Uso de los números de la Seguridad Social

Procedimiento administrativo 5.503

Para proteger su información personal, Elgin Community College no utilizará los números de la Seguridad Social para identificar a los empleados. Eso significa que el Colegio no lo hará:  

• Publicar o exhibir los números de la Seguridad Social de los empleados.
• Imprima los números de la Seguridad Social en cualquier tarjeta que los empleados necesiten para acceder a productos o servicios.
• Exigir a los empleados que transmitan su número de la Seguridad Social por Internet, a menos que la conexión sea segura o que el número de la Seguridad Social esté cifrado.
• Exigir a los empleados que utilicen su número de la Seguridad Social para acceder a un sitio web de Internet, a menos que también se exija una contraseña o un número de identificación personal único u otro dispositivo de autenticación para acceder al sitio web de Internet.
• Imprima los números de la Seguridad Social en cualquier material que se envíe por correo a los empleados, a menos que la legislación estatal o federal exija que el número de la Seguridad Social figure en el documento que se envía por correo.  

Si ECC ha utilizado los números de la Seguridad Social de los empleados en el pasado de una forma que este Procedimiento Administrativo prohíbe ahora, el Colegio continuará haciéndolo siempre que:  

1. El uso del número de la Seguridad Social es continuo. Si se deja de utilizar por cualquier motivo, se aplicarán las condiciones indicadas anteriormente.
2. Todos los años se envía a los empleados un mensaje en el que se les informa de que tienen derecho a impedir que se utilice su número de la Seguridad Social de un modo prohibido por el presente procedimiento administrativo.  

Al recibir una solicitud por escrito, ECC suspenderá el uso del número de seguro social de un empleado de una manera prohibida por este procedimiento administrativo en un plazo de 30 días. ECC no tomará represalias de ninguna manera contra un empleado que solicite que su número de Seguro Social no sea utilizado de una manera prohibida.  

No se cobrará a los empleados por solicitar que ECC deje de utilizar sus números de la Seguridad Social de forma prohibida, ni se tomará ningún tipo de represalia contra ellos.   

ECC seguirá recopilando, utilizando o divulgando los números de la Seguridad Social según lo exijan las leyes estatales o federales, y podrá utilizar los números de la Seguridad Social para sus propios fines legítimos de identificación o autorización.  

Los empleados que tengan preguntas sobre este Procedimiento Administrativo o que crean que su Número de Seguridad Social ha sido utilizado de forma inapropiada por ECC deben ponerse en contacto con el Jefe de Recursos Humanos.  

Esta política se revisó por última vez el 17/05/2024.