Conservación y eliminación de documentos
Procedimiento administrativo 3.102
Las oficinas de administración de negocios serán responsables de la conservación y disposición de los registros y documentos públicos de Elgin Community College, en cumplimiento con las regulaciones de la Comisión Local de Registros de Springfield, Illinois. Cada registro y documento se conservará durante el tiempo especificado de acuerdo con el calendario de retención y eliminación adjunto, que ha sido establecido por la Comisión Estatal de Registros Locales. Este calendario se modificará para los registros y documentos adicionales que no figuren en la lista, mediante la presentación de una nueva solicitud. Se aplicará el siguiente procedimiento.
Al menos sesenta (60) días antes del vencimiento del período de retención, se completará y aprobará un Certificado de Eliminación de Registros por parte de la Comisión Local de Registros. Este certificado de aprobación autorizará a la administración de Elgin Community College para disponer de los registros especificados según el siguiente calendario.
Guía de conservación de documentos
| Registros | Número de años Descripción de los registros que deben conservarse |
|---|---|
| Análisis de cuentas en lo que va de año | Permanentemente |
| Cuentas por pagar | 7 años |
| Solicitudes de admisión de no inscritos | 2 años |
| Acuerdos | 2 años después de la expiración |
| Auditorías anuales | Permanentemente |
| Presupuestos anuales | 7 años |
| Informes sobre anualidades | 5 años |
| Solicitud de articulación | Hasta su sustitución |
| Extractos bancarios | 7 años |
| Documentos de licitación | 10 años |
| Actas del Consejo, Oficial | Permanentemente |
| Archivos de trabajo presupuestario | 2 años |
| Programa de construcción de archivos de proyecto | Permanentemente |
| Bonos cancelados | 2 años |
| Cheques cancelados | 7 años |
| Ingresos en efectivo | 2 años |
| Cintas de caja | 2 años |
| Informes de los almacenes centrales | 2 años |
| Certificado de los resultados de las elecciones | 1 año |
| Certificado de elegibilidad - Condición de estudiante no inmigrante | Permanentemente |
| Autorizaciones de devolución de cargo | 3 años |
| Devoluciones de cargo | 3 años |
| Formularios de inscripción | 1 año o hasta que el ICCB lo compruebe |
| Listas de clase, copia del secretario | 3 años |
| Solicitudes del Programa de Becas de la Comunidad Europea | 5 años |
| Informes de los asesores | Permanentemente |
| Contratos | 10 años después de la expiración |
| Formularios de solicitud del Centro de copiado | 2 años |
| Correspondencia, memorandos, notas de reuniones, etc. NOTA: A menos que tenga valor histórico o jurídico. |
1 año |
| Informes diarios de caja | 2 años |
| Resguardos de depósito | 7 años |
| Elecciones - Tabulación de votos del County Clerk | 1 año |
| Elecciones - Escrutinio oficial | 1 año |
| Material electoral | 60 días |
| Expedientes del Fondo de Préstamos de Emergencia | 2 años después de liquidado el préstamo |
| Formularios de acción del empleado y contratos de sobrecarga | 2 años |
| Solicitudes de empleo | 5 años |
| Registro de inventario de equipos | 2 años |
| Formularios de impuestos federales y estatales, W-2, W-3, 94/E | 7 años |
| Formularios de impuestos federales y estatales, W-4 | 5 años después del cese |
| Informes financieros del Consejo | 2 años |
| Fundación, Estatutos y Reglamentos | Permanentemente |
| Contabilidad general | Permanentemente |
| Lista de calificaciones, final (impresión) | Permanentemente |
| Fichas de calificaciones | Permanentemente de alguna forma |
| Listados de graduados | Permanentemente |
| Expedientes de subvención | 3 años después de finalizar el programa |
| Pólizas de seguros | 7 años después de la expiración |
| Fichas de inventario | Permanentemente |
| Arrendamientos y acuerdos | 2 años después de la expiración |
| Expedientes de acciones judiciales | 2 años después del cierre del caso |
| Dictamen jurídico | Permanentemente |
| Informes del Centro de Correo | 2 años |
| Actas, actas oficiales del Consejo y otros | Permanentemente |
| Fichero de cheques NSF | 2 años tras la liquidación de la cuenta |
| Formularios de solicitud de material de oficina | 1 año |
| Bonos oficiales | 2 años después de la expiración |
| Actas oficiales del Consejo | Permanentemente |
| Facturas pagadas | 7 años |
| Contrato voluntario de sobrecarga a tiempo parcial para el profesorado | 2 años |
| Distribución de la cuenta de salarios | Hasta que ya no sea necesario |
| Informes sobre los beneficios netos de las nóminas | 2 años |
| Registro de nóminas | 7 años |
| Personal - Solicitudes, notas, etc. | 5 años después del cese |
| Personal-Historial laboral y salarial individual | Permanentemente |
| Manual de procedimientos | Hasta su sustitución |
| Archivo cronológico de pedidos | 2 años |
| Archivos inmobiliarios (escrituras, tasaciones, etc.) | Permanentemente |
| Registro de cheques de reembolso | 2 años |
| Formularios de solicitud de envío por correo y UPS | 1 año |
| Requisiciones | 2 años |
| Fichas para fines restringidos | 2 años |
| Especificaciones | 10 años |
| Formularios de informes de ausencia del personal | 2 años |
| Altas, Bajas y Bajas de Estudiantes | 1 año |
| Solicitudes de los que no entran | 2 años |
| Lista de alumnos que abandonan | 3 años |
| Historia de los estudiantes, Mostrar en línea | Permanentemente de alguna forma |
| Listado de estudiantes Transacción de pago | Hasta que finalice su uso |
| Expediente permanente del estudiante | Permanentemente |
| Horarios de los estudiantes | 1 año |
| Informe sobre la exención fiscal | Permanentemente |
| Expedientes de recaudación fiscal | 7 años |
| Hojas de horarios | 2 años |
| Expedientes de los no inscritos | 3 años |
| Recibos de bonos de ahorro de EE.UU. | Hasta que finalice su uso |
| Informe de pago a proveedores | 7 años |