Uso de los activos de la universidad

Procedimiento administrativo 2.303

Procedimientos administrativos conexos 

Elgin Community College cumple con su práctica de enseñanza y servicio público utilizando recursos que han sido asignados, donados, obtenidos o contratados. La universidad tiene la obligación moral y legal de garantizar que estos recursos se utilicen para los fines para los que han sido recibidos.

La universidad ha elaborado estas directrices para ayudar a los departamentos y empleados a seguir las políticas y procedimientos del campus, así como para desarrollar y comprender las limitaciones que conlleva ser una entidad pública y una unidad del gobierno local y estatal.

Los empleados y socios de ECC deben gestionar los activos de la universidad de manera que solo se utilicen para fines autorizados, de conformidad con los procedimientos, las políticas, los convenios colectivos y la legislación aplicable de la universidad. Por lo tanto, se considerará una infracción de este procedimiento que cualquier empleado o empleado de un socio reciba o utilice activos de la universidad para fines ajenos a la misma o para beneficio personal.

Cada departamento del campus es responsable de implantar sistemas de control interno para evitar la mala gestión, el fraude, el robo o el uso personal de los activos del Colegio. Los procesos financieros y empresariales del Colegio y sus departamentos se desarrollan y operan bajo un sistema de controles internos que:

--Cumple con todas las leyes federales
--Protege los activos de la universidad
--Verifica la exactitud y fiabilidad de los datos contables
--Promueve la eficiencia y eficacia operativa
--Protege al personal de la universidad
--Garantiza el cumplimiento de los procedimientos administrativos prescritos
--Garantiza el cumplimiento de las políticas y normativas aplicables
--Cumple con la Ley de Control Fiscal y Auditoría Interna del Estado de Illinois de 1989.

Todos los empleados de la universidad tienen la responsabilidad de proteger la propiedad, el equipo y otros activos de la universidad, incluidos los activos informativos. Los empleados son responsables de denunciar cualquier robo u otra actividad delictiva.

El uso indebido de los bienes adopta muchas formas y puede implicar cierto engaño o tergiversación de hechos e información para beneficio personal, así como la apropiación deliberada de bienes o fondos para uso personal.

Los ejemplos incluyen la falsificación del tiempo trabajado, la falsificación de los gastos reclamados para su reembolso, el robo de dinero en efectivo o bienes, el uso personal de las instalaciones del Colegio, vehículos, equipos o suministros, y la realización de actividades personales durante las horas de trabajo. Otros ejemplos incluyen la tergiversación del nombre y el logotipo del Colegio y el uso inapropiado de los sistemas de adquisición o descuentos del Colegio en beneficio de particulares o entidades ajenas al Colegio.

La legislación estatal prohíbe el uso de fondos o activos del Colegio para cualquier fin ilegal o indebido. Esta actividad sometería a la parte a medidas disciplinarias.

Equipos/Mobiliario: Los equipos de propiedad estatal que ya no sean utilizados por un departamento o unidad no pueden ser llevados a casa por un empleado para su uso personal. Existen requisitos estrictos para la eliminación de equipos o mobiliario. Las preguntas relacionadas con este procedimiento deben dirigirse al Procedimiento Administrativo 2.301.

Uso de los ordenadores y el software del centro: Se espera que el personal docente y administrativo utilice los equipos informáticos y el software únicamente con fines relacionados con la enseñanza, los trabajos de clase, la investigación y la administración. Los recursos no deben utilizarse con fines comerciales ni para la reventa de servicios de red si no están directamente relacionados con la misión del centro. Las instalaciones informáticas y de red del centro no pueden utilizarse con fines indebidos o ilegales.

Entre los ejemplos de uso indebido se incluyen el uso no autorizado de software con licencia, la intención de violar la seguridad, el envío de cartas en cadena y la introducción intencionada de virus informáticos. Se prohíbe el acceso o la transmisión de imágenes o textos pornográficos o sexualmente explícitos que no estén relacionados con las responsabilidades docentes, de investigación o administrativas legítimas de la universidad.

Esta política se revisó por última vez el 20/02/2025.

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