Accesibilidad en las reuniones

• Accesibilidad del lugar: Si la reunión es presencial, asegúrese de que el lugar sea físicamente accesible para personas con discapacidades físicas y visuales. Esto incluye rampas, ascensores, baños accesibles para sillas de ruedas, pasillos despejados y sin obstáculos (por ejemplo, sin cables sueltos en las zonas de paso) y una disposición adecuada de los asientos.

• Señalización clara: Utilice señales claras y visibles para dirigir a los participantes a las áreas clave, como la sala de reuniones, los baños, las salidas y los ascensores.

• Iluminación: Asegúrese deque la sala esté bien iluminada. Asegúrese de que los participantes puedan ver los materiales proyectados en la pantalla sin reflejos del sol.

• Sonido: Asegúrese de que la sala tiene una acústica adecuada. Asegúrese de que se utilizan micrófonos si la sala es grande. Si está reservando una sala a través del departamento de Alquiler de Instalaciones de ECC, el anfitrión del evento puede solicitar micrófonos. En las siguientes salas del campus, el organizador del evento puede solicitar dispositivos de ayuda auditiva (ALD) además de los micrófonos:

  • B180 Sala del Patrimonio
  • B181 Sala comunitaria
  • B182 Sala Alumni
  • E121 Comedor
  • E125 Auditorio Seigle
  • Centro de Eventos Edificio J

Los ALD pueden ser beneficiosos para las personas con dificultades auditivas, ya que les permiten oír mejor al orador. Para que el ALD funcione, el orador debe utilizar los micrófonos de la sala y pasar el micrófono a otros ponentes y participantes que estén haciendo preguntas.

• Ruido: Limite la música de fondo innecesaria cuando los oradores estén presentando. Si el pasillo es ruidoso, cierre la puerta para reducir las distracciones.

• Utilice formatos accesibles: Diseñe los materiales de la reunión (por ejemplo, diapositivas, documentos, folletos promocionales) en formatos accesibles, como:

  • Documentos basados en texto (excepto archivos PDF e imágenes) que pueden leer las tecnologías de asistencia (por ejemplo, el software de lectura de pantalla).

• Siga las pautas de accesibilidad: Asegúrese deque todos los documentos o diapositivas cumplan con las pautas de accesibilidad (por ejemplo, el uso de encabezados adecuados y texto alternativo para las imágenes). Para obtener consejos sobre cómo incorporar las pautas de accesibilidad en sus materiales, visite la página web de Accesibilidad.

• Material de presentación: Mejore la legibilidad de sus materiales utilizando:
  • Colores de buen contraste al añadir texto a las diapositivas.
  • Fuente de 200 puntos o más grande, y
  • Fuentes sans-serif, como Arial y Calibri.

• Reuniones virtuales: utilice una plataforma que ofrezca funciones de accesibilidad, como subtítulos en directo, compatibilidad con lectores de pantalla y atajos de teclado. Herramientas como Zoom, Teams y Google Meet suelen ofrecer subtítulos ocultos o transcripción en tiempo real. Utilice plataformas que cumplan con las Pautas de Accesibilidad al Contenido Web (WCAG) para garantizar la accesibilidad de las personas con discapacidad.

• Reuniones híbridas: Para entornos híbridos (presencial + virtual), asegúrese de que los participantes remotos puedan ver y escuchar a todos con claridad. Una buena configuración de micrófono y cámara es esencial.

• Proporcionar opciones escritas: Permitir a los participantes comunicarse de diversas formas, incluyendo audio, vídeo y/o chat, en caso de que no puedan hablar o prefieran la comunicación escrita.

• Intérpretes de lengua de señas: Si se solicita, organice un intérprete de lengua de señas para los participantes sordos o con dificultades auditivas.

• Subtítulos/transcripción en tiempo real: utilice herramientas de subtitulado en tiempo real o proporcione una transcripción de la reunión para las personas sordas o con discapacidad auditiva después de la misma. Para utilizar los subtítulos/la transcripción en tiempo real durante una reunión presencial:

  • Rellene el formulario de solicitud de alquiler de instalaciones.
  • Indique que desea tener acceso a micrófonos y funciones de Zoom en la sala. Puede solicitar una sala que tenga micrófonos integrados en el techo. Si la sala de reuniones no tiene micrófonos integrados en el techo, puede solicitar que se coloque un carro de Zoom en la sala. Puede solicitar que el departamento de TI realice una prueba de sonido antes de que comience la reunión.
  • Antes de que comience la reunión, inicie sesión en el ordenador de la sala de reuniones o en el carrito de Zoom que hay en la sala.
  • Inicie sesión en Zoom.
  • Haga clic con el botón izquierdo en el icono de "CC". Si no ves el botón "CC", haz clic en "Más" y selecciona "Subtítulos".
  • Para ajustar el tamaño de los subtítulos, haga clic con el botón izquierdo del ratón en el símbolo "^" situado junto al botón "CC" para seleccionar "Ajustes de subtítulos". Ajuste el tamaño de la fuente de pequeño a grande. Haz clic en la "X" de la parte superior derecha.
  • Haga clic con el botón izquierdo en «Transcripción».
  • Desactiva el micrófono en Zoom cuando comience la reunión.

• Accesibilidad lingüística: Si los participantes hablan diferentes idiomas, considere ofrecer servicios de traducción o proporcionar materiales en varios idiomas para garantizar la accesibilidad.

• Sensibilidad a las zonas horarias: Programa las reuniones a horas accesibles para personas de distintas zonas horarias.

• Permita tiempo para descansos: Si las reuniones son largas, incorpore descansos regulares para dar cabida a los participantes con problemas de atención o de salud.

• Pruebe su tecnología: Pruebe la plataforma, los materiales y las funciones de accesibilidad (por ejemplo, subtítulos, funcionalidad de lector de pantalla) para asegurarse de que todo funciona correctamente.

• Compartir el orden del día: Antes de la reunión, facilite el orden del día en un formato claro y accesible. Este paso adicional permite a los participantes revisar el contenido y solicitar adaptaciones u otro tipo de apoyo con antelación.

• Invitación: En la invitación a la reunión, especifique qué funciones de accesibilidad integradas están disponibles (por ejemplo, subtítulos).
• Declaración de solicitud de alojamiento: Incluya una declaración sobre cómo los participantes pueden solicitar adaptaciones o asistencia. Este es un ejemplo de declaración que el organizador del evento puede incluir en folletos, anuncios y otros materiales para anunciar el evento:
  • ECC se esfuerza por organizar eventos inclusivos y accesibles que permitan la plena participación de todas las personas, incluidas aquellas con discapacidades. Si necesita adaptaciones razonables para participar plenamente en esta reunión o evento, póngase en contacto con (dirección de correo electrónico y número de teléfono) al menos una semana antes de la reunión o evento.
• Comida: Sise sirve comida, indique claramente los alérgenos y otras opciones (por ejemplo, sin gluten, vegana, vegetariana, etc.).

• Fomentar la inclusión: cree una cultura en la que los participantes se sientan cómodos compartiendo sus necesidades. Por ejemplo, anime a las personas a que le informen si necesitan alguna adaptación específica.

• Tenga en cuenta los estilos de comunicación: Tenga en cuenta que algunas personas pueden necesitar tiempo adicional para responder o pueden preferir diferentes formas de comunicación (por ejemplo, escrita en lugar de hablada).

• Proporcione copias impresas de los folletos: Utilice un tamaño de fuente adecuado (mínimo de 12 puntos) y un tipo de fuente (por ejemplo, Arial, Calibri) para los folletos.
• Descripciones verbales: Describir verbalmente materiales visuales (por ejemplo, diapositivas, cuadros, gráficos).

• Seguimiento: Después de la reunión, proporcione notas de la reunión, transcripciones o grabaciones en formatos accesibles para aquellos que puedan haberse perdido partes de la reunión o necesiten tiempo adicional para revisar el contenido.

• Mecanismo de retroalimentación: Solicite comentarios de los participantes sobre la accesibilidad de la reunión y cualquier mejora que se pueda realizar para futuras reuniones.

• Active la transcripción en directo para ofrecer subtítulos a los participantes sordos o con problemas de audición. Consulte estas instrucciones para activar la subtítulos automáticos en directo en Zoom
  

• Comparta los materiales de la reunión con antelación para que todos tengan tiempo de revisarlos.
• Habla con un ritmo claro y pausado para que todos puedan seguirte.
• Permita que los participantes utilicen la función de chat para hacer preguntas o compartir comentarios sin interrumpir.

• Asegúrese de que todos los participantes disponen del enlace a la reunión con suficiente antelación.
• Los subtítulos en directo están habilitados para las reuniones de Google Meet. Los participantes pueden activar los subtítulos haciendo clic en el botón "CC" situado en la parte inferior de su pantalla.

• Comparta los documentos y materiales pertinentes antes de la reunión para que todos puedan prepararse.
• Fomente el uso de lectores de pantalla u otras tecnologías de apoyo proporcionando la ayuda necesaria.

• Utilice subtítulos en directo para proporcionar texto en tiempo real a los participantes sordos o con dificultades auditivas.

• Comparta el orden del día y los materiales antes de la reunión para ayudar a todos a prepararse.
• Fomente el uso de la función de chat para preguntas o comentarios a fin de promover la participación sin interrupciones.
• Asegúrese de que la organización de la reunión sea clara y fácil de seguir, permitiendo a los participantes localizar a los oradores importantes.