Procedimiento de reclamación

Procedimiento administrativo 4.401

Elgin Community College reconoce que un estudiante o grupo de estudiantes, como un club de estudiantes u organización, puede tener una diferencia de opinión con respecto a las políticas, prácticas y procedimientos de la universidad. El Community College District 509 garantiza que en caso de que surjan quejas genuinas, los estudiantes que se adhieran a los siguientes procedimientos tienen derecho a una audiencia y a la resolución de las quejas de una manera rápida y justa, sin temor a represalias.

Este Procedimiento de Queja no pretende limitar las opciones del Colegio o de un estudiante o grupo de estudiantes, sino resolver cualquier diferencia mutuamente y cuando sea apropiado informalmente.

Tipos de reclamaciones

Los estudiantes pueden presentar una queja para que se investiguen y resuelvan posibles reclamaciones sobre temas como los siguientes, entre otros

Reglamentos académicos. (Los reglamentos académicos pueden tener procedimientos específicos).
Privacidad (Véase el Procedimiento Administrativo 4.103 Expedientes académicos de los alumnos).
Administración de la política, prácticas o procedimientos de ECC.
Los Informes Oficiales de Incidentes de la Policía de ECC que detallan incidentes en el campus pueden ser considerados como quejas.
Cargos disciplinarios. (Véase el Procedimiento Administrativo 4.402 Código de Conducta del Estudiante).
Quejas sobre el trato dispensado a los estudiantes por empleados de la universidad. (Los estudiantes que presenten una queja sobre un empleado de la universidad deben seguir el paso 2).
Discriminación por motivos de raza, color, origen nacional, ascendencia, sexo/género/identidad de género, edad, religión, discapacidad, embarazo, condición de veterano, estado civil, orientación sexual o cualquier otra condición protegida por la legislación federal, estatal o local aplicable en materia de admisiones, programas, cursos, actividades, instalaciones, ayuda económica o empleo de estudiantes. Las quejas por discriminación se abordan en el Procedimiento administrativo 3.404 Política y procedimiento contra el acoso y las represalias por discriminación. (El proceso comienza con una reunión con el Funcionario del Título IX).
Acoso sexual. (Véase el Procedimiento Administrativo 3.403 Política y Procedimiento sobre Discriminación Sexual, Mala Conducta Sexual y Violencia Interpersonal. (El proceso comienza con una reunión con el Responsable del Título IX).
Adaptaciones para discapacitados. (Véase el procedimiento administrativo 3.501 Personas con discapacidad).

Presentar una denuncia contra un empleado de la universidad

Las quejas por discriminación, acoso sexual y discapacidad se remitirán a la autoridad competente. Para todos los demás tipos de quejas, cuando proceda, se intentará resolver la queja de manera informal en el punto de origen (profesorado, personal, administrador). Los procedimientos se enumeran en la secuencia siguiente.

Dentro de los quince (15) días lectivos siguientes a la situación, el alumno se comunica en persona o por escrito con el individuo o grupo con el que tiene una queja, para resolver informalmente el asunto.
Si una resolución informal del problema no tiene éxito, el estudiante puede presentar una queja formal por escrito, utilizando este formulario de queja, al Decano de Estudiantes o a la persona que éste designe a través de DeanOfStudents@elgin.edu. El incidente o la situación deben describirse de la forma más específica y completa posible. Es responsabilidad del estudiante proporcionar documentación o pruebas suficientes y tangibles que respalden su alegación. Deberá indicarse qué solución cree el estudiante que resolvería la situación. El estudiante puede solicitar el apoyo del Decano de Estudiantes o de la persona que éste designe en este proceso. Los formularios de denuncia pueden obtenerse en la oficina del Vicepresidente de Servicios y Desarrollo Estudiantil, Edificio B, sala B 105, o enviando un correo electrónico a DeanOfStudents@elgin.edu.
Tras la recepción de la queja formal por escrito, los cargos serán investigados y respondidos por todas las partes de la queja. Al final de la investigación, el Decano Asociado de Éxito Estudiantil, Decano de Estudiantes, presentará un informe escrito en el que se expondrán las conclusiones, recomendaciones y una resolución; se notificará la resolución al estudiante. Las quejas relativas a reembolsos se remitirán al Decano de Servicios Financieros y de Matriculación para su resolución y respuesta. La confidencialidad de los expedientes personales impide, en la mayoría de los casos, comunicar el resultado al demandante.

En caso de que la queja pueda dar lugar a medidas disciplinarias para el empleado, el supervisor del empleado deberá consultar con el Jefe de Recursos Humanos para garantizar el equilibrio entre el derecho del estudiante a una audiencia de su queja y las protecciones contractuales del empleado.

Presentar una denuncia contra un alumno

Cualquier miembro de la comunidad universitaria puede presentar una queja contra cualquier estudiante por mala conducta, tal como se define en el Código de Conducta Estudiantil (Procedimiento Administrativo 4.402). Una queja que involucra a un estudiante debe ser presentada por escrito al Decano de Estudiantes dentro de los veinte (20) días escolares del presunto incidente. Los informes oficiales de incidentes de la policía de ECC que detallan violaciones del Código de Conducta Estudiantil pueden ser considerados como quejas. El Decano de Estudiantes deberá remitir una copia de la denuncia al Vicepresidente Asociado de Servicios y Desarrollo Estudiantil. El Decano de estudiantes también deberá notificar por escrito la infracción al estudiante acusado.

El Decano de Estudiantes llevará a cabo una investigación preliminar de la queja para determinar si se ha producido alguna violación del Código de Conducta Estudiantil. Si se determina que ha ocurrido una violación, el Decano de Estudiantes determinará si la queja o cualquier cargo puede ser dispuesto por mutuo consentimiento de las partes involucradas sobre una base que sea aceptable para el Decano. Si los cargos no pueden resolverse de mutuo acuerdo, el Decano de Estudiantes podrá, tras la investigación, decidir informar al estudiante o estudiantes implicados o convocar una audiencia.

Cualquiera de las partes, el denunciante o el denunciado, podrá solicitar una audiencia. El Decano de Estudiantes informará a la persona o personas acusadas de la decisión adoptada tras la investigación por escrito, en persona o por correo certificado. El estudiante podrá recurrir la decisión de la investigación y solicitar una audiencia.

Suspensión provisional

En determinadas circunstancias, antes de la audiencia ante el Comité Disciplinario de Estudiantes, el Decano de Estudiantes o la persona que éste designe podrá imponer una suspensión provisional antes de la audiencia ante la Junta de Audiencia Disciplinaria. Suspensión provisional podrá imponerse sólo cuando sea necesario para garantizar la seguridad y el bienestar de un miembro de la comunidad universitaria o de cualquier persona involucrada en actividades de aprendizaje dentro o fuera del campus, incluyendo pero no limitado a las horas clínicas y de observación; para garantizar la preservación de la propiedad de la universidad; para garantizar la propia seguridad física o emocional del estudiante y el bienestar o si un estudiante representa una amenaza de interrupción o interferencia con el funcionamiento normal de la universidad.

Durante la suspensión provisional, un estudiante puede ser negado tanto el acceso físico y virtual al campus (incluyendo clases) y / o otras actividades de la universidad o privilegios, como el Decano de Estudiantes puede determinar que sea apropiado, para que el estudiante podría ser elegible. El Decano de Estudiantes o su designado notificará al estudiante por escrito ya sea por correo electrónico o correo certificado si se impone una suspensión provisional.

El Decano de Estudiantes o su designado notificará inmediatamente al Departamento de Policía de ECC cuando un estudiante ha sido puesto en suspensión provisional.

El Decano de Estudiantes o la persona designada fijará una fecha para la audiencia tan pronto como sea posible. El Decano de Estudiantes o su designado notificará al estudiante por escrito, ya sea por correo electrónico o correo certificado con la fecha de la audiencia, así como la información de procedimiento de audiencia.

La Audiencia

El Colegio contará con un Comité Disciplinario de Estudiantes (en lo sucesivo, "el Comité"), cuya composición se establecerá anualmente, para garantizar el debido proceso a todos los estudiantes. El Comité estará compuesto por los siguientes miembros, previa recomendación de sus grupos constituyentes, y nombrados por el Presidente del Colegio:

Uno o dos profesores
Uno o dos miembros del personal de apoyo
Un miembro administrativo
Uno o dos miembros estudiantes designados por el Gobierno Estudiantil o Vida Estudiantil en caso de conflicto de intereses.
El Decano de Estudiantes, que es miembro del Comité sin derecho a voto, también actuará como Presidente.

Las funciones del Comité son escuchar a un estudiante acusado de una infracción del Código de Conducta Estudiantil que el Decano de Estudiantes determine que no puede adjudicarse a través del proceso disciplinario más directo y que puede dar lugar a una acción disciplinaria; hacer una recomendación al Decano de Estudiantes basada únicamente en las pruebas presentadas en la audiencia, y recomendar una o más de las siguientes sanciones:

Desestimación de la acusación
Advertencia formal por escrito
Obligación de restitución, reembolso o participación en otras actividades de justicia reparadora.
Suspensión o supresión de determinados privilegios de los alumnos
Requisitos educativos
Libertad condicional disciplinaria
Suspensión disciplinaria
Expulsión del Colegio
Cualquier combinación de las sanciones anteriores

Cualquier miembro del Comité puede excusarse de servir si esa persona identifica un conflicto de interés en servir. El miembro del Comité debe informar al Decano de Estudiantes antes de la audiencia y debe trabajar con la persona para asegurar un representante sustituto de su grupo (es decir, profesores, personal, estudiantes).

Procedimientos de audiencia

Deberes procesales:

Al menos siete (7) días lectivos antes de la fecha fijada para la audiencia ante el Comité, el Decano de Estudiantes notificará al estudiante por escrito, ya sea por correo electrónico o por carta certificada a la última dirección conocida del estudiante, proporcionándole la siguiente información:

Una reformulación de la acusación o acusaciones
La hora y el lugar de la audiencia
Una declaración de los derechos procesales del alumno

Con la aprobación del estudiante, la audiencia podrá celebrarse antes de que expire el plazo de notificación previa de siete (7) días si el Decano de Estudiantes está de acuerdo con este cambio.

Entre los derechos procesales de los estudiantes figuran los siguientes

Derecho a consejo o asesoramiento. La función de la persona que actúa como abogado o asesor es únicamente aconsejar al estudiante. El abogado o asesor sólo habla con el estudiante acusado, no con el Comité. La escuela no es responsable de proporcionar asesoramiento a los estudiantes. Se trata de una audiencia disciplinaria, no de un juicio.
Derecho a presentar testigos, documentación y pruebas. Se permitirá al alumno presentar la documentación pertinente y los testigos pertinentes del incidente/problema.
Derecho a la información. Todos los registros internos pertinentes, no restringidos para uso oficial, se pondrán a disposición del estudiante (s) para su uso como documentación en la audiencia. Una solicitud de registros relevantes debe permitir el tiempo debido para su procesamiento y no debe estar en violación de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA), que se describe en el catálogo de ECC que se encuentra en el sitio web de ECC.
El derecho a la privacidad durante la audiencia. Todos los procedimientos y reuniones, incluyendo el nombre y la información relacionada, serán confidenciales a menos que se acuerde lo contrario mutuamente por el estudiante (s) y las autoridades de la universidad.
Derecho a no sufrir represalias. Los alumnos que participen en un procedimiento disciplinario no serán objeto de represalias, venganzas o trato diferente a causa de su participación.
Derecho a conocer la identidad de la persona o personas que presentan los cargos.
Derecho a oír a testigos en nombre de la persona que presenta los cargos, a menos que se considere un problema de seguridad.
Derecho a declarar o a negarse a declarar sin que dicha negativa pueda perjudicar al alumno.

El desarrollo de las audiencias en comisión:

Las audiencias ante el Comité serán confidenciales y estarán cerradas a todas las personas excepto a las siguientes: estudiante, asesor/consejero estudiantil, testigos que se definirán como personas relacionadas con el incidente, que pueden dar testimonio singularmente y en ausencia de los otros testigos y abandonar la sala de reunión de la audiencia inmediatamente después de terminar el testimonio.

La audiencia se grabará electrónicamente hasta que el Comité entre en sesión a puerta cerrada. El Decano de Estudiantes preparará un acta de la sesión a puerta abierta. La grabación se destruirá al final de la audiencia o del recurso (si se presenta).

El Decano de Estudiantes redactará la narrativa del proceso y remitirá la recomendación del Comité al Vicepresidente Asociado de Servicios y Desarrollo Estudiantil.

El Decano de Estudiantes comunicará por escrito al denunciante y al acusador su decisión y la sanción o sanciones impuestas por el Vicepresidente Adjunto de Servicios y Desarrollo Estudiantil, si las hubiere, en un plazo de cinco (5) días lectivos.

Sanciones disciplinarias:

El Vicepresidente Asociado de Servicios y Desarrollo Estudiantil podrá imponer una o varias de las siguientes sanciones disciplinarias. Las sanciones que pueden ser impuestas pueden incluir pero no se limitan a lo siguiente:

Desestimación de los cargos.
Advertencia formal por escrito: Esta es una fuerte advertencia por escrito de que la misma conducta u otra conducta en violación del Código de Conducta Estudiantil de Elgin Community College durante la inscripción de ese estudiante en el Colegio dará lugar a una acción disciplinaria adicional. Una copia de la Advertencia Disciplinaria será colocada en el archivo confidencial del estudiante por cinco (5) años a partir de la disposición del caso.
Obligación de hacer restitución u otra actividad de Justicia Restaurativa: A un estudiante se le puede requerir que pague por la reparación o el costo de reemplazo por cualquier daño que esa persona cause ya sea a la propiedad de ECC, propiedad real o personal. Un estudiante puede ser obligado a proporcionar servicios específicos en especie, o participar en actividades de justicia restaurativa en un intento de reparar el daño relacional causado.
Suspensión o terminación de privilegios específicos del estudiante: A un estudiante se le puede prohibir asistir a una o más clases o cursos, emprender un empleo en el Colegio, entrar en un edificio, participar en algunas o todas las actividades extracurriculares patrocinadas por el Colegio, representar al Colegio en una capacidad oficial, o utilizar otros servicios proporcionados por el Colegio. Dicha exclusión será:
1. durante un periodo de tiempo definido o
2. hasta que se cumplan determinados requisitos impuestos al estudiante, o
3. indefinidamente
Requisito educativo: Un estudiante puede ser obligado a participar en un programa o programas específicos, ya sea de naturaleza educativa o de asesoramiento, incluyendo pero no limitado a la instrucción o la investigación. El estudiante es responsable de todos los gastos derivados o relacionados con los requisitos de esta sanción, incluidos los gastos de educación, asesoramiento o tratamiento, cuando se incurra en tales gastos.
Periodo de prueba disciplinario: Un estudiante en libertad condicional disciplinaria puede seguir asistiendo a clases, pero no puede participar en ninguna actividad estudiantil o intercolegial durante el período de libertad condicional disciplinaria. La libertad condicional es por un período de tiempo designado. Cualquier otra violación del Código de Conducta del Estudiante puede conducir a la suspensión o expulsión del Colegio.
Suspensión disciplinaria: Un estudiante puede ser suspendido de la universidad por un período específico de tiempo. Dicha suspensión puede incluir ser retirado de los cursos (sin reembolso más allá de los límites de la política de reembolso publicado), la denegación de la participación en cualquier actividad patrocinada por el Colegio, y / o empleo con el Colegio durante el plazo de suspensión. Al término de los términos de la suspensión disciplinaria, el estudiante debe reunirse con el Decano de Estudiantes para iniciar el proceso de ser readmitido en el Colegio.
Expulsión/Destitución del Colegio: Cuando un estudiante ha cometido violaciones muy graves del Código de Conducta Estudiantil de Elgin Community College y/o tiene un historial de múltiples violaciones y/o acciones disciplinarias, el estudiante puede ser expulsado permanentemente de Elgin Community College.

Se podrá imponer más de una de las sanciones enumeradas anteriormente por una misma infracción.

Las sanciones disciplinarias no formarán parte del expediente académico permanente del alumno, sino que pasarán a formar parte de su expediente confidencial. Se mantendrá un registro disciplinario en la oficina del Decano de Estudiantes durante cinco (5) años después de la disposición final del caso.

Podrán imponerse las siguientes sanciones a grupos u organizaciones:

Sanciones disciplinarias enumeradas anteriormente, más
Desactivación: Pérdida de todos los privilegios, incluido el reconocimiento universitario, durante un periodo de tiempo determinado.

En cada caso en el que el Comité determine que un grupo u organización ha infringido el Procedimiento Disciplinario Estudiantil, la sanción o sanciones serán recomendadas por el Comité y comunicadas por el Decano de Estudiantes, quien redacta y presenta la narración al Vicepresidente Asociado de Servicios y Desarrollo Estudiantil. El Vicepresidente Adjunto de Servicios Estudiantiles y Desarrollo no está obligado ni limitado por las sanciones recomendadas por los miembros del Comité. Tras la audiencia, el Vicepresidente Adjunto de Servicios Estudiantiles y Desarrollo comunicará por escrito a los denunciantes y al acusador la determinación y la sanción o sanciones impuestas, si las hubiere, en un plazo de cinco (5) días lectivos.

Recurso

El estudiante o el club u organización estudiantil tiene derecho a apelar la decisión de acuerdo con el Procedimiento Administrativo 4.408 Apelación.

Acta de denuncia

Una vez concluido el proceso, todos los registros se conservarán durante un periodo de cinco (5) años.

Formularios de reclamación pueden obtenerse en la oficina del Vicepresidente Adjunto de Servicios y Desarrollo Estudiantil, Edificio B, aula B 105, o enviando un correo electrónico a DeanOfStudents@elgin.edu.