Uso de la marca y la identidad visual de la universidad.

Procedimiento Administrativo 3.908

Propósito

Este procedimiento administrativo establece los requisitos para el uso y la aprobación del logotipo, la identidad visual y los elementos de marca relacionados de Elgin Community College (ECC).

La marca de ECC es un activo institucional fundamental que refleja la misión, los valores y la reputación de la institución. El uso constante de la identidad visual de la universidad fortalece el reconocimiento, genera confianza y garantiza que todas las representaciones de ECC sean precisas y se ajusten a los estándares institucionales.

Este procedimiento designa al departamento de Marketing y Comunicaciones como responsable de la marca de la universidad y define el proceso de aprobación para el uso de la identidad visual de ECC en marketing, publicidad, señalización, publicaciones, comunicaciones digitales, artículos promocionales y otras aplicaciones institucionales.

La finalidad de este procedimiento es:

• Proteger la integridad y la coherencia de la marca ECC.
• Garantizar el uso adecuado y estandarizado de los elementos de identidad visual.
• Evitar el uso no autorizado o incorrecto de los activos de la marca.
• Fomentar una coordinación constante con los socios internos y externos.

Ámbito de aplicación y definiciones

Una marca es más que un logotipo. Refleja las percepciones y asociaciones que definen cómo el público experimenta una institución.

Para los fines de este procedimiento, la identidad visual de ECC incluye, entre otros:

• El logotipo de la universidad y todas sus variantes aprobadas.
• El lema de ECC.
• Colores oficiales y paleta de colores.
• Tipografías y fuentes aprobadas.
• Elementos gráficos, iconos, ilustraciones y otros recursos de diseño.
• Marcas institucionales, sellos y otros identificadores de marca.

Este procedimiento se aplica a todos los empleados, departamentos, contratistas, consultores, proveedores, socios y otros terceros de ECC que utilicen la identidad visual de ECC en cualquier capacidad, incluyendo, entre otros:

• Productos promocionales, artículos de merchandising y obsequios.
• Señalización de edificios y orientación.
• Publicaciones impresas y digitales.
• Sitios web y comunicaciones digitales.
• Materiales publicitarios y de patrocinio.
• Exhibiciones y muestras del evento.
• Gráficos para vehículos.

Cualquier uso de la identidad visual de ECC que no esté explícitamente mencionado anteriormente también está sujeto a este procedimiento.

Todos los recursos oficiales de la marca deben obtenerse directamente del departamento de Marketing y Comunicaciones. Los departamentos y las personas no pueden utilizar archivos antiguos, de fuentes externas ni modificados de forma independiente.

Uso de la identidad visual

Cuando un proyecto o iniciativa implique el uso de la identidad visual de ECC, el departamento solicitante debe consultar con el Senior La Dirección de Contenido y Servicios Creativos antes de contratar proveedores, iniciar el trabajo de diseño o comenzar las actividades de producción, fabricación, instalación, publicación o adquisición. Esto incluye patrocinios, colaboraciones y otros compromisos externos que requieran el uso del logotipo de la universidad u otros elementos de su identidad visual.

Los departamentos no deben contratar de forma independiente a proveedores externos para proyectos que involucren la identidad visual de ECC, ni divulgar los activos de la marca ECC a proveedores o terceros sin la aprobación previa del departamento de Marketing y Comunicaciones.

Se debe obtener la aprobación del superior. La Dirección de Contenido y Servicios Creativos antes del inicio del trabajo de diseño y la producción y uso de cualquier material.

Los artículos promocionales también deben cumplir con el Procedimiento Administrativo 2.502 (Artículos Promocionales), que rige los procesos de solicitud y adquisición y opera en coordinación con este procedimiento.

La consulta temprana garantiza:

• Comprensión clara del propósito y del uso previsto.
• Alineación con los estándares de la marca para ejecuciones específicas.
• Aplicación adecuada de los elementos de identidad visual.
• Evitar costes innecesarios, retrabajos o retrasos.

Aprobación de pruebas

La autorización para utilizar el logotipo o la identidad visual de ECC no constituye una aprobación del diseño o producto final.

Todas las pruebas finales, representaciones, maquetas, ilustraciones y archivos de producción deben ser revisados ​​y aprobados por el Senior. La Dirección de Contenido y Servicios Creativos antes de la producción, fabricación, instalación, publicación o distribución. Este requisito se aplica a proyectos nuevos, pedidos repetidos y diseños o ilustraciones previamente aprobados.

Este paso garantiza el cumplimiento de los estándares de la marca y previene problemas como colores o usos incorrectos, proporciones distorsionadas, espaciado o colocación inadecuados, modificaciones no autorizadas y reproducción de baja calidad.

El departamento de Marketing y Comunicaciones revisará todas las pruebas para verificar el cumplimiento de los estándares de la marca. La aprobación final suele ser proporcionada por el Gerente Senior. La Dirección de Contenido y Servicios Creativos, con escalamiento al La Dirección de Mercadeo y Comunicaciones Para aplicaciones de alta visibilidad, alto costo, permanentes o no estándar.

Proceso

Todas las autorizaciones del departamento de Marketing y Comunicaciones deben proporcionarse por escrito y ser conservadas por el departamento solicitante a través del correo electrónico, los registros de compras o los sistemas de seguimiento aprobados.

El departamento de Marketing y Comunicaciones comunicará la aprobación o denegación por escrito. En caso de que sea apropiado, se podrán ofrecer recomendaciones alternativas si la solicitud no se aprueba.

El departamento de Negocios y Finanzas puede requerir documentación que acredite la aprobación del departamento de Marketing y Comunicaciones antes de procesar pagos, contratos o reembolsos relacionados con el uso de la identidad visual de ECC.

Las solicitudes que se tramiten sin la aprobación requerida pueden estar sujetas a rediseño, eliminación, sustitución o falta de reembolso.

Autoridad y excepciones

El departamento de Marketing y Comunicaciones actúa como custodio oficial de la marca ECC y es responsable de establecer y mantener los estándares de identidad visual.

Ningún departamento, empleado o tercero de ECC podrá modificar o utilizar la identidad visual de la universidad fuera de los estándares establecidos o para uso no oficial o personal sin autorización previa por escrito.

No se permite el uso conjunto de la identidad visual de ECC con el nombre, logotipo o marca de otra organización, a menos que lo apruebe el miembro del Gabinete correspondiente como parte de una asociación contractual o institucional. Todas las obras de arte de marca compartida aprobadas deben coordinarse a través del Departamento de Marketing y Comunicaciones y ser aprobadas por el Director Senior. La Dirección de Contenido y Servicios Creativos.

La identidad visual de ECC no podrá utilizarse de manera que implique el respaldo a ningún candidato político, campaña política, iniciativa electoral o postura incompatible con la política de la universidad, a menos que la universidad lo autorice expresamente.

Las solicitudes de excepción deben presentarse al departamento de Marketing y Comunicaciones. Se podrán conceder excepciones cuando exista una necesidad comercial legítima que las justifique y cuando no se vea comprometida la integridad de la marca.

La autoridad final para la interpretación y las excepciones recae en el La Dirección de Mercadeo y Comunicaciones o la persona que ellos designen.

Plantillas de marca preaprobadas

La universidad proporciona plantillas preaprobadas y recursos de marca para apoyar el uso coherente de la marca ECC, que incluyen:

• Membrete.
• Plantillas de PowerPoint.
• Folletos y carteles.
• Plantillas de comunicación digital.
• Plantillas y gráficos para redes sociales.
• Otros recursos disponibles a través de las plataformas oficiales de la universidad.

El uso de plantillas aprobadas sin modificaciones no requiere una revisión adicional para verificar el cumplimiento de la marca. Cualquier modificación, personalización o desviación de las plantillas aprobadas está sujeta a este procedimiento. El departamento de Marketing y Comunicaciones mantiene y actualiza los recursos aprobados para garantizar su alineación con los estándares de marca de la institución.

Esta política fue revisada por última vez el 07/01/2026.