Accesibilidad en la creación de documentos

Las Guías de accesibilidad de Elgin Community College son una publicación independiente y no están afiliadas ni autorizadas, patrocinadas o aprobadas por Adobe, Google o Microsoft Corporation. Para obtener permiso para utilizar el contenido de esta presentación o un enlace a este documento, póngase en contacto con el equipo web de Elgin Community College en digitalaccess@elgin.edu.

Visión general

Microsoft Word es una de las herramientas de creación de documentos más utilizadas. El objetivo principal de esta guía es ilustrar las prácticas habituales para crear documentos de Microsoft Word accesibles. Si los documentos no son accesibles, puede resultar frustrante para las personas que utilizan tecnologías de apoyo como lectores de pantalla, bastones bucales, etc. Además, los documentos accesibles son más sencillos y organizados, y su diseño claro y estructurado ayuda a todo el mundo. Este vídeo,"Screen Reader User's Experience and MS Word", de Assistive Technology Showcase muestra cómo los lectores de pantalla leen los documentos de Word. Los autores suelen convertir documentos Word a PDF, pero para que los documentos PDF sean accesibles, deben crearse a partir de documentos Word accesibles. Si el documento Word no es accesible, el documento PDF tampoco lo será.

Tenga en cuenta y aplique las mejores prácticas de acces ibilidad para que sus documentos de Word sean accesibles:

Si utiliza la navegación mediante teclado para hacer accesibles los documentos de Microsoft Word, consulte los métodos abreviados de teclado para Microsoft Word.

Plantillas accesibles

Microsoft Word ofrece plantillas accesibles mejoradas con mayor contraste de colores, texto alternativo, fuentes más grandes, tablas sencillas, etc.

Aquí puede encontrar las plantillas accesibles:

Vaya a Archivo > Nuevo
Escriba "plantilla accesible" en la barra de búsqueda y haga clic en el icono de búsqueda.
Aparecerá una lista de plantillas accesibles. También puede encontrar plantillas de accesibilidad de Office en el sitio web de Microsoft.

Rúbricas

Utilice niveles de encabezado adecuados para que los lectores de pantalla puedan crear una lista ordenada de todos los encabezados del documento. De este modo, los usuarios pueden elegir por qué encabezado quieren navegar.

Sólo debe haber una rúbrica 1, pero puede haber más de una rúbrica 2, rúbrica 3 o rúbrica 4.

No debe saltarse los niveles de encabezamiento al crear documentos. Los párrafos largos sin títulos dificultan la lectura de la información y la introducción de un tema. Por ejemplo, el epígrafe 3 debe utilizarse después del epígrafe 2, el epígrafe 2 después del epígrafe 1, y así sucesivamente.

Mal ejemplo:

Un buen ejemplo:

Para aplicar un estilo de título al texto,

Seleccione el texto del encabezamiento (que sea breve y conciso).
En el panel Estilos de la pestaña Inicio, seleccione el tipo de rúbrica que desea aplicar.

Estilos

Microsoft Word ofrece estilos incorporados para añadir títulos, párrafos, citas, etc. También puede crear estilos personalizados para un documento. Pero no se pueden crear estilos personalizados para los encabezados. Este es el proceso para modificar los estilos de encabezado existentes ofrecidos por Word.

Haga clic con el botón derecho en el estilo que desee cambiar y haga clic en Modifique.
Aparecerá una nueva ventana que le permitirá editar el estilo de los títulos.
Puede elegir aplicar este estilo sólo en este documento, o puede seleccionar Nuevos documentos basados en esta plantilla.

Nota: La modificación de un estilo cambiará el estilo del contenido de todo el documento. Por ejemplo, si cambia el estilo del encabezamiento 2, cambiará el estilo de todos los encabezamientos 2 del documento.

Hiperenlaces

Los hipervínculos son una de las piezas de información más importantes. Visita la página de contenido accesible para aprender a escribir hipervínculos accesibles. Para añadir hipervínculos:

Seleccione el texto del enlace.
Haga clic con el botón derecho en el texto del enlace seleccionado y seleccione enlace.
Aparecerá la siguiente ventana. Añada el texto del hipervínculo en el campo Texto a mostrar y la URL en el campo Dirección campo.

Listas

Las listas ayudan a organizar la información. Utilice listas ordenadas cuando el orden sea importante; en caso contrario, utilice listas desordenadas. Para utilizar listas,

Ir a Inicio > Balas (lista desordenada) o Inicio > Numeración (lista ordenada). Esto es importante porque un lector de pantalla leerá en voz alta el número de una lista ordenada para ayudar al oyente a seguir la pista de la información.
Haz clic en el botón de la flechita junto a las listas para elegir el tipo de símbolos/números.

Tablas, cuadros y gráficos

Aprenda a crear tablas, cuadros y gráficos accesibles.

Espaciado

Es una práctica común utilizar las teclas TAB, SPACEBAR o ENTER para añadir espacio entre el texto o para mover el texto con fines visuales. Sin embargo, el uso de estas teclas para controlar el espaciado hace que el texto resulte confuso para los usuarios de lectores de pantalla y las personas con problemas de lectura. En su lugar, Microsoft Word ofrece múltiples herramientas para dar formato al texto.

Aprende a añadir espacio correctamente.

Texto alternativo

Esta sección incluye un proceso paso a paso para añadir texto alternativo a imágenes, tablas, cuadros y gráficos. El texto alternativo es crucial para los usuarios de lectores de pantalla. Sin el texto alternativo, los usuarios no sabrán de qué trata la imagen. Visite la página de contenido accesible para saber cómo escribir un texto alternativo adecuado.

Aprende a añadir texto alternativo al contenido de tus documentos.

Índice

Añade un índice al principio del documento para facilitar la navegación. El índice utiliza los títulos para crear enlaces de navegación. Asegúrese de que el documento tiene los títulos adecuados. A continuación se explica cómo añadir un índice de contenidos:

Haga clic en el botón Referencias ficha.
Haga clic en la flechita situada junto al índice para ver todas las disposiciones.
Elige un diseño y haz clic en él.

Esto generará la tabla de contenidos del documento. Puede actualizar la tabla si realiza cambios en el documento.

Propiedades del documento

Las propiedades del documento que hay que tener en cuenta en un documento Word son el título y el idioma. El título define el título del documento. Si no añades un título, el lector de pantalla anunciará el nombre del archivo en su lugar. Añadir un idioma garantiza que el lector de pantalla leerá el documento correctamente.

Para añadir el título:

Vaya a Archivo > Información.
A la derecha, debería ver un Propiedades panel.
Haga clic en "Añadir un título" para añadir el título.

Para editar el idioma del documento:

Vaya a Archivo > Opciones > Idioma. También puede acceder a Idioma desde la pestaña Revisar.
Seleccione el idioma correcto en las secciones Idioma de edición, Visualización y Ayuda.
Si no ve el idioma en la lista, haga clic en Añadir idioma de edición adicional, busque el idioma y haga clic en Añadir.

Si desea cambiar el idioma de determinadas informaciones, seleccione el texto, vaya a Revisión > Idioma > Establecer idioma de revisióny seleccione el idioma correcto.

Pruebas de accesibilidad

Aprenda a realizar pruebas de accesibilidad en su documento.

Convertir a PDF

Si es posible, utilice el formato de Microsoft Word. Si necesita un documento PDF, hay muchas formas de convertir un documento Word en PDF. Pero para maximizar la accesibilidad, utilice la opción Guardar como PDF, Guardar como PDF de Acrobat o Exportar. También puedes utilizar la opción Crear PDF de Acrobat. No utilice la opción Imprimir en PDF porque las funciones de accesibilidad que haya añadido a su documento de Word no se trasladarán a los documentos PDF. Si el documento de Word incluye tablas complejas, listas complejas, etc., es posible que tenga que corregir el PDF utilizando herramientas de corrección de PDF.

A continuación te explicamos cómo convertir un documento Word en PDF:

Haz clic en Archivo > Guardar como.
Elija la carpeta de destino y escriba el nombre del archivo.
Elija PDF en Guardar como Tipo.
Haga clic en Opciones y asegúrese de que las casillas de verificación Propiedades del documento y Etiquetas de estructura documental para la accesibilidad se comprueban.

Recursos adicionales

Los siguientes son recursos adicionales para la accesibilidad en Microsoft Word.

Recursos

Los 10 mejores consejos sobre accesibilidad - PDF