Cambios de horario y anulación de cursos

Procedimiento administrativo 1.202

Los estudiantes que hacen cambios en su horario de clases después de registrarse pueden hacer esos cambios en línea en el Portal del Estudiante Access ECC o en la Oficina de Registro B105. De acuerdo con la siguiente tabla, los estudiantes pueden cambiar su horario hasta las 11:59 pm.

Los cambios que se pueden hacer durante este tiempo incluyen añadir o dar de baja clases, y cambiar secciones del mismo curso. Los cambios se harán sólo si hay espacio disponible para la instrucción efectiva.

Después del período de cambio de horario, los estudiantes todavía pueden añadir una clase con el consentimiento del instructor si hay espacio disponible para la instrucción efectiva y se han cumplido los requisitos previos.

Todos los cambios de horario posteriores al inicio del semestre están sujetos a esta política.

Baja (W) y Baja Administrativa (AW)

Se espera que los estudiantes asistan a todas las clases matriculadas y cumplan con los requisitos de asistencia individuales identificados en el programa de la clase. Bajo ninguna circunstancia debe un estudiante dejar de asistir a clase sin retirarse formalmente.

Para cada sección ofrecida durante el semestre, la hoja de cálculo Fechas de abandono por sección incluye: Fecha de inicio, última fecha para abandonar con reembolso del 100% de la matrícula, última fecha para abandonar con reembolso del 80% de la matrícula, última fecha para abandonar con reembolso del 50% de la matrícula, fecha de mitad de semestre, última fecha para abandonar y fecha de finalización.

Bajas iniciadas por estudiantes

Después del periodo de cambio de horario descrito en la tabla anterior, los estudiantes pueden darse de baja formalmente de una clase para recibir una calificación de W antes de la última fecha para darse de baja. La calificación W no conlleva ninguna penalización académica y no se utiliza para calcular el promedio de calificaciones del estudiante. La calificación W se utilizará para calcular los intentos de ayuda financiera. Los estudiantes son responsables de retirarse de las clases en las que se inscribieron pero a las que no planean asistir. Los estudiantes deben prestar mucha atención a la política de reembolso.

Baja del estudiante por iniciativa del profesorado

Si un alumno no ha asistido nunca a clase, la facultad debe dar de baja al alumno antes del día 10 establecido, pero no más tarde de mitad de trimestre.

• Aunque en última instancia es responsabilidad del alumno darse de baja de las clases a las que no asiste, también es responsabilidad del profesorado dar de baja a los alumnos que están matriculados pero no asisten o no participan activamente.
• Dar de baja a los estudiantes que no asisten antes del décimo día permite a la universidad informar con exactitud al estado de las cifras de matriculación, lo que repercute en el prorrateo. El profesorado no tiene que esperar hasta el décimo día para dar de baja a los estudiantes que no asisten o no participan activamente.
• Es en el mejor interés de los estudiantes que no están asistiendo a retirarlos dentro del período de cambio de horario, cuando sea posible, por lo que no incurren en cargos o un grado W para las clases que no están asistiendo o participando activamente.

La facultad se reserva el derecho de retirar a un estudiante de clase durante el período de retiro debido a la ausencia excesiva, injustificada o si el estudiante no está persiguiendo activamente la finalización del curso como se indica en el programa de estudios.

Para que se considere que un estudiante está tratando activamente de completar un curso, debe participar en una clase o de otro modo participar en una actividad académica relacionada, como contribuir a los debates en línea, presentar tareas, completar exámenes o iniciar el contacto con un miembro de la facultad para hacer preguntas relacionadas con el curso antes del décimo día de clases (para clases de menos de 16 semanas, antes de la fecha de reembolso del 100%).

Los alumnos que no participen activamente de acuerdo con el programa de la clase podrán ser dados de baja y serán responsables de todos los gastos de matrícula y tasas asociados a la clase.

Para dar de baja a un estudiante después de la fecha de mitad de trimestre de una sección y no más tarde del último día para darse de baja, el profesorado debe enviar un correo electrónico a records@elgin.edu con el nombre del estudiante, su DNI y la información del curso. El profesorado no puede dar de baja a estudiantes después del último día para darse de baja.

Retirada por impago

El Colegio se reserva el derecho de cancelar la matrícula de un estudiante por falta de pago de la matrícula y cuotas.

Baja administrativa

Los estudiantes no pueden retirarse de la clase después del último día para abandonar. Los estudiantes que necesiten retirarse debido a circunstancias atenuantes después del último día para abandonar deben solicitar un retiro administrativo al Decano Asociado de Éxito Estudiantil (contacto principal) o al Vicepresidente Asociado de Servicios y Desarrollo Estudiantil (AVP, contacto secundario). Las solicitudes de baja administrativa de los estudiantes deben presentarse formalmente después del último día para darse de baja y no más tarde de un (1) año natural a partir del último día siguiente al semestre en el que se tomaron la(s) clase(s). El proceso es el siguiente

1) El estudiante solicita formalmente una baja administrativa al Decano Asociado de Éxito Estudiantil o su suplente (AVP) utilizando el formulario de Solicitud AW (disponible previa solicitud por correo electrónico a DeanofStudents@elgin.edu). Una baja administrativa es normalmente requerida para todas las clases en las que el estudiante está matriculado durante el semestre en el que el evento calificativo tuvo lugar. La solicitud debe ir acompañada de la documentación apropiada que identifique la(s) razón(es) de la retirada y el impacto que la situación tuvo o tendrá en la capacidad del estudiante para completar el semestre con éxito. La oficina del Decano Asociado de Éxito Estudiantil mantendrá la documentación confidencial.

2) El Decano Asociado de Éxito Estudiantil o AVP revisará la documentación para determinar la idoneidad de la solicitud.

3) Si el Decano Asociado de Éxito Estudiantil o AVP no cree que la solicitud está justificada, esa persona notificará al estudiante, por escrito, de esa decisión dentro de los cinco días escolares siguientes a la recepción de la solicitud. Una vez notificado, el estudiante puede apelar esa decisión dentro de cinco días escolares al AVP si la decisión fue tomada por el Director de Éxito Estudiantil o al Vicepresidente de Enseñanza Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil si la decisión fue tomada por el AVP. La parte apelante tendrá diez días escolares para revisar la apelación y determinar si el AW debe ser concedido. La decisión se notificará al estudiante por escrito. Si la apelación no prospera, se dará por concluido el asunto. Si la apelación tiene éxito, la parte apelante trabajará con el Decano Asociado de Éxito Estudiantil o su suplente para continuar el proceso como se indica a continuación.

4) Si el Decano Asociado de Éxito Estudiantil o AVP cree que la documentación proporciona una base para conceder un retiro administrativo, esa persona notificará a todos los profesores afectados, por escrito. El profesorado tendrá cinco días lectivos para responder, por escrito, a la solicitud.

5) El profesorado puede responder de tres maneras:

• coinciden con las conclusiones;
• presentar una respuesta por escrito oponiéndose a la retirada; o
• solicitar una reunión con el Decano Asociado de Éxito Estudiantil o AVP para revisar el caso.

6) Si no hay respuesta por parte del profesorado en el plazo de cinco días lectivos, se considerará que el profesorado está de acuerdo con las conclusiones del Decano Asociado de Éxito Estudiantil o del AVP.

7) Si, tras consultar con el profesorado, el Decano Asociado de Éxito Estudiantil o el AVP siguen creyendo que la retirada administrativa está justificada, uno de ellos notificará dicha decisión a todo el profesorado afectado. Si persiste el desacuerdo, el profesorado dispone de dos días lectivos para expresar sus preocupaciones por escrito al Vicerrector de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo del Estudiante, quien revisará la decisión.

8) Si la solicitud es aprobada, el estudiante recibirá un "AW" (Administrative Withdrawal) en lugar de una calificación final en su expediente académico.

El AW no se utiliza en el cálculo del promedio de calificaciones del estudiante; sin embargo, el AW se utiliza en el cálculo de las horas de crédito intentadas como parte de la política de progreso académico satisfactorio de la ayuda financiera. La política de reembolso de la universidad se aplicará a los estudiantes que califiquen para el retiro administrativo.

Encontrará más información en los Procedimientos administrativos relacionados, Calificaciones de estudiantes 1.103 y Reembolsos para cursos con y sin créditos 2.102.