Expedientes académicos
Procedimiento administrativo 4.103
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de 1974 (20 U.S.C. 1232g) (FERPA) protege la privacidad de los expedientes educativos de los alumnos. La FERPA se aplica a todas las escuelas que reciben fondos federales.
Definiciones
Universidad: Elgin Community College
Estudiante: Cualquier individuo, independientemente de su edad, que está o ha estado inscrito en el Colegio para el crédito o el trabajo del curso sin crédito, dentro o fuera del campus, incluyendo las actividades evaluadas y calificadas, como un programa de trabajo-estudio, una pasantía académica, o un programa de intercambio de estudiantes. El término no se aplica a un individuo por períodos anteriores o posteriores a la inscripción de ese individuo en el Colegio.
Expedientes académicos: Cualquier registro en cualquier soporte mantenido por el Colegio, un empleado o un agente del Colegio, que esté directamente relacionado con un estudiante, excepto:
Un registro personal realizado y conservado en posesión personal por un miembro del personal que realizó el registro, si la información nunca ha sido revelada o puesta a disposición de nadie excepto el autor, o un sustituto temporal del autor, del registro.
Un expediente laboral de una persona cuyo empleo no depende del hecho de que sea estudiante, siempre que el expediente se utilice únicamente en relación con el empleo de la persona en el Colegio. Sin embargo, los registros de empleo de los estudiantes son registros de educación cuando:
- El puesto de trabajo del estudiante depende de su condición de estudiante; o,
- El estudiante recibe una calificación o un crédito en función de su rendimiento laboral.
Registros creados y mantenidos por el Departamento de Policía del Elgin Community College (ECC) para el cumplimiento de la ley.
Los registros asociados con la solicitud de admisión de un individuo a la universidad antes de su inscripción y asistencia. Esto incluye los registros asociados con una solicitud de admisión para inscribirse en el Colegio o una unidad componente del Colegio si esa solicitud fue denegada. Registros de ex-alumnos que contengan información de no-estudiantes después de que el estudiante ya no esté inscrito en el Colegio.
Información del directorio: Nombre, dirección, número de identificación de estudiante, dirección de correo electrónico del estudiante ECC-emitido, fechas de asistencia, mayor, grados, premios, honores, peso y altura de los atletas. Es la intención de la universidad para limitar la divulgación de información de directorio a los casos en que el consentimiento previo por escrito se ha dado a la divulgación o en virtud de las disposiciones de FERPA que permiten la divulgación sin consentimiento previo por escrito.
Información personal identificable: Cualquier dato o información que relacione un registro con un individuo. Esto incluye, entre otros, el nombre, el nombre de los padres u otros familiares, la dirección, el número de la Seguridad Social, cualquier otro número o símbolo identificativo, una lista de características personales o cualquier otra información que permita conocer la identidad del individuo y pueda utilizarse para etiquetar un registro como suyo.
Notificación anual
Cada año, la Oficina del Decano de Estudiantes proporciona a los estudiantes información sobre el Derecho a Saber a través de las direcciones de correo electrónico de todos los estudiantes de la Universidad. El aviso incluye, pero no se limita a un enlace a este procedimiento administrativo que informa a los estudiantes de sus derechos a sus registros en cumplimiento de FEPRA, como se describe en la siguiente sección, Declaración de Derechos.
Declaración de derechos
El Colegio anima a los estudiantes a ejercer todos sus derechos bajo FERPA y este procedimiento. Estos derechos incluyen:
El derecho del estudiante a inspeccionar y revisar su expediente académico. El estudiante asumirá la responsabilidad personal de verificar la exactitud y compleción de su expediente educativo. El Decano Asociado de Admisiones / Registro ha sido designado por el Colegio para coordinar los procedimientos de inspección y revisión de los registros de los estudiantes. El Colegio no está obligado a proporcionar copias de los registros a menos que hacerlo limite el derecho del estudiante a inspeccionar y revisar sus registros.
- Los estudiantes que deseen revisar sus expedientes deben presentar una solicitud por escrito que identifique con precisión los expedientes necesarios al Decano Asociado de Admisiones/Registrador o persona designada.
- El Decano Asociado de Admisiones/Registrador o la persona designada organizará el acceso tan pronto como sea posible y notificará al estudiante sobre la hora y el lugar en que los registros pueden ser inspeccionados.
- El acceso o la notificación de la inexistencia de los expedientes solicitados deberá facilitarse al estudiante en un plazo de 45 días naturales a partir de la recepción de la solicitud.
- Cuando un expediente contenga información sobre más de un alumno, éste sólo podrá inspeccionar y revisar su propio expediente.
El derecho a esperar que el Colegio limite la divulgación de los expedientes académicos de los alumnos a las siguientes circunstancias:
- Previo consentimiento por escrito del estudiante.
- En virtud de las disposiciones de la FERPA que permiten la divulgación sin consentimiento previo por escrito.
Derecho a solicitar la modificación de los expedientes académicos que se consideren inexactos, engañosos o que vulneren la intimidad o los derechos de otros alumnos.
Derecho a solicitar una audiencia si se deniega la solicitud de corregir una inexactitud.
Si un estudiante cree que el Colegio está violando FERPA, el estudiante tiene derecho a presentar una queja ante la Oficina de Cumplimiento de Política Familiar, Departamento de Educación, 400 Maryland Avenue, S.W., Washington, D.C. 20202-4605.
Uso del expediente académico del alumno
Los funcionarios de la universidad con un interés educativo legítimo pueden tener acceso a información protegida en el ámbito del desempeño de sus funciones laborales.
El Colegio aplicará los siguientes criterios para establecer la definición de funcionario del Colegio con acceso a los expedientes académicos:
- Persona elegida y actualmente miembro del Consejo de Administración del Distrito 509;
- Una persona empleada por el Colegio en un puesto administrativo, de supervisión, académico o de investigación, o de personal de apoyo;
- Persona empleada por el Colegio como sustituto temporal de un miembro del personal administrativo o del profesorado durante el periodo de su actuación como sustituto;
- Persona empleada por el Colegio o contratada por éste para realizar una tarea especial, como el abogado, el auditor, el secretario, el actuario, el presentador o el asesor para su desempeño como empleado o contratista.
Los funcionarios de la universidad que cumplan los criterios anteriores tendrán acceso a la información de identificación personal contenida en los registros educativos de los estudiantes si tienen un interés educativo legítimo para el acceso. Un interés educativo legítimo es la necesidad del funcionario de la información del expediente educativo del estudiante para:
- realizar una tarea administrativa descrita en la descripción del puesto del funcionario o en un contrato aprobado por el Colegio;
- realizar una tarea de supervisión o instrucción directamente relacionada con la educación del alumno;
- realizar un servicio o prestación para el estudiante o su familia, como atención sanitaria, cuidado de niños, asesoramiento, ayuda financiera, colocación laboral, admisiones, registros y matrículas, actividades de la vida estudiantil y transacciones comerciales; o bien
- realizar tareas relacionadas con la disciplina de un alumno.
Derecho del Colegio a denegar el acceso
El Colegio se reserva el derecho de denegar el acceso a un estudiante para inspeccionar los siguientes registros:
- La declaración financiera de los padres del estudiante;
- Declaraciones y cartas de recomendación para las que el alumno haya renunciado a su derecho de acceso, o que se hayan incluido en el expediente del alumno antes del 1 de enero de 1975. Si estas cartas y declaraciones se han utilizado para un fin distinto de aquel para el que se prepararon originalmente, el estudiante puede inspeccionarlas y revisarlas;
- Registros relacionados con una solicitud para asistir al Colegio o a un programa del Colegio si dicha solicitud fue denegada;
- Esos expedientes no se definen como expedientes educativos.
Divulgación de registros
Los funcionarios del Colegio obtendrán el consentimiento previo por escrito de un estudiante antes de la divulgación de información de identificación personal contenida en los registros de educación del estudiante. El Colegio se reserva el derecho de sus funcionarios para hacer tales divulgaciones sin el consentimiento del estudiante en las siguientes circunstancias:
A determinados funcionarios federales y estatales que necesiten información para auditar o hacer cumplir las condiciones legales relacionadas con los programas educativos del Colegio que reciben apoyo federal;
A otros centros a los que se traslade el alumno;
A las partes que proporcionen o puedan proporcionar ayuda financiera al estudiante:
- establecer el derecho del estudiante a la ayuda;
- determinar el importe de la ayuda financiera;
- establecer condiciones para la recepción de la ayuda financiera; o
- hacer cumplir los términos del acuerdo entre el proveedor y el receptor de la ayuda financiera.
Si antes del 19 de noviembre de 1974 existía una ley estatal que exigía la divulgación de la información de identificación personal contenida en el expediente académico de un alumno, la universidad seguirá divulgando dicha información de acuerdo con la ley estatal.
Cuando el Colegio haya suscrito un acuerdo o contrato por escrito con una organización para realizar un estudio en nombre del Colegio con el fin de elaborar exámenes, administrar ayudas a los estudiantes o mejorar la instrucción.
A las organizaciones de acreditación para llevar a cabo sus funciones de acreditación.
A los padres de un estudiante elegible que reclamen al estudiante como dependiente a efectos del impuesto sobre la renta en virtud del Código de Rentas Internas de 1954. El Colegio ejercerá esta opción sólo si la evidencia de tal dependencia se proporciona a la Oficina de Registros y todas las solicitudes de divulgación en virtud de esta disposición se refieren a esa oficina.
Para cumplir una orden judicial o una citación legal. El Colegio hará un esfuerzo razonable para notificar al estudiante antes de hacer una divulgación en virtud de esta disposición.
A las partes apropiadas en caso de emergencia sanitaria o de seguridad:
- La divulgación está justificada por la gravedad de la amenaza para la salud o la seguridad del alumno o de otras personas;
- La información es necesaria para hacer frente a la emergencia;
- Las personas a las que se va a revelar la información están cualificadas y en condiciones de hacer frente a la emergencia; y
- El tiempo es un factor importante y limitante a la hora de hacer frente a una emergencia.
A los reclutadores militares que soliciten información de reclutamiento en cumplimiento de la Enmienda Solomon. La Enmienda Solomon, una ley federal (10 U.S.C. sec. 983), obliga a las instituciones que reciben financiación de determinadas agencias federales a satisfacer las solicitudes de reclutamiento militar para acceder al campus y para obtener listas con información de reclutamiento de estudiantes. Si las universidades no cumplen, pueden perder fondos esenciales para su campus. La Enmienda Solomon permite revelar a los reclutadores información personal identificable de los estudiantes que les habría sido denegada en virtud de la FERPA.
Los funcionarios del Colegio no pueden divulgar información de identificación personal contenida en el expediente educativo de un estudiante, excepto en los casos mencionados anteriormente, sin el consentimiento previo por escrito del estudiante. Por favor, busque la sección de Acceso a sus Registros en la página web de Registros y Transcripciones del Estudi ante para el formulario de Consentimiento del Estudiante para el Acceso a los Registros de Educación.
El estudiante puede obtener una copia de cualquier registro que el Colegio divulgue con el consentimiento previo por escrito del estudiante.
Negativa a facilitar copias
El Colegio se reserva el derecho de negar transcripciones o copias de registros no requeridos por FERPA en cualquiera de las siguientes situaciones:
- Existe una acción disciplinaria no resuelta contra el alumno;
- Existe un litigio no resuelto entre el alumno y el Colegio.
Responsabilidad administrativa
Los estudiantes que tengan preguntas relacionadas con este procedimiento deben ponerse en contacto con el Decano Asociado de Admisiones y Registro, la persona designada por FERPA, en records@elgin.edu para obtener ayuda.
Véanse los Procedimientos Administrativos relacionados , Conservación y eliminación de registros 3.102 y Procedimiento de recurso por reclamación 4.408.