Viajes y gastos relacionados con la empresa

Procedimiento administrativo 2.601

Procedimientos administrativos relacionados:

I. General 

A. El procedimiento administrativo de Gastos de Viaje y Relacionados con Negocios se aplica a cualquier persona que viaje o realice negocios en nombre de Elgin Community College (el Colegio, la universidad) como representante de la universidad, e incluye a los empleados y candidatos de la universidad, los miembros de la Junta Directiva y los estudiantes.

B. Todos los fondos universitarios, independientemente de su origen, se consideran fondos públicos y los gastos deben ser: 

      • De acuerdo con la política universitaria y estatal, 
      • Razonable y necesario, y 
      • Parte de una función empresarial de buena fe del Colegio. 

C. La política básica que rige los gastos de viaje establece que ninguna persona podrá obtener ni perder fondos en el ejercicio de sus funciones en nombre de la universidad. Para lograr este objetivo, cada representante de la universidad es responsable de comprender y cumplir con los siguientes procedimientos al solicitar autorización y reembolso de gastos de viaje. El representante de la universidad debe considerar los viajes en representación de la institución tanto una responsabilidad como una oportunidad.

D. Los representantes de la universidad pueden usar sus propios fondos personales para pagar el viaje o la inscripción; sin embargo, no se les reembolsará antes del viaje o del evento.

II. Autorización para viajar 

A. Se requiere la aprobación de los supervisores y del/de los responsable/s de presupuesto correspondiente/s antes de realizar viajes o gestiones en nombre de la universidad. El/La responsable de presupuesto se encarga de garantizar que haya fondos disponibles en los códigos presupuestarios de viaje adecuados para cubrir todos los gastos relacionados con viajes y gestiones. Si el departamento del/de la responsable de presupuesto no cuenta con un presupuesto de viaje preestablecido, la oficina de Servicios Administrativos tiene la facultad de denegar las solicitudes de viaje.

B. Las solicitudes de órdenes de compra deben procesarse para gastos que no se carguen a una tarjeta de compras de la universidad o a una tarjeta de crédito personal. 

III. Viajes de estudiantes 

A. Para cualquier viaje estudiantil patrocinado por la universidad, el empleado deberá completar el Formulario de Solicitud de Excursión que se encuentra en el portal del empleado, en la sección Formularios/Formularios de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil/Formularios de Acción Estudiantil, y obtener la aprobación del Vicerrector de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil con al menos dos semanas de anticipación a las fechas del viaje. Una vez aprobado, el Responsable de Riesgos de la universidad recibirá una copia del Formulario de Solicitud de Excursión aprobado. Antes de la salida, el empleado deberá proporcionar al Responsable de Riesgos de la universidad una lista de los estudiantes que viajarán y su información de contacto en caso de emergencia.

IV. Viajes internacionales 

A. Los viajes fuera de los Estados Unidos requieren la aprobación previa del Presidente de la Universidad. La solicitud de autorización por escrito, mediante el formulario de Solicitud de Viaje disponible en el portal del empleado, en la sección Formularios/Servicios Empresariales, debe completarse antes del viaje y presentarse junto con el formulario de reembolso de gastos de viaje o el estado de cuenta de la tarjeta de compras. Los gastos derivados de viajes no autorizados correrán a cargo del viajero.

B. Debido a que el costo de vida varía de un país a otro y el tipo de cambio fluctúa, los siguientes gastos se reembolsarán al costo real, a menos que se establezcan disposiciones para el reembolso de viajes internacionales antes de que se realice el viaje:

    1. Transporte comercial
    2. Alojamiento en hotel/motel 
    3. Comidas, incidencias y gastos (véase la sección Dietas) 
    4. Llamadas de larga distancia relacionadas con el trabajo 
    5. Gastos varios derivados del viaje, como manipulación de equipajes y gastos de aparcamiento. 

Los recibos de los gastos deben adjuntarse al formulario de reclamación de gastos de viaje del empleado. 

V. Reservas 

Una vez autorizado el viaje, los representantes de la universidad pueden gestionar sus propios arreglos utilizando su tarjeta de crédito personal, la tarjeta de compras de la universidad o la tarjeta de compras del responsable de presupuesto del departamento del empleado. Los vuelos y el servicio de limusina pueden contratarse mediante una orden de compra a través de un proveedor aprobado por la universidad. El departamento de compras también está disponible para ayudar a los empleados con la información de los proveedores para sus arreglos de viaje.  

VI. Reembolso de gastos de viaje 

A. La universidad reembolsará únicamente los gastos incurridos por o en nombre de un representante de la universidad en relación con asuntos universitarios, siempre que dicho representante los haya documentado debidamente. El reembolso se basa en los gastos reales y razonables incurridos, sujeto a las limitaciones establecidas en esta política.

B. El formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje debe completarse en su totalidad con las aprobaciones correspondientes y adjuntar la documentación justificativa antes de enviarlo al departamento de compras para su reembolso.

C. Las versiones electrónicas del formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje están disponibles en el portal del empleado, en la sección Formularios/Servicios empresariales. 

VII. Responsabilidad del firmante autorizado 

A. En la mayoría de los casos, el firmante autorizado es el funcionario de presupuesto; sin embargo, cuando un funcionario de presupuesto viaja, su supervisor será el firmante autorizado.

B. Los representantes de la facultad no pueden autorizar el reembolso de sus propios gastos de viaje. Si bien los coordinadores o el personal del departamento pueden ayudar a preparar los comprobantes de viaje, es responsabilidad del firmante autorizado confirmar que los gastos y las solicitudes de reembolso de gastos de viaje cumplen con los siguientes criterios:

    1. Sólo se incluyen los gastos de viaje en los que se incurra en el desempeño de actividades universitarias.
    2. La información contenida en el formulario de reclamación de gastos de viaje y la documentación adjunta es precisa y se ajusta a la política de la universidad. 
    3. Los gastos de viaje incurridos cumplen con las normas universitarias aplicables y son financieramente responsables. Los gastos relacionados con la beca se regirán por lo estipulado en el acuerdo de beca.
    4. Los gastos se imputan a los códigos presupuestarios correspondientes y los fondos están disponibles.
    5. Los recibos originales detallados se presentan de acuerdo con esta política. 

C. El departamento de compras auditará los formularios de solicitud de reembolso de gastos de viaje para verificar su conformidad con las políticas y los procedimientos. El departamento de compras verificará y corregirá la exactitud de las adiciones y extensiones, y denegará el pago de los informes de gastos reembolsables que no cumplan con las políticas o los procedimientos. Los gastos denegados superiores a $50 se comunicarán al solicitante y al firmante autorizado.

VIII. Pago de los gastos de viaje 

A. Excepto para las comidas , los viajeros pueden utilizar cualquiera de los siguientes medios para pagar su viaje. Los recibos detallados deberán acompañar la solicitud de reembolso, según sea necesario.

    1. La solicitud de pago puede presentarse mediante una solicitud de compra aprobada. Si el proveedor no acepta una orden de compra, se puede enviar un formulario de solicitud de cheque debidamente cumplimentado al Departamento de Cuentas por Pagar, a nombre del proveedor o la asociación.  
    2. Se puede utilizar una tarjeta de crédito personal; el recibo deberá adjuntarse a la solicitud de reembolso de gastos de viaje.
    3. Se puede utilizar la tarjeta de compras del responsable de presupuesto; el recibo deberá adjuntarse a la solicitud de la tarjeta de compras.  
    4. Se puede utilizar una tarjeta de compra universitaria (comuníquese con el Departamento de Compras); el solicitante deberá proporcionar la aprobación del responsable de presupuesto y el código presupuestario.

B. Salvo en circunstancias excepcionales, la universidad no podrá reembolsar los gastos derivados de la falta de cancelación de los preparativos del viaje por parte del viajero.  

IX. Viáticos (para viajes nacionales e internacionales) 

A. Para viajes nacionales, los gastos de comidas se reembolsarán a una tarifa fija diaria. Esta tarifa cubrirá todas las comidas diarias, propinas y otros gastos. No se requieren recibos ni confirmación de las comidas proporcionadas en conferencias para el reembolso de la tarifa diaria del empleado.

B. La dieta diaria por un día de viaje local es de $20. Un evento de viaje de un día se define como una reunión que requiere que un empleado esté fuera de la oficina durante 5 horas o más (incluido el tiempo de la reunión y el viaje) por asuntos de la universidad.

C. Para viajes internacionales, la universidad reembolsa los gastos de comidas y otros gastos menores (M&IE) según la tarifa diaria establecida por la Oficina de Subsidios y el Departamento de Estado de los Estados Unidos. Puede consultar las tarifas diarias en el enlace que aparece a continuación, en la columna «Comidas y otros gastos menores». Estas tarifas están expresadas en dólares estadounidenses. Seleccione la ciudad más cercana a su destino en el sitio web. Si viaja a varias ciudades de un mismo país, seleccione la ciudad donde pasará la mayor parte del tiempo.

https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp 

Al viajar internacionalmente, ingrese el monto en dólares estadounidenses en la columna "Comidas y gastos imprevistos" del sitio web. Tenga en cuenta que esta sección cubre principalmente el costo de las comidas y otros gastos de viaje, como lavandería, propinas y tintorería. Por lo tanto, estos gastos imprevistos no deben incluirse en el formulario de solicitud de reembolso . Adjunte una copia de la tarifa del sitio web a su solicitud de reembolso.

Las dietas para todos los viajes con pernoctación serán a razón de la tarifa M&EI por día, incluidos el primer y el último día de viaje. 

X. Directrices sobre transporte y alojamiento 

A. Directrices para viajes aéreos : 

    1. Las tarifas serán únicamente en clase económica, y el viajero deberá tener en cuenta los cargos y penalizaciones adicionales asociados a los asientos.  
    2. Se reembolsará una maleta estándar por trayecto, y el viajero debe tener en cuenta las tarifas por equipaje adicional y las penalizaciones asociadas, especialmente para el equipaje de mano, que pueden depender del tipo de billete o la categoría reservada.  
    3. Debe hacerse todo lo posible por reservar los vuelos 30 días antes del acontecimiento.
    4. Los cargos adicionales (seguro, reserva de asientos, equipaje extra, etc.) serán aprobados o rechazados previamente a discreción del responsable de presupuesto, de manera equitativa. La universidad reembolsará el equipaje de mano, las tasas por equipaje de mano y las penalizaciones, siempre que el billete de avión se haya reservado correctamente.

B. Viajes en avión frente a viajes en coche: directrices 

    • El responsable del presupuesto trabajará con el viajero para evaluar la variación de costes entre volar y conducir y determinará qué método es el adecuado para la situación. 

C. Directrices para el transporte terrestre : 

    1. Para el uso del vehículo personal del empleado a destinos distintos de su lugar de trabajo habitual, deberá cumplir con el Procedimiento Administrativo 3.705 - Reembolso de Kilometraje. Se deberá presentar un formulario de autorización del conductor en el Departamento de Recursos Humanos antes de conducir para asuntos de la universidad.     
    2. Se reembolsará al viajero la distancia de ida y vuelta entre su lugar de trabajo principal y el lugar de la reunión o segundo lugar de trabajo; se deberá adjuntar una copia impresa de una calculadora de kilometraje de Internet al formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje para justificar el gasto.  
    3. El reembolso del kilometraje se calculará según la tarifa IRS vigente; todos los costes asociados al uso del vehículo están incluidos en esta tarifa por kilometraje.

D. Directrices para el alquiler de coches : 

    1. El Colegio desaconseja encarecidamente el alquiler de coches y solo debe utilizarse cuando resulte económicamente viable. Los viajeros deberán usar los servicios de transporte del hotel, taxis, limusinas o servicios de transporte compartido siempre que sea posible. El responsable de presupuesto decidirá si se autoriza o reembolsa el alquiler de un coche. Los alquileres de coches para uso personal no son reembolsables.

E. Normas de alojamiento : 

    1. Siempre que sea posible, el empleado/representante del Colegio se alojará en el mismo hotel de la conferencia o acto para evitar gastos de transporte innecesarios.
    2. Es responsabilidad del responsable de presupuesto determinar si un viaje, incluidos los eventos en el área metropolitana de Chicago, justifica una estancia de una noche en un hotel y el número de noches que resulta apropiado para el evento.

IX. Comidas y refrigerios de negocios 

Los gastos en alimentos deben demostrar prudencia en la utilización y ser: 

  • Razonable y necesario; 
  • Forma parte de una función empresarial de buena fe del Colegio; y 
  • Demostrar claramente el beneficio para la institución y sus estudiantes. 

PUEDE SER apropiado utilizar fondos de la universidad para comidas de negocios o refrigerios en las siguientes circunstancias: 

  • Reuniones o funciones especiales del comité departamental previamente aprobadas, como un retiro que se realiza una vez al semestre para discutir el establecimiento de objetivos (no reuniones departamentales rutinarias).  
  • Actos organizados por la universidad con invitados de fuera de la universidad. 
  • Pausas para refrigerio en eventos organizados por la universidad que fomentan la colaboración con socios comunitarios o que promueven los objetivos/la misión de la universidad.  

En todos los casos, se requiere la aprobación del responsable/supervisor presupuestario correspondiente. 

NO es apropiado utilizar fondos de la universidad para comidas de negocios o refrescos en las siguientes circunstancias, incluyendo pero no limitado a:

  • Los almuerzos o refrigerios para el personal del departamento no están sujetos a las compras de alimentos permitidas. 
  • Compras regulares de alimentos que solo benefician a un grupo selecto de empleados. 
  • Eventos sociales (baby showers, fiestas de jubilación, etc.).
  • Sesiones de capacitación, talleres o reuniones para empleados, siempre que la duración del evento no requiera que se sirva comida a los participantes.
  • El alcohol nunca es un gasto apropiado de los fondos universitarios.

XII. Consecuencias por uso inapropiado 

Los empleados que malgasten fondos universitarios, según lo estipulado en este procedimiento, no recibirán reembolso o deberán reembolsar a la universidad los fondos gastados. Además, el empleado podrá ser objeto de medidas disciplinarias, incluyendo el despido, por la malversación de fondos universitarios.

Esta política fue revisada por última vez el 25/03/2025.

Imprimir página