudiantes, el personal y el público: Durante un cierre de emergencia, los mensajes relativos a la seguridad personal, como refugio en el lugar o bloqueo, tendrán prioridad sobre los mensajes de cierre, para proporcionar una dirección clara a las personas del campus más directamente afectadas por la emergencia.
1. El Jefe de Marketing, Comunicaciones y Relaciones Gubernamentales trabajará con el Presidente, el Vicepresidente de Negocios y Finanzas, el Vicepresidente de TLSD o el Administrador a Cargo (designado) y el Director Senior de Gestión de Emergencias para redactar un mensaje sobre el cierre de la escuela.
2. El mensaje de cierre/emergencia se comunicará a los alumnos, al personal y al público utilizando los siguientes métodos, según determine el tipo de cierre y el alcance de la emergencia:
  1. RAVE, el sistema de mensajes de texto de notificación masiva de emergencias, que también se publicará en ECCTV, escritorio, correo electrónico, teléfono y elgin.edu)
  2. Canales de medios sociales (Facebook, X (antes conocido como Twitter) e Instagram principalmente)
  3. Señales de entrada
  4. Centralita
  5. Centro de cierre de emergencia (emergencyclosingcenter.com)
3. Se espera que los empleados de ECC que sean el contacto directo o la parte responsable de una agencia externa en el campus notifiquen directamente a dichas agencias cuando se produzca un cierre en el campus. (Ej.: conjuntos en residencia, Academia de Liderazgo Juvenil). La comunicación puede incluir enviar un correo electrónico y llamar a la organización, enviar por correo electrónico la lista de asistentes y cancelar el evento en el calendario del campus. La notificación pública se realizará en primer lugar a través de RAVE, el sistema de notificación masiva de emergencias. El sitio web de la universidad y los canales de medios sociales (son las segundas fuentes de información. Todos los demás métodos se iniciarán inmediatamente después, a discreción del Jefe de Marketing, Comunicación y Relaciones Gubernamentales. Consulte las directrices operativas estándar aplicables para obtener detalles específicos sobre la mensajería.