Regalos promocionales del Colegio

Procedimiento administrativo 2.502

Este procedimiento debe utilizarse conjuntamente con el Procedimiento Administrativo 3.908 (Uso de la Marca y la Identidad Visual de la Universidad) , que rige todos los estándares y requisitos de marca.

Propósito

Garantizar el uso estratégico, coherente y alineado con la marca de los artículos promocionales en toda la institución mediante una planificación coordinada y la colaboración con el departamento de Marketing y Comunicaciones.

Principios rectores

Los artículos promocionales de Elgin Community College deben ser:

• Planificado y ejecutado en colaboración con el departamento de Marketing y Comunicación.
• En consonancia con los estándares y el mensaje de la marca.
• En consonancia con las prioridades y objetivos institucionales.
• Utilizado estratégicamente para llegar a públicos específicos.

Uso apropiado de artículos promocionales

A los efectos de este procedimiento, los artículos promocionales incluyen obsequios con la marca, prendas de vestir, mercancía para su distribución o venta, material para eventos, artículos de reconocimiento, material de reclutamiento y otros productos que muestren el nombre, el logotipo, el eslogan o la identidad visual de la universidad.

Los artículos promocionales deben utilizarse estratégicamente para apoyar:

• Difusión y participación externa.
• Iniciativas de captación y matriculación.
• Eventos y campañas institucionales.
• Objetivos programáticos o estratégicos definidos.

El departamento de Marketing y Comunicaciones colaborará con los demás departamentos para garantizar la alineación con las prioridades institucionales y el uso adecuado de los recursos.

Requisitos del proveedor

Todos los artículos promocionales deben adquirirse a través del departamento de Marketing y Comunicaciones, utilizando los proveedores aprobados por la universidad.

• Este procedimiento se aplica a todas las compras de artículos promocionales, independientemente de la fuente de financiación, incluidos, entre otros, los presupuestos operativos departamentales, los fondos de subvención, los fondos auxiliares y la financiación con restricciones externas.
• Los departamentos no podrán comprar artículos promocionales de forma independiente, establecer relaciones con proveedores, presentar diseños, aprobar pruebas ni trabajar directamente con proveedores sin la aprobación previa de MarCom.
• MarCom mantiene relaciones con proveedores aprobados para garantizar la calidad, el cumplimiento de la marca y la rentabilidad.
• La selección y la comunicación con los proveedores se coordinan como parte del proceso de solicitud y aprobación de artículos promocionales.

Aprobación de diseño gráfico y marca

Todos los artículos promocionales deben cumplir con el Procedimiento Administrativo “Uso de la Marca y la Identidad Visual de la Universidad” y con las normas de marca aplicables de la Universidad.

Todos los diseños de los artículos promocionales deben revisarse y aprobarse antes de su producción. Todos los pedidos repetidos y los diseños previamente aprobados deben volver a enviarse a MarCom para su revisión y aprobación, a fin de garantizar que se mantengan en consonancia con los estándares de marca vigentes.

• El/La asistente ejecutivo/a (EA) y/o asistente administrativo/a (AA) del departamento de Marketing y Comunicaciones coordinará el proceso de aprobación de las ilustraciones.
• La aprobación final debe ser proporcionada por el Superior La Dirección de Contenido y Servicios Creativos.
• No se podrá fabricar ningún artículo sin la aprobación documentada de estas personas.

Proceso de pedido: Solicitudes de inventario existente

Los departamentos pueden solicitar artículos que actualmente se encuentren en el inventario de MarCom.

• Por lo general, las solicitudes se atienden por orden de llegada, teniendo en cuenta la disponibilidad de inventario y las prioridades institucionales.
• Las solicitudes deben presentarse a través del formulario de solicitud designado.
• Las solicitudes deben presentarse con al menos 5 a 10 días hábiles de anticipación a la fecha de uso prevista para permitir su revisión, procesamiento y cumplimiento.
• Los departamentos son responsables de coordinar la recogida de los artículos aprobados dentro del plazo comunicado.
• Los artículos no utilizados deberán devolverse a MarCom una vez finalizado el evento o la actividad.

Proceso de pedido: Pedidos especiales (artículos personalizados)

Las solicitudes de artículos promocionales nuevos o personalizados requieren una revisión adicional.

Los departamentos deben trabajar en colaboración con MarCom para:

• Defina el público objetivo, el propósito y los resultados esperados.
• Asegurar la alineación con la estrategia institucional.
• Siga las directrices establecidas para los artículos promocionales.
• Permitir que el departamento de Marketing y Comunicación evalúe la viabilidad, la imagen de marca y el valor estratégico antes de su aprobación.
• Coordinar la recogida de artículos de pedido especial dentro del plazo comunicado.

Gestión de inventario y limitaciones

Para apoyar el acceso equitativo, las limitaciones presupuestarias y el uso responsable de los artículos promocionales:

• Se podrán aplicar límites de cantidad a las solicitudes de inventario existentes y/o a los pedidos especiales.
• Las solicitudes deben ajustarse al cronograma y al alcance del uso previsto; las solicitudes anticipadas o en grandes cantidades que excedan la necesidad inmediata pueden estar restringidas.

Responsabilidad y supervisión

El departamento de Marketing y Comunicaciones actúa como responsable institucional de la estrategia de artículos promocionales, la coordinación de adquisiciones y el cumplimiento de la normativa de marca.

El departamento de Marketing y Comunicaciones se reserva el derecho de modificar, denegar o recomendar alternativas para cualquier solicitud o pedido de artículos promocionales en función de la disponibilidad de inventario, las consideraciones presupuestarias, los estándares de la marca, la idoneidad del evento y las necesidades operativas.

MarCom supervisa el uso de todos los artículos promocionales para garantizar:

• Coherencia de marca.
• Alineación con las prioridades institucionales.
• Uso eficaz y responsable de los recursos de la universidad.

Se espera que los departamentos se adhieran a este procedimiento y colaboren con MarCom como socio estratégico durante todo el proceso de planificación e implementación.

Los artículos promocionales comprados, producidos o distribuidos fuera de este procedimiento pueden no ser elegibles para reembolso y pueden estar sujetos a ser retirados de uso.

Esta política fue revisada por última vez el 24/06/2026.