Uso de los activos de la universidad

Procedimiento administrativo 2.303

Procedimientos administrativos conexos 

Elgin Community College (ECC) cumple con sus prácticas docentes y de servicio público utilizando recursos asignados, donados, obtenidos o contratados. La universidad tiene la obligación moral y legal de garantizar que estos recursos se utilicen para los fines para los que han sido recibidos.

El Colegio ha preparado estas directrices para ayudar a los departamentos y empleados a seguir las políticas y procedimientos del campus y para desarrollar y comprender las limitaciones de ser una entidad pública y una unidad del gobierno local y estatal.

Los empleados y socios de ECC son responsables de administrar los activos del Colegio para garantizar que se utilicen únicamente para fines autorizados de acuerdo con los procedimientos, políticas, convenios colectivos y leyes aplicables del Colegio. Por lo tanto, es una violación de este procedimiento para cualquier empleado o empleado de un socio para recibir o utilizar los activos universitarios para fines no universitarios o beneficio personal.

Cada departamento del campus es responsable de implantar sistemas de control interno para evitar la mala gestión, el fraude, el robo o el uso personal de los activos del Colegio. Los procesos financieros y empresariales del Colegio y sus departamentos se desarrollan y operan bajo un sistema de controles internos que:

  • Cumple todas las leyes federales
  • Salvaguarda los activos de la universidad
  • Comprueba la exactitud y fiabilidad de los datos contables
  • Promueve la eficiencia y la eficacia operativas
  • Protege al personal del Colegio
  • Garantiza el cumplimiento de los procedimientos administrativos prescritos
  • Garantiza el cumplimiento de las políticas y normativas aplicables
  • Cumple la Ley de Control Fiscal y Auditoría Interna del Estado de Illinois de 1989.

Todos los empleados de la universidad tienen la responsabilidad de proteger la propiedad, el equipo y otros activos de la universidad, incluidos los activos informativos. Los empleados son responsables de denunciar cualquier robo u otra actividad delictiva.

El uso indebido de los activos puede adoptar muchas formas y puede implicar algún tipo de engaño o tergiversación de los hechos y la información para obtener beneficios personales, así como la apropiación deliberada de bienes o fondos para uso personal.
Algunos ejemplos son la falsificación de las horas trabajadas, la falsificación de los gastos reclamados para su reembolso, el robo de dinero en efectivo o de bienes, el uso personal de las instalaciones, los vehículos, los equipos o los suministros del Colegio, y la realización de actividades personales durante el horario laboral. Otros ejemplos son la tergiversación del nombre y el logotipo del Colegio, y el uso inadecuado de los sistemas de adquisición o los descuentos del Colegio en beneficio de personas o entidades ajenas al Colegio.

La legislación estatal prohíbe el uso de fondos o activos de la universidad para cualquier fin ilegal o indebido. Esta actividad daría lugar a medidas disciplinarias contra la parte implicada.
Equipos/mobiliario: Los equipos de propiedad estatal que ya no sean utilizados por un departamento o unidad no pueden ser llevados a casa por un empleado para su uso personal. Existen requisitos estrictos para la eliminación de equipos o mobiliario. Las preguntas relacionadas con este procedimiento deben dirigirse al Procedimiento Administrativo 2.301.

Uso de los ordenadores y el software del centro: Se espera que el personal docente y administrativo utilice los equipos informáticos y el software únicamente con fines relacionados con la enseñanza, los trabajos de clase, la investigación y la administración. Los recursos no deben utilizarse con fines comerciales ni para la reventa de servicios de red, a menos que estén directamente relacionados con la misión del centro. Las instalaciones informáticas y de red del centro no pueden utilizarse con fines indebidos o ilegales.

Entre los ejemplos de uso indebido se incluyen el uso no autorizado de software con licencia, la intención de violar la seguridad, el envío de cartas en cadena y la introducción intencionada de virus informáticos. Se prohíbe el acceso o la transmisión de imágenes o textos pornográficos o sexualmente explícitos que no estén relacionados con las responsabilidades docentes, investigadoras o administrativas genuinas de la universidad.

Esta política se revisó por última vez el 20/02/2025.

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