Uso de los activos de la universidad
Procedimiento administrativo 2.303
Procedimientos administrativos conexos
- 7-101 Tecnología de la información - Uso aceptable 7.101
- 7-102 Política de contraseñas 7.102
- 7-104 Correo electrónico (E-mail) 7.104
- 7-106 Programa de seguridad de la información 7.106
- 7-107 Teléfonos inteligentes y puntos de acceso móviles de los empleados 7.107
Elgin Community College cumple con sus prácticas de enseñanza y servicio público utilizando recursos que han sido asignados, donados, ganados o contratados. El Colegio tiene la obligación moral y legal de garantizar que estos recursos se utilicen para los fines para los que se han recibido.
El Colegio ha preparado estas directrices para ayudar a los departamentos y empleados a seguir las políticas y procedimientos del campus y para desarrollar y comprender las limitaciones de ser una entidad pública y una unidad del gobierno local y estatal.
Los empleados y socios de ECC son responsables de administrar los activos del Colegio para garantizar que se utilicen únicamente para fines autorizados de acuerdo con los procedimientos, políticas, convenios colectivos y leyes aplicables del Colegio. Por lo tanto, es una violación de este procedimiento para cualquier empleado o empleado de un socio para recibir o utilizar los activos universitarios para fines no universitarios o beneficio personal.
Cada departamento del campus es responsable de implantar sistemas de control interno para evitar la mala gestión, el fraude, el robo o el uso personal de los activos del Colegio. Los procesos financieros y empresariales del Colegio y sus departamentos se desarrollan y operan bajo un sistema de controles internos que:
- Cumple todas las leyes federales
- Salvaguarda los activos de la universidad
- Comprueba la exactitud y fiabilidad de los datos contables
- Promueve la eficiencia y la eficacia operativas
- Protege al personal del Colegio
- Garantiza el cumplimiento de los procedimientos administrativos prescritos
- Garantiza el cumplimiento de las políticas y normativas aplicables
- Cumple la Ley de Control Fiscal y Auditoría Interna del Estado de Illinois de 1989.
Todos los empleados del Colegio se encargan de proteger la propiedad del Colegio, equipos y otros activos, incluidos los activos de información. Los empleados son responsables de denunciar robos u otras actividades delictivas.
El uso indebido de activos adopta muchas formas y puede implicar algún engaño o tergiversación de hechos e información en beneficio propio, así como la apropiación deliberada de bienes o fondos para uso personal.
Los ejemplos incluyen la falsificación del tiempo trabajado, la falsificación de los gastos reclamados para su reembolso, el robo de dinero en efectivo o bienes, el uso personal de las instalaciones del Colegio, vehículos, equipos o suministros, y la realización de actividades personales durante las horas de trabajo. Otros ejemplos incluyen la tergiversación del nombre y el logotipo del Colegio y el uso inapropiado de los sistemas de adquisición o descuentos del Colegio en beneficio de particulares o entidades ajenas al Colegio.
La legislación estatal prohíbe el uso de fondos o activos del Colegio para cualquier fin ilegal o indebido. Esta actividad sometería a la parte a medidas disciplinarias.
Equipamiento/muebles:
Un empleado no puede llevarse a casa para uso personal el material propiedad del Estado que ya no utilice un departamento o unidad. Existen requisitos estrictos para la eliminación de equipos o mobiliario. Las preguntas relativas a este procedimiento deben dirigirse al Procedimiento Administrativo 2.301.
Uso de los ordenadores y programas informáticos del Colegio:
Se espera que el profesorado y el personal utilicen los equipos informáticos y el software únicamente para fines relacionados con la enseñanza, los cursos, la investigación y la administración. Los recursos no deben utilizarse para uso comercial o reventa de servicios de red si no están directamente relacionados con la misión del Colegio. Las instalaciones informáticas y de red del Colegio no podrán utilizarse para fines indebidos o ilegales.
Ejemplos de uso indebido incluyen el uso no autorizado de software con licencia, la intención de violar la seguridad, el envío de cartas en cadena, y la introducción intencional de virus informáticos. Se prohíbe el acceso o la transmisión de imágenes o textos pornográficos o sexualmente explícitos no relacionados con las responsabilidades docentes, de investigación o administrativas de buena fe del Colegio.
Esta política se revisó por última vez el 20/02/2025.
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