Programa de tarjetas de compra

Procedimiento administrativo 2.404

Procedimientos administrativos conexos

• 2.401 - Compras
• 2.601 - Gastos de viaje y relacionados con negocios

El Manual de Servicios Empresariales y todos los formularios a los que se hace referencia en el siguiente procedimiento están disponibles en my.Elgin.edu , la intranet para empleados de Elgin Community College, en la sección de Servicios Empresariales.

I. General

1. El programa de tarjetas de compra (P-Card) de la universidad está diseñado para realizar compras rutinarias, de bajo valor y en línea. La tarjeta de compra no sustituye el proceso de compra descrito en el Procedimiento Administrativo 2.401 . Su uso facilita la adquisición de materiales y suministros urgentes y reduce los costos generales de procesamiento. El programa descentraliza la responsabilidad de las compras y las aprobaciones, devolviéndolas al nivel departamental. La autoridad de aprobación final para todos los artículos comprados recae en el Departamento de Compras. 
2. Todos los fondos de la universidad, independientemente de su origen, se consideran fondos públicos, y los gastos deben 1) seguir las políticas de la universidad y del estado, 2) ser razonables y necesarios, y 3) formar parte de una función empresarial de buena fe de la universidad.
3. La tarjeta no podrá utilizarse para compras personales, adelantos en efectivo, muebles, computadoras, tabletas o dispositivos móviles, teléfonos celulares, impresoras ni compra de bienes de capital. Las compras para conferencias o eventos, actividades de integración de equipos o retiros deberán incluir una copia del programa junto con el comprobante de pago.
4. La tarjeta de compras no se utilizará para dividir pedidos con un valor superior a $5,000. El uso de la tarjeta comercial está sujeto a monitoreo, y su uso indebido o fraudulento puede resultar en responsabilidad personal, enjuiciamiento y medidas disciplinarias, incluyendo la expulsión de la institución. Las infracciones a la política también incluyen no realizar la conciliación mensual, no devolver la tarjeta al ser reasignada o cancelada, o cuando se solicite, y/o no presentar la documentación adecuada para las compras. Cada solicitud de tarjeta requiere la aprobación del Vicepresidente de Negocios y Finanzas de la institución; el Vicepresidente de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil; o el Presidente de la institución. El programa exige el estricto cumplimiento de todas las políticas de la Guía del Titular de la Tarjeta Comercial, el Procedimiento Administrativo 2.401 y los procedimientos de compra descritos en el Manual de Servicios Empresariales por parte de todos los titulares de tarjetas y funcionarios de presupuesto. Los empleados deben revisar las políticas y los procedimientos antes de recibir una tarjeta de compras, asistir a una sesión de orientación y firmar un formulario de acuse de recibo.
5. La tarjeta de compras está sujeta a un acuerdo de pago corporativo. La universidad abonará el saldo total de la cuenta cada mes. Los departamentos son responsables de garantizar que sus presupuestos cuenten con fondos suficientes para cubrir los gastos de la tarjeta.

II. Procedimiento para obtener una tarjeta de compra

1. Las tarjetas se expiden a los empleados de la universidad que solicitan con frecuencia materiales y suministros para apoyar a sus departamentos y a los empleados de la universidad que realizan con regularidad actividades fuera del campus y viajes por motivos de trabajo.
2. Las solicitudes deben realizarse completando el formulario de Acuerdo del Titular de la Tarjeta Comercial en el portal de empleados de la universidad, en la sección Formularios/Servicios Empresariales. El formulario completado debe enviarse al departamento de compras para su aprobación final por parte del Vicepresidente o el Presidente.

III. Política de uso

1. Los titulares de la tarjeta comprometen fondos para la universidad cada vez que la utilizan. El titular es responsable de aplicar un criterio financiero y normativo sólido en todas las transacciones realizadas con la tarjeta.
2. Cada tarjeta tendrá un límite en la cantidad de transacciones diarias y mensuales, el monto máximo de cada transacción y el límite de crédito total por ciclo de facturación. Los límites se determinarán al momento de la solicitud, según la actividad de compra prevista.
3. Cada tarjeta está limitada a compras para un departamento/división específico.
4. Todas las compras deben imputarse al código presupuestario apropiado y activo que disponga de fondos.
5. Si se requiere una transferencia presupuestaria, la solicitud de transferencia presupuestaria debe hacerse al departamento de contabilidad antes de realizar el pedido.
6. El titular de la tarjeta es responsable de garantizar la recepción de la mercancía y de resolver cualquier discrepancia o problema con la mercancía dañada. El departamento de recepción de la universidad debe ser notificado por correo electrónico de los pedidos que se envíen a la universidad. La notificación por correo electrónico debe incluir la descripción del pedido proporcionada por el proveedor, la cantidad y la fecha de entrega prevista. Los envíos sin orden de compra o notificación por correo electrónico pueden ser rechazados.
7. La tarjeta de compras no se presta. Solo la persona cuyo nombre aparece en ella puede usarla; sin embargo, el gerente o supervisor del departamento puede usarla para gestionar viajes e inscripciones a conferencias para el personal de su departamento.
8. Si la transacción es rechazada en el punto de venta por cualquier motivo, el titular de la tarjeta debe comunicarse con el departamento de Compras. Se hará todo lo posible para determinar la causa del rechazo. Si el problema persiste, puede comunicarse con el Servicio al Cliente de JPMorgan Chase.
9. Los titulares de tarjetas son responsables de asegurarse de que no se les cobre el impuesto sobre las ventas en sus compras. Si se les cobra dicho impuesto, deben comunicarse de inmediato con el proveedor para solicitar su reembolso. El titular de la tarjeta es responsable de informar al proveedor sobre la exención de impuestos de la universidad y proporcionar el número de exención. En caso de que no se reembolse el impuesto sobre las ventas, el titular de la tarjeta deberá reembolsar a la universidad los impuestos cobrados. El número está disponible para el usuario previa solicitud al departamento de compras. La única excepción a esta regla son los impuestos cobrados durante los viajes, incluidos los de hotel y comidas.

IV. Política de viajes e inscripción en conferencias

1. Deben seguirse todas las políticas de viajes y gastos relacionados con la empresa de los empleados, incluyendo, pero sin limitarse a, la naturaleza empresarial de la comida o evento, el nombre y la ubicación donde tuvo lugar la comida o evento, y los nombres de las personas presentes en la comida o evento, junto con sus cargos y afiliación a la universidad/empresa.
2. Los viajes relacionados con la universidad y las inscripciones a conferencias pueden pagarse con una tarjeta de compra con la(s) debida(s) aprobación(es). Si el empleado utiliza su tarjeta de crédito, no se le reembolsará antes del viaje o evento.
   
   1. Si el viajero no desea utilizar sus fondos, puede ponerse en contacto con su gerente/supervisor para usar su tarjeta de compras de la universidad o comunicarse con el departamento de compras para consultar sobre el uso de tarjetas de compras para arreglos de viaje y costos de inscripción.
      Póngase en contacto con el departamento de compras para obtener información sobre proveedores que incluyan una agencia de viajes autorizada.

V. Tarjetas regalo y sorteos:

1. Las tarjetas regalo y los regalos pueden adquirirse con una tarjeta de compra enviando una solicitud al departamento de Compras.
   
   1. Se deberá enviar un correo electrónico al departamento de Compras explicando la solicitud, y dicho departamento determinará el mejor método para adquirir las tarjetas.
      Si el método utiliza nuestro proveedor preferido, se le pedirá al solicitante que cree una solicitud de acuerdo con el Procedimiento Administrativo 2.401 .
      
      1. Si no se puede utilizar el proveedor preferido, el departamento solicitante debe completar el Formulario de Emisión de Tarjetas de Regalo (incluida la firma del destinatario) y enviarlo al Departamento de Compras. El Departamento de Compras realizará la compra para el departamento mediante una tarjeta de compra específica para tarjetas de regalo. No se permiten tarjetas de regalo con cargos o fechas de vencimiento. Envíe una copia firmada de cada tarjeta de regalo física y los detalles de la compra original (número de orden de compra) a Purchasing@elgin.edu .
      2. Las tarjetas de regalo no deben solicitarse con más de un mes de antelación. Deben distribuirse dentro de los 30 días posteriores a su recepción. Todas las tarjetas adquiridas durante el año fiscal deben entregarse antes del cierre del ejercicio fiscal o del año de la subvención. Se debe realizar un inventario periódico de las tarjetas de regalo disponibles. Para garantizar la seguridad de las tarjetas de regalo adquiridas, deben guardarse en un cajón o caja fuerte con llave. 
   2. Los regalos deben obtenerse a través del departamento de marketing y comunicaciones de la universidad.

VI. Gastos no autorizados:

1. La tarjeta no podrá utilizarse para:
   
   1. Viajes de empleados/representantes del colegio que no se realicen por asuntos del colegio.
   2. Viajes de no empleados que no se realicen por asuntos de la universidad.
   3. Comidas y/o transporte no profesionales.
   4. Reembolso por la compra de bebidas alcohólicas.
   5. Los gastos personales, incluidos, entre otros, las propinas para los maleteros, el servicio de aparcacoches, el botones, el servicio de limpieza, las actividades recreativas o de entretenimiento, no se consideran relacionados con la universidad; tampoco se incluyen el seguro de viaje, las películas en la habitación, el minibar, las cajas fuertes de la habitación, los regalos, los recuerdos ni las compras personales.
   6. Entre los gastos que son inherentemente de carácter personal se incluyen el cuidado de los niños, las residencias caninas, la ropa y los artículos de aseo personal y otros artículos diversos.
   7. Afiliaciones a clubes, incluidos los de líneas aéreas, automóviles, almacenes de descuento, etc.
   8. Robo o pérdida de efectos personales o dinero.
   9. Regalos a particulares en lugar de pagos por alojamiento.
   10. El coste de las reparaciones de los vehículos personales, independientemente de que los costes se deriven del viaje de negocios o de actos del viajero o de otra persona.
   11. Equipos usados sin autorización previa del departamento de compras.
   12. Para eventos sociales, por ejemplo, nuevos empleados, cumpleaños, jubilaciones*, eventos especiales como baby showers y despedidas de soltera, y graduaciones*.
       *Nota: La universidad organiza una fiesta de jubilación para todos los empleados que se jubilan dos veces al año y celebra la ceremonia de graduación dos veces al año.
   13. Tarjetas de felicitación, tarjetas navideñas y flores para empleados en casos de funerales, celebraciones, etc., a cargo de cada departamento. La oficina del rector se encargará de adquirir las flores apropiadas para el duelo y las tarjetas navideñas y de cumpleaños. Quienes deseen enviar tarjetas navideñas deberán contactar con el departamento de marketing de la universidad.
   14. Gastos no documentados.
   15. Los elementos adicionales pueden no figurar en esta lista. Consulte el Procedimiento Administrativo 2.601.
   16. Afiliaciones institucionales, salvo autorización previa del Presidente.
   17. Gastos de crecimiento/desarrollo profesional según lo documentado en el Procedimiento Administrativo 5.206 Desarrollo Profesional y los convenios colectivos.
   18. El equipamiento y el mobiliario incluyen, entre otros, mobiliario, cámaras, ordenadores, software relacionado y dispositivos periféricos, ordenadores portátiles, iPads, Kindles u otras formas de libros electrónicos, impresoras y compras de bienes de equipo.
   19. Esta lista no incluye todos los supuestos. Si un artículo no figura explícitamente en la lista, el empleado debe solicitar aclaración y aprobación a Compras; de lo contrario, puede ser responsable del pago.

VII. Conformidad

1. El uso de la tarjeta de compras y el control del cumplimiento normativo de la universidad se basan en un sistema de "tres avisos". Los avisos se registran en el departamento de Compras.
   
   1. Primera infracción: el titular recibe un recordatorio por escrito.
   2. Segunda infracción - El titular recibe una advertencia por escrito, con copia al supervisor del titular.
   3. Tercera infracción: suspensión de la tarjeta de compra durante tres meses.
2. La universidad puede cancelar cualquier tarjeta de compra si se detecta abuso o fraude, lo que conlleva la pérdida de los privilegios de compra del titular. Los casos de fraude pueden dar lugar a medidas disciplinarias, incluyendo el despido.
3. POLÍTICA DE TRES HUELGAS:
   
   1. Cualquier titular de tarjeta que no concilie y entregue sus estados de cuenta aprobados al departamento de Compras dentro de los treinta (30) días hábiles posteriores a la fecha del estado de cuenta recibirá su primera advertencia en forma de recordatorio por escrito con una copia enviada a su supervisor.
   2. Si la conciliación no se completa dentro de los sesenta (60) días de la fecha del estado de cuenta, se emitirá una segunda advertencia por escrito con una copia enviada a su supervisor.
   3. Si la conciliación no se completa en un plazo de noventa (90) días a partir de la fecha del extracto, toda la actividad de la tarjeta se suspenderá durante tres meses. Las suspensiones se eliminarán transcurridos tres meses y una vez que se hayan completado todas las conciliaciones atrasadas.
   4. El incumplimiento continuado de la conciliación de la tarjeta de compra puede dar lugar a la cancelación de la tarjeta.

VIII. Conciliación

1. El titular de la tarjeta debe revisar todas las transacciones en línea e ingresar el código de presupuesto que se le cobrará, junto con una breve pero relevante descripción del gasto.
2. El jefe del empleado también debe conectarse y aprobar la(s) transacción(es).
   
   • Si el aprobador considera que se realizó un cargo personal por error en la tarjeta ECC, deberá solicitar al empleado que pida a la empresa la anulación de la transacción y que proporcione una tarjeta personal para dicha transacción. Deberá devolver los artículos incorrectos para obtener un reembolso por la transacción. El empleado recibirá una sanción en la sección VII de Cumplimiento de este procedimiento y deberá reembolsar a la universidad el importe de la compra indebida.
   • Si el aprobador considera que una transacción se realizó por error, de acuerdo con la Sección V (Gastos no autorizados), deberá colaborar con el empleado para corregir el problema. Si el problema persiste, el empleado recibirá una sanción disciplinaria según la Sección VII (Cumplimiento).
3. Al finalizar cada ciclo de facturación, el día 4 de cada mes, se deben conservar los recibos originales detallados y presentarlos junto con el estado de cuenta mensual para su aprobación por el supervisor correspondiente. Los recibos deben adjuntarse al estado de cuenta en el orden indicado. Los recibos pequeños deben pegarse con cinta adhesiva a una hoja de papel de 21,5 cm x 28 cm (8 1/2" x 11"). Una vez que el titular de la tarjeta y su supervisor firmen y fechen el estado de cuenta, este se enviará al departamento de compras.
4. Todos los recibos de compras en línea deben incluir la fecha de compra, la información del vendedor, la descripción del artículo comprado, el costo y el método de pago.
5. Todas las conferencias, eventos, actividades de integración de equipos o retiros deben incluir el programa con la declaración de conciliación. (Nota: Los viajes fuera del estado y las actividades de integración de equipos deben contar con la aprobación previa del Departamento de Compras y del miembro del gabinete correspondiente antes del evento).
6. Los itinerarios de viaje que no incluyan un método de pago no se aceptan como recibos. El titular de la tarjeta debe contactar al proveedor o agencia de viajes para obtener un recibo detallado.
7. Los recibos del hotel deben mostrar todos los artículos facturados a la habitación del hotel.

IX. Revisiones

1. El departamento de compras revisa mensualmente los estados de cuenta de la tarjeta de crédito corporativa y puede contactar al supervisor que aprobó la compra para aclarar cualquier discrepancia. Si la revisión detecta algún incumplimiento, se envía una notificación al titular de la tarjeta y al aprobador, quien dispone de treinta (30) días para responder y corregir cualquier elemento que no cumpla con los requisitos.
2. La oficina de Negocios y Finanzas realizará auditorías periódicas de las actividades con tarjetas de compra y del registro de datos para garantizar el cumplimiento del programa de Tarjetas de Compra.

X. Aumento de la línea de crédito o del límite de compra individual.

1. Los titulares de tarjetas que necesiten crédito temporal adicional pueden solicitar un aumento del límite de crédito a través de su supervisor. Si se aprueba, el supervisor enviará la aprobación al responsable de tarjetas de compra, detallando el importe del aumento, el motivo y la duración de su vigencia.
2. Los titulares de tarjetas que soliciten un aumento temporal de una sola compra deben seguir las instrucciones anteriores.

XI. Recertificación del titular de la tarjeta

1. Compras revisa cada año los límites de gasto de los titulares de tarjetas para garantizar que el uso real se ajusta al límite.
2. Si el uso es coherente con el límite de gasto, el límite de la tarjeta no cambiará.
3. Si el uso no se ajusta al límite de gasto, se recomendará disminuir o aumentar dicho límite, o bien cancelar la tarjeta. Si el departamento no está de acuerdo con la recomendación, podrá presentar una apelación. La apelación deberá ser por escrito y justificar por qué no se debe reducir, aumentar o cancelar el límite de la tarjeta. El Vicepresidente de Negocios y Finanzas tendrá la facultad de revisar la apelación y recomendarla al Presidente.

XII. Política de tarjetas perdidas y robadas

1. Todos los usuarios son responsables de sus tarjetas y deben guardarlas en un lugar seguro y bajo llave.
2. Los titulares deben estar familiarizados con la política de tarjetas perdidas y robadas de la Guía del titular de tarjetas comerciales y seguir el procedimiento en caso de pérdida o robo de una tarjeta.
3. El titular de la tarjeta debe notificar al banco (JP Morgan Chase) si la pierde o se la roban. El número gratuito para contactar con ellos se encuentra en la página web de JP Morgan, en el portal de empleados de la universidad y en el reverso de la tarjeta. El titular debe notificar al departamento de compras lo antes posible.
4. Si un titular sospecha que su tarjeta ha sido comprometida, debe ponerse en contacto inmediatamente con JP Morgan Chase utilizando el número 800 que figura en el reverso de la tarjeta y ponerse en contacto con compras lo antes posible.
5. Si JP Morgan Chase sospecha que la tarjeta ha sido comprometida, un representante del banco se pondrá en contacto con el titular y la cancelará. El titular deberá notificar al departamento de compras lo antes posible.

XIII. Cese, dimisión o jubilación de empleados

1. En caso de dimisión o cese, jubilación o traslado a un nuevo departamento del titular de la tarjeta, el supervisor es responsable de obtener la devolución de la tarjeta de compra y de devolverla a Compras.

XIV. Formación sobre el programa de tarjetas de compra

1. Todos los titulares de tarjetas deben asistir a una sesión de formación sobre los aspectos básicos del programa impartida por el departamento de compras. Se trata de sesiones de formación individuales programadas antes de la distribución de las tarjetas.
2. La formación de reciclaje está disponible en cualquier momento a petición del titular de la tarjeta.
3. Si el titular tiene problemas para utilizar su tarjeta en cualquier momento, debe ponerse en contacto en primer lugar con el servicio de atención al cliente del banco llamando al número 800 que figura en el reverso de la tarjeta. Si el problema no puede resolverse a través del banco, el titular debe ponerse en contacto con el departamento de compras.
4. La tarjeta de compras está sujeta a un acuerdo de pago corporativo. La universidad abonará el saldo total de la cuenta cada mes. Los departamentos son responsables de garantizar que sus presupuestos siempre cuenten con fondos suficientes para cubrir los gastos de la tarjeta.

Esta política se revisó por última vez el 04/07/2025.