Programa de tarjetas de compra

Procedimiento administrativo 2.404

Procedimientos administrativos conexos

El Manual de Servicios Empresariales y todos los formularios indicados en el siguiente procedimiento se pueden encontrar en my.Elgin.edu, la intranet para empleados de Elgin Community College, bajo Servicios Empresariales.

I. General

  1. El programa de tarjeta de compras de la universidad (p-card) está diseñado para ejecutar compras rutinarias, de bajo valor en dólares y en línea. La tarjeta de compra no sustituirá al proceso de compra descrito en el Procedimiento Administrativo 2.401. El uso de la tarjeta facilita la adquisición de materiales y suministros urgentes y reduce los costes generales de procesamiento. El programa descentraliza la responsabilidad de las compras y las aprobaciones al nivel de departamento. La autoridad de aprobación final de todos los artículos adquiridos sigue correspondiendo al Departamento de Compras.
  2. Todos los fondos de la universidad, independientemente de su origen, se consideran fondos públicos, y los gastos deben 1) seguir las políticas de la universidad y del estado, 2) ser razonables y necesarios, y 3) formar parte de una función empresarial de buena fe de la universidad.
  3. La tarjeta no se utilizará para compras personales, anticipos en efectivo, mobiliario, ordenadores, tabletas o dispositivos móviles, teléfonos móviles, impresoras o compras de bienes de equipo. Las compras para conferencias o eventos, ejercicios de formación de equipos o retiros deben incluir una copia de la agenda con la conciliación del extracto.
  4. La tarjeta de compra no se utilizará para fraccionar pedidos con un valor en dólares superior a 5.000 dólares. Se supervisa el uso de la tarjeta comercial, y el uso indebido o fraudulento de la tarjeta puede dar lugar a responsabilidad personal, enjuiciamiento y medidas disciplinarias que pueden llegar hasta el despido de la universidad. Las infracciones de la política también incluyen el incumplimiento de la conciliación mensual, la devolución de la tarjeta cuando se reasigna o se rescinde, o cuando se solicita y/o no se presenta la documentación adecuada para las compras. Cada solicitud de tarjeta requiere la aprobación del Vicepresidente de Negocios y Finanzas, del Vicepresidente de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil o del Presidente de la universidad. El programa exige el estricto cumplimiento de todas las políticas de la Guía del Titular de la Tarjeta Comercial, el Procedimiento Administrativo 2.401 y los procedimientos de compra descritos en el Manual de Servicios Empresariales por parte de todos los titulares de tarjetas y responsables de presupuestos. Los empleados deben revisar las políticas y procedimientos antes de recibir una tarjeta de compras, asistir a una sesión de orientación y firmar un formulario de reconocimiento.
  5. La tarjeta de compra está sujeta a un acuerdo de pago corporativo. La universidad pagará los saldos de las cuentas en su totalidad cada mes.

II. Procedimiento para obtener una tarjeta de compra

  1. Las tarjetas se expiden a los empleados de la universidad que solicitan con frecuencia materiales y suministros para apoyar a sus departamentos y a los empleados de la universidad que realizan con regularidad actividades fuera del campus y viajes por motivos de trabajo.
  2. Las solicitudes deben realizarse completando el formulario «Acuerdo del titular de la tarjeta comercial » que se encuentra en el portal para empleados de la universidad, en la sección «Formularios/Servicios empresariales». El formulario completado debe enviarse al departamento de compras para su aprobación final por parte del vicepresidente o el presidente.

III. Política de uso

  1. El titular de la tarjeta compromete fondos de la universidad cada vez que utiliza la tarjeta de compra. El titular de la tarjeta es responsable de garantizar que todas las transacciones que se realicen con la tarjeta se lleven a cabo con buen criterio financiero y normativo.
  2. Cada tarjeta tendrá un límite en el número de transacciones por día y por mes, el valor en dólares de la transacción y el límite de crédito total por facturación Los límites se determinarán en el momento de la solicitud en función de la actividad de compra prevista.
  3. Cada tarjeta está limitada a compras para un departamento/división específico.
  4. Todas las compras deben imputarse al código presupuestario apropiado y activo que disponga de fondos.
  5. Si se requiere una transferencia presupuestaria, la solicitud de transferencia presupuestaria debe hacerse al departamento de contabilidad antes de realizar el pedido.
  6. El titular de la tarjeta es responsable de garantizar la recepción de las mercancías y de resolver cualquier discrepancia o mercancía dañada El departamento de recepción de la universidad debe ser notificado por correo electrónico de los pedidos que se envían a la universidad. La notificación por correo electrónico debe incluir la descripción del pedido por parte del proveedor, la cantidad y la fecha de entrega prevista. Los envíos que no incluyan órdenes de compra o notificaciones por correo electrónico podrán ser rechazados.
  7. La tarjeta de compra no debe prestarse en ningún caso. Sólo la persona cuyo nombre figura en la tarjeta puede utilizarla; no obstante, el Director / Supervisor del departamento puede utilizar su tarjeta para organizar viajes e inscripciones a conferencias para el personal de su departamento.
  8. Si el titular de la tarjeta es rechazado en el punto de venta por cualquier motivo, deberá ponerse en contacto con Compras. Se hará todo lo posible para determinar por qué se ha rechazado la transacción. Si el problema persiste, puede ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente de JP Morgan Chase.
  9. Si se cobra un impuesto sobre las ventas, el titular de la tarjeta deberá inmediatamente ponerse en contacto con el proveedor para que la dirección ventas impuesto sobre las ventas sobre las ventas anulado. El titular de la tarjeta es responsable de informar al proveedor de la universidad exento de impuestos de la universidad y proporcionando el número de exención fiscal. En caso de que caso ventas impuesto sobre las ventas es no se anule/elimine el titular de la tarjeta se reembolsará a al Colegio por los impuestos cobrados. El número está a disposición del usuario previa solicitud al departamento de compras. La única excepción a esta norma son los impuestos cobrados durante un viaje, incluidos el hotel y las comidas.

IV. Política de viajes e inscripción en conferencias

  1. Deben seguirse todas las políticas de viajes y gastos relacionados con la empresa de los empleados, incluyendo, pero sin limitarse a, la naturaleza empresarial de la comida o evento, el nombre y la ubicación donde tuvo lugar la comida o evento, y los nombres de las personas presentes en la comida o evento, junto con sus cargos y afiliación a la universidad/empresa.
  2. Los viajes relacionados con la universidad y las inscripciones a conferencias pueden pagarse con una tarjeta de compra con la(s) debida(s) aprobación(es). Si el empleado utiliza su tarjeta de crédito, no se le reembolsará antes del viaje o evento.
    1. Si el viajero no desea utilizar sus fondos, puede ponerse en contacto con su gerente/supervisor para utilizar su tarjeta de compra de la universidad o ponerse en contacto con compras para informarse sobre el uso de tarjetas de compra para los preparativos del viaje y los gastos de inscripción.

Póngase en contacto con el departamento de compras para obtener información del proveedor con respecto a una agencia de viajes aprobada.

V. Tarjetas regalo y sorteos:

  1. Las tarjetas regalo y los regalos pueden adquirirse con una tarjeta de compra enviando una solicitud al departamento de Compras.
    1. Deberá enviarse a Compras un correo electrónico explicando la solicitud, y Compras determinará el mejor método para adquirir las tarjetas. Si el método utiliza nuestro proveedor preferido, se pedirá al solicitante que cree una solicitud siguiendo el Procedimiento Administrativo 2.401.
      1. Si no se puede utilizar el proveedor preferido, el departamento solicitante deberá cumplimentar el Formulario de Cumplimentación de Tarjeta Regalo - DOC (incluyendo la firma de los destinatarios) y enviarlo a Compras. Compras realizará la compra para el departamento a través de una tarjeta de compras dedicada a la compra de tarjetas regalo. No se permiten tarjetas regalo con cuotas o fechas de caducidad. Entregue una copia firmada de cada tarjeta regalo física y los detalles de la compra original (PO# o Order#) a Purchasing@elgin.edu.
      2. Las tarjetas regalo no deben pedirse con más de un mes de antelación. Deben distribuirse en los 30 días siguientes a su recepción. Todas las tarjetas adquiridas durante el ejercicio fiscal deben desembolsarse antes del cierre del ejercicio fiscal o de la subvención. Debe realizarse un inventario periódico de las tarjetas regalo disponibles. Para mantener la seguridad de las tarjetas regalo adquiridas, deben guardarse en un cajón cerrado con llave o en una caja fuerte.
    2. Los regalos deben obtenerse a través del departamento de marketing y comunicaciones de la universidad.

VI. Gastos no autorizados:

  1. La tarjeta no podrá utilizarse para:
    1. Viajes de empleados/representantes del colegio que no se realicen por asuntos del colegio.
    2. Viajes de no empleados que no se realicen por asuntos de la universidad.
    3. Comidas y/o transporte no profesionales.
    4. Reembolso por la compra de bebidas alcohólicas.
    5. Gastos personales, incluidos, entre otros, propinas a los encargados del equipaje, servicio de aparcacoches, botones, ama de llaves, actividades recreativas o de ocio no consideradas relacionadas con la universidad, seguro de viaje, películas en la habitación, minibar, caja fuerte de la habitación, regalos, recuerdos y compras personales.
    6. Entre los gastos de carácter personal figuran la guardería, la residencia canina, la ropa y los artículos de aseo personal.
    7. Afiliaciones a clubes, incluidos los de líneas aéreas, automóviles, almacenes de descuento, etc.
    8. Robo o pérdida de efectos personales o dinero.
    9. Regalos a particulares en lugar de pagos por alojamiento.
    10. El coste de las reparaciones de los vehículos personales, independientemente de que los costes se deriven del viaje de negocios o de actos del viajero o de otra persona.
    11. Equipos usados sin autorización previa del departamento de compras.
    12. Para acontecimientos sociales, por ejemplo, nuevos empleados, cumpleaños, jubilaciones*, acontecimientos especiales como baby showers y bodas, y graduaciones*.*Nota: La universidad ofrece una fiesta de jubilación dos veces al año para los empleados que se jubilan y organiza convocatorias y graduaciones dos veces al año.
    13. Tarjetas de felicitación, tarjetas de vacaciones y flores para los empleados con motivo de funerales, celebraciones, etc., a cargo de un departamento. La oficina del presidente del colegio comprará las flores de luto apropiadas, así como las tarjetas de vacaciones y cumpleaños. Quien desee enviar tarjetas navideñas deberá dirigirse al departamento de marketing del colegio.
    14. Gastos no documentados.
    15. Los elementos adicionales pueden no figurar en esta lista. Consulte el Procedimiento Administrativo 2.601.
    16. Afiliaciones institucionales, salvo autorización previa del Presidente.
    17. Gastos de crecimiento/desarrollo profesional según lo documentado en el Procedimiento Administrativo 5.206 Desarrollo Profesional y los convenios colectivos.
    18. El equipamiento y el mobiliario incluyen, entre otros, mobiliario, cámaras, ordenadores, software relacionado y dispositivos periféricos, ordenadores portátiles, iPads, Kindles u otras formas de libros electrónicos, impresoras y compras de bienes de equipo.
    19. Esta lista no incluye todos los supuestos. Si un artículo no figura explícitamente en la lista, el empleado debe solicitar aclaración y aprobación a Compras; de lo contrario, puede ser responsable del pago. 

VII. Conformidad

A. El uso de las tarjetas de compra de la universidad y la supervisión del cumplimiento se basan en un sistema de «tres avisos». Los avisos se registran en Compras.

    1. Primera infracción: el titular recibe una notificación por escrito
    2. Segunda infracción - El titular recibe una advertencia por escrito, con copia al supervisor del titular.
    3. Tercer strike - La tarjeta de compra se suspende durante tres

B. La universidad puede cancelar cualquier tarjeta de compra cuando se haya detectado abuso o fraude, lo que conlleva la pérdida de la tarjeta de compra por parte del titular. Los casos de fraude pueden dar lugar a medidas disciplinarias que pueden llegar al despido del empleado.

C. POLÍTICA DE TRES HUELGAS:

    1. Todo titular de tarjeta que no concilie y entregue sus extractos aprobados a compras en un plazo de treinta (30) días laborables a partir de la fecha del extracto recibirá su primer strike en forma de recordatorio por escrito con copia a su Supervisor.
    2. Si la conciliación no se completa en un plazo de sesenta (60) días a partir de la fecha del estado de cuenta, se emitirá una segunda huelga como advertencia por escrito con copia enviada a su Supervisor.
    3. Si la conciliación no se completa en un plazo de noventa (90) días a partir de la fecha del extracto, toda la actividad de la tarjeta se suspenderá durante tres meses. Las suspensiones se eliminarán transcurridos tres meses y una vez que se hayan completado todas las conciliaciones atrasadas.
    4. El incumplimiento continuado de la conciliación de la tarjeta de compra puede dar lugar a la cancelación de la tarjeta. 

VIII. Conciliación

A. El titular de la tarjeta debe revisar todas las transacciones en línea e introducir el código presupuestario a cargar junto con una breve pero pertinente descripción del gasto.

B. El jefe del empleado también debe conectarse a Internet y aprobar la(s) transacción(es).

    • Si el responsable de la aprobación cree que se ha hecho un cargo personal por error en la tarjeta ECC, debe pedir al empleado que solicite a la empresa la anulación de la transacción y que le proporcione una tarjeta individual para la transacción. Devuelva los artículos indebidos para obtener un abono por la transacción. El empleado deberá recibir una sanción de acuerdo con la sección VII Cumplimiento de este procedimiento y reembolsar al Colegio la compra indebida.
    • Si el aprobador considera que una transacción se ha realizado por error, de acuerdo con la Sección V Gastos no autorizados, deberá trabajar con el empleado para corregir el problema. Si el problema persiste, el empleado será sancionado de acuerdo con la Sección VII Cumplimiento.

C. Una vez finalizado cada ciclo de facturación, el día 4 de cada mes, se conservarán los recibos originales detallados y se presentarán junto con el extracto mensual para su aprobación por el Supervisor correspondiente. Los recibos se adjuntarán al extracto en el orden que se indica en el cuadro. Los recibos más pequeños se pegarán con cinta adhesiva a una hoja de papel de 8-1/2" x 11". Una vez firmado y fechado el extracto por el titular de la tarjeta y su supervisor, el extracto mensual aprobado se enviará a Compras.

D. Todos los recibos de compras en línea deben incluir la fecha de compra, la información del vendedor, la descripción del artículo comprado, el coste y la forma de pago.

E. Todas las conferencias, eventos, ejercicios de formación de equipos o retiros deben incluir la agenda del programa con la declaración (Nota: Los viajes fuera del estado y los ejercicios de formación de equipos deben contar con la aprobación previa de Compras y del miembro del gabinete correspondiente antes del evento).

F. Los itinerarios de viaje que no incluyan un método de pago no se aceptarán como recibos. El titular de la tarjeta deberá ponerse en contacto con el proveedor/la agencia de viajes y obtener un recibo detallado.

G. Los recibos del hotel deben mostrar todos los artículos facturados al hotel

IX. Revisiones

  1. Compras revisa mensualmente los extractos de las tarjetas p y puede ponerse en contacto con el supervisor que las aprobó para aclarar la compra o compras. Si en la revisión se detecta algún incumplimiento, se envía una notificación al titular de la tarjeta y al responsable de la aprobación, y en ese momento el titular de la tarjeta dispone de treinta (30) días para responder y corregir cualquier elemento no conforme.
  2. La Oficina Comercial y Financiera llevará a cabo auditorías periódicas de las actividades y los registros de las tarjetas de compra para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tarjetas de compra.

X. Aumento de la línea de crédito o del límite de compra única

  1. Los titulares de tarjetas que soliciten un crédito adicional temporal pueden solicitar un aumento del límite de crédito a través de su Supervisor. Si se aprueba, el Supervisor enviará su aprobación al responsable de la tarjeta de compras detallando cuánto se va a aumentar, por qué se necesita el aumento y durante cuánto tiempo estará en vigor.
  2. Los titulares de tarjetas que soliciten un aumento temporal de una sola compra deben seguir las instrucciones anteriores.

XI. Recertificación del titular de la tarjeta

  1. Compras revisa cada año los límites de gasto de los titulares de tarjetas para garantizar que el uso real se ajusta al límite.
  2. Si el uso es coherente con el límite de gasto, el límite de la tarjeta no cambiará.
  3. Si el uso no es coherente con el límite de gasto, la recomendación será reducir o aumentar el límite de la tarjeta o cancelar el Si el departamento no está de acuerdo con la recomendación, tiene la posibilidad de apelar. El recurso deberá presentarse por escrito y justificar por qué no se debe reducir, aumentar o cancelar el límite de la tarjeta. El Vicepresidente de Administración y Finanzas estará facultado para examinar el recurso y formular una recomendación al Presidente.

XII. Política de tarjetas perdidas y robadas

  1. Todos los usuarios son responsables de sus tarjetas y deben guardarlas en un lugar seguro y bajo llave.
  2. Los titulares deben estar familiarizados con la política de tarjetas perdidas y robadas de la Guía del titular de tarjetas comerciales y seguir el procedimiento en caso de pérdida o robo de una tarjeta.
  3. El titular de la tarjeta debe notificar al banco (JP Morgan Chase) la pérdida o el robo de la tarjeta. El número 800 para llamar se encuentra en la página web de JP Morgan, en el portal del empleado de la universidad y en el reverso de la tarjeta. El titular de la tarjeta debe notificarlo a compras lo antes posible.
  4. Si un titular sospecha que su tarjeta ha sido comprometida, debe ponerse en contacto inmediatamente con JP Morgan Chase utilizando el número 800 que figura en el reverso de la tarjeta y ponerse en contacto con compras lo antes posible.
  5. Si JP Morgan Chase sospecha que la tarjeta ha sido comprometida, un representante del banco se pondrá en contacto con el titular y cancelará la tarjeta. A continuación, el titular deberá notificarlo a compras lo antes posible.

XIII. Cese, dimisión o jubilación de empleados

  1. En caso de dimisión o cese, jubilación o traslado a un nuevo departamento del titular de la tarjeta, el supervisor es responsable de obtener la devolución de la tarjeta de compra y de devolverla a Compras.

XIV. Formación sobre el programa de tarjetas de compra

  1. Todos los titulares de tarjetas deben asistir a una sesión de formación sobre los aspectos básicos del programa impartida por el departamento de compras. Se trata de sesiones de formación individuales programadas antes de la distribución de las tarjetas.
  2. La formación de reciclaje está disponible en cualquier momento a petición del titular de la tarjeta.
  3. Si el titular tiene problemas para utilizar su tarjeta en cualquier momento, debe ponerse en contacto en primer lugar con el servicio de atención al cliente del banco llamando al número 800 que figura en el reverso de la tarjeta. Si el problema no puede resolverse a través del banco, el titular debe ponerse en contacto con el departamento de compras.
  4. La tarjeta de compras está bajo un pago corporativo Los saldos de las cuentas serán pagados en su totalidad cada mes por la universidad. Los departamentos son responsables de garantizar que las cuentas presupuestarias dispongan en todo momento de fondos suficientes para cubrir los gastos de su tarjeta.

Esta política se revisó por última vez el 04/07/2025.

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