Viajes y gastos relacionados con la empresa

Procedimiento administrativo 2.601

Procedimientos administrativos relacionados:

2.401 - Compras 2.401

2.404 - Programa de tarjeta de compras 2.404

3.705 - Reembolso de millaje 3.705

5.105 - Asignación de dinero para gastos de los candidatos 5.105

General 

• El procedimiento administrativo de Viajes y Gastos Relacionados con los Negocios se aplica a cualquier persona que viaja o hace negocios en nombre de Elgin Community College (el Colegio, la universidad) como representante de la universidad, e incluye a los empleados de la universidad y los candidatos, miembros de la Junta de Síndicos, y los estudiantes. 
• Todos los fondos de la universidad, independientemente de su fuente de origen, se consideran fondos públicos y los gastos deben serlo: 
  • De acuerdo con la política universitaria y estatal, 
  • Razonable y necesario, y 
  • Parte de una función empresarial de buena fe del Colegio. 
• La política básica que rige los gastos de viaje es que un individuo no gane ni pierda fondos en el curso de la realización de los negocios de la universidad. Para lograr este objetivo, es responsabilidad de cada representante del colegio comprender y cumplir los siguientes procedimientos a la hora de solicitar autorización y reembolso de gastos de viaje. Viajar en nombre del Colegio debe ser tratado como una responsabilidad y una oportunidad por parte del representante colegial. 
• Los representantes del Colegio podrán utilizar sus propios fondos personales para pagar viajes o inscripciones; sin embargo, no se les reembolsará antes del viaje o acto. 

Autorización de viaje 

• Deberán obtenerse las aprobaciones de los supervisores y del responsable o responsables de presupuesto correspondientes antes de realizar viajes de negocios y viajes en nombre del Colegio. El responsable del presupuesto es responsable de garantizar que haya fondos disponibles en los códigos presupuestarios de viajes apropiados para cumplir con todos los compromisos de gastos relacionados con viajes y negocios. Si el departamento del responsable del presupuesto no dispone de un presupuesto de viajes predeterminado, la oficina de Servicios Empresariales está autorizada a denegar las solicitudes de viaje. 
• Las solicitudes de órdenes de compra deben tramitarse para gastos que no se estén cargando en una tarjeta de compra de la universidad o en una tarjeta de crédito personal. 

Viajes de estudiantes 

Para cualquier viaje estudiantil patrocinado por la universidad, el empleado debe completar el formulario de solicitud de excursión que se encuentra en el portal de empleados, en la sección Formularios/Formularios de enseñanza, aprendizaje y desarrollo estudiantil/Formularios de acción estudiantil, y obtener la aprobación del vicepresidente de enseñanza, aprendizaje y desarrollo estudiantil como mínimo dos semanas antes de las fechas del viaje. Una vez aprobado, el gestor de riesgos de la universidad recibirá una copia del formulario de solicitud de excursión aprobado. Antes de la salida, el empleado debe proporcionar al gestor de riesgos de la universidad una lista de los estudiantes que viajan y su información de contacto de emergencia. 

Viajes internacionales 

• Los viajes fuera de los Estados Unidos deben contar con la aprobación previa del presidente de la universidad. La aprobación por escrito, utilizando el formulario de solicitud de viaje que se encuentra en el portal de empleados, en la sección Formularios/Servicios empresariales, debe completarse antes del viaje y enviarse junto con el formulario de reclamación de gastos de viaje o el extracto de la tarjeta de compra. Los viajes no autorizados serán responsabilidad del viajero. 
• Dado que el coste de la vida varía de un país a otro y que el tipo de cambio de las divisas fluctúa, los siguientes gastos se reembolsarán al coste real, a menos que se determinen disposiciones para el reembolso de los viajes internacionales antes de que se produzca el desplazamiento: 
  1. Transporte comercial 
  2. Alojamiento en hotel/motel 
  3. Comidas, incidencias y gastos (véase la sección Dietas) 
  4. Llamadas de larga distancia relacionadas con el trabajo 
  5. Gastos varios derivados del viaje, como manipulación de equipajes y gastos de aparcamiento. 

Los recibos de los gastos deben adjuntarse al formulario de reclamación de gastos de viaje del empleado. 

Reservas 

Una vez autorizado el viaje, los representantes de la institución podrán organizar su propio viaje utilizando su tarjeta de crédito personal, la tarjeta de compra de la institución o la tarjeta de compra del responsable de presupuesto del departamento del empleado. Los viajes en avión y el servicio de limusina pueden adquirirse con una orden de compra a través de un proveedor autorizado por el colegio. El departamento de Compras también está disponible para ayudar a los empleados con información sobre proveedores para sus viajes. 

Reembolso de gastos de viaje 

• El Colegio reembolsará únicamente aquellos gastos incurridos por/para un representante del Colegio en relación con asuntos del Colegio que estén debidamente documentados por el representante del Colegio. El reembolso se efectuará sobre la base de los gastos reales y razonables en que se haya incurrido, con sujeción a las limitaciones establecidas en la presente política. 
• El formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje debe cumplimentarse en su totalidad, con las aprobaciones pertinentes y la documentación justificativa adjunta, antes de presentarlo a compras para su reembolso. 
• Las versiones electrónicas del formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje se encuentran en el portal del empleado, en la sección Formularios/Servicios empresariales. 

Responsabilidad del firmante autorizado 

• En la mayoría de los casos, el firmante autorizado es el responsable del presupuesto; sin embargo, cuando un responsable del presupuesto viaja, su supervisor será el firmante autorizado. 
• Los representantes del Colegio no pueden autorizar el reembolso de sus propios gastos de viaje. Aunque los coordinadores de departamento o el personal pueden ayudar a preparar los comprobantes de viaje, es responsabilidad del firmante autorizado confirmar que los gastos y las solicitudes de reembolso de gastos de viaje cumplen los siguientes criterios: 
  1. Sólo se incluyen los gastos de viaje en los que se incurra en el desempeño de actividades universitarias. 
  2. La información contenida en el formulario de reclamación de gastos de viaje y la documentación adjunta es precisa y se ajusta a la política de la universidad. 
  3. Los gastos de viaje incurridos cumplen las directrices aplicables de la universidad y son fiscalmente responsables. Los gastos relacionados con la subvención se ajustarán a las directrices del convenio de subvención. 
  4. Los gastos se imputan a los códigos presupuestarios correspondientes y que hay fondos disponibles. 
  5. Los recibos originales detallados se presentan de acuerdo con esta política. 
• El departamento de compras comprobará la conformidad de los formularios de solicitud de reembolso de gastos de viaje con la política y los procedimientos. El departamento de compras verificará y corregirá la exactitud de las sumas y extensiones y denegará el pago de los informes de gastos reembolsables que no se ajusten a la política o los procedimientos. Los gastos denegados superiores a 50 dólares se comunicarán al solicitante y al signatario autorizado. 

Pago del viaje 

• Aparte de las comidas, los viajeros pueden utilizar cualquiera de los siguientes medios para pagar su viaje. En caso necesario, la solicitud de reembolso deberá ir acompañada de recibos detallados. 
  1. La solicitud de pago puede presentarse mediante una solicitud de pedido aprobada. Si el proveedor no acepta una orden de compra, se puede presentar un formulario de solicitud de cheque completado al Departamento de Cuentas por Pagar, a nombre del proveedor o la asociación. 
  2. Podrá utilizarse una tarjeta de crédito personal; el recibo deberá presentarse con la solicitud de reembolso del viaje. 
  3. Podrá utilizarse una tarjeta de compra de responsable de presupuesto; el recibo se presentará junto con la presentación de la tarjeta de compra. 
  4. Se puede utilizar una tarjeta de compra de la universidad (póngase en contacto con el Departamento de Compras); el solicitante deberá proporcionar la aprobación del responsable del presupuesto y el código presupuestario. 
• Salvo en circunstancias atenuantes, el Colegio no podrá reembolsar los gastos debidos a la no cancelación de los preparativos de viaje por parte de un viajero. 

Dietas (para viajes nacionales e internacionales) 

• En los viajes nacionales, los gastos de comida se reembolsarán a tanto alzado. Las dietas cubrirán todas las comidas diarias, propinas y gastos varios. Para el reembolso de las dietas diarias de un empleado no se necesitan recibos ni confirmación de las comidas servidas en la conferencia. Las dietas de viaje para todas las pernoctaciones ascienden a 65 dólares por día, incluidos el primer y el último día de viaje. 
• La dieta por un día de viaje local es de 20 $. Una jornada de viaje se define como una reunión que requiere que un empleado esté fuera de la oficina durante cinco horas o más (tiempo de reunión y tiempo de viaje) por asuntos de la universidad. 
• Para los viajes internacionales, la universidad reembolsa los gastos de manutención e imprevistos (M&IE) según la tarifa de dietas en el extranjero establecida por la Oficina de Dietas y el Departamento de Estado de EE.UU.. Las tarifas de dietas se pueden encontrar en el siguiente enlace en la columna "comidas y gastos imprevistos". Estas tarifas se expresan en dólares estadounidenses. Seleccione en el sitio web la ciudad más próxima a la que viaja. Si viaja a varias ciudades de un mismo país, seleccione la ciudad en la que pasará más tiempo durante el viaje. 

https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp 

Cuando viaje al extranjero, introduzca en el formulario de reclamación de gastos de viaje el importe en dólares estadounidenses en la columna «comidas y gastos varios» del sitio web. Tenga en cuenta que la parte correspondiente a M&IE está destinada a cubrir sustancialmente el coste de las comidas y los gastos varios de viaje, como lavandería, propinas y tintorería. Por lo tanto, estos gastos varios no deben incluirse en el formulario de reclamación de gastos de viaje. Adjunte una copia de la tarifa del sitio web a su reclamación de gastos de viaje. 

Las dietas para todos los viajes con pernoctación serán a razón de la tarifa M&EI por día, incluidos el primer y el último día de viaje. 

Pautas de transporte y alojamiento 

• Directrices para los viajes en avión: 
  1. Las tarifas serán únicamente en clase turista y el viajero debe ser consciente de las tasas y penalizaciones adicionales asociadas a los asientos. 
  2. Se reembolsará una maleta estándar por trayecto y el viajero debe ser consciente de las tasas por equipaje extra y las penalizaciones asociadas, especialmente para las maletas de mano, que pueden basarse en el tipo de billete o el nivel que se reserve. 
  3. Debe hacerse todo lo posible por reservar los vuelos 30 días antes del acontecimiento. 
  4. Los gastos adicionales (seguros, tasas por ocupación de asientos, bolsas adicionales, etc.) se aprobarán/rechazarán previamente a discreción del responsable del presupuesto de forma equitativa. El Colegio reembolsará el equipaje de mano, las tasas de equipaje de mano o las penalizaciones siempre que el billete de avión se haya reservado adecuadamente. 
• Pautas para viajar en avión o en coche: 
  • El responsable del presupuesto trabajará con el viajero para evaluar la variación de costes entre volar y conducir y determinará qué método es el adecuado para la situación. 
• Directrices para el transporte terrestre: 
  1. Para el uso de vehículos personales por parte de los empleados con destinos distintos al lugar de trabajo principal del empleado, este deberá cumplir con el Procedimiento Administrativo 3.705: Reembolso por kilometraje. Se deberá presentar un formulario de autorización de conductor en el departamento de Recursos Humanos antes de conducir por motivos relacionados con la universidad. 
  2. Se reembolsará al viajero la distancia de ida y vuelta entre su lugar de trabajo principal y el destino de la reunión o el segundo lugar de trabajo; junto con la solicitud de reembolso de gastos de viaje se presentará una copia impresa de una calculadora de kilometraje de Internet al formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje. 
  3. El reembolso del kilometraje se calculará según la tarifa IRS vigente; todos los costes asociados al uso del vehículo están incluidos en esta tarifa por kilometraje. 
• Directrices para el alquiler de coches: 
  • El alquiler de coches está totalmente desaconsejado por el Colegio y sólo debe utilizarse cuando tenga sentido desde el punto de vista económico. Los viajeros deberán utilizar lanzaderas de hotel, taxis, limusinas o empresas de viajes compartidos siempre que sea posible. Queda a discreción del responsable del presupuesto decidir si debe permitirse o reembolsarse el alquiler de un coche. No se reembolsará el alquiler de coches para uso personal. 
• Directrices de alojamiento: 
  • Siempre que sea posible, el empleado/representante del Colegio se alojará en el mismo hotel de la conferencia o acto para evitar gastos de transporte innecesarios. 
  • Es responsabilidad del responsable del presupuesto determinar si los viajes, incluidos los eventos de Chicagoland, justifican o no una pernoctación en un hotel y el número de noches que es apropiado para el evento. 

Comidas de negocios y refrigerios 

Los gastos en alimentos deben demostrar prudencia en la utilización y ser: 

• Razonable y necesario; 
• Forma parte de una función empresarial de buena fe del Colegio; y 
• Demostrar claramente el beneficio para la institución y sus estudiantes. 

PUEDE SER apropiado utilizar fondos de la universidad para comidas de negocios o refrigerios en las siguientes circunstancias: 

• Reuniones o funciones especiales del comité del departamento aprobadas previamente, como un retiro semestral para debatir el establecimiento de objetivos (no reuniones rutinarias del departamento). 
• Actos organizados por la universidad con invitados de fuera de la universidad. 
• Refrigerios en actos organizados por la universidad que fomenten la colaboración de los socios de la comunidad o promuevan los objetivos/la misión de la universidad. 
• En todos los casos, se requiere la aprobación del responsable/supervisor presupuestario correspondiente. 

NO es apropiado utilizar fondos de la universidad para comidas de negocios o refrescos en las siguientes circunstancias, incluyendo pero no limitado a: 

• Almuerzos o refrigerios para el personal del departamento que no se ajusten a las compras de alimentos permitidas. 
• Compras periódicas de alimentos que sólo benefician a unos pocos empleados. - Eventos sociales (baby showers, fiestas de jubilación, etc.). 
• Sesiones de formación, talleres o reuniones para empleados si la duración del evento no requiere comida para los participantes. 
• El alcohol nunca es un gasto apropiado de los fondos universitarios. 

Consecuencias del uso inadecuado 

Los empleados que gasten indebidamente fondos del colegio, tal y como se define en este procedimiento, no serán reembolsados o deberán reembolsar al colegio los fondos gastados. Además, el empleado podrá ser objeto de medidas disciplinarias que podrán llegar hasta el despido por malversación de fondos de la institución.

Esta política se revisó por última vez el 04/10/2024.