Compras

Procedimiento administrativo 2.401

Procedimientos administrativos conexos

El Manual de Servicios Empresariales y todos los formularios indicados en el procedimiento pueden encontrarse en el portal del empleado de Elgin Community College, en Servicios Empresariales.

I. General

  1. Elgin Community College adjudicará todos los contratos de acuerdo con la Ley de Colegios Públicos de Illinois (110 ILCS 805/3-27.1). Este procedimiento estará en conformidad con la Ley arriba mencionada, pero en la medida en que exista alguna inconsistencia, la Ley de Colegios Comunitarios Públicos de Illinois (110 ILCS 805/3-27-1) reemplazará este Procedimiento Administrativo 2.401.
  2. Todos los fondos de la universidad, independientemente de su origen, se consideran fondos públicos, y los gastos deben 1) ajustarse a las políticas de la universidad y del Estado, 2) ser razonables y necesarios, y 3) formar parte de una función empresarial de buena fe de la universidad.
  3. Dentro del departamento de servicios empresariales de Elgin Community College se encuentra la agencia central de compras de la institución, la cual tiene autoridad exclusiva para adquirir servicios, suministros, materiales y equipos, y obligar a la universidad mediante contratos, en cumplimiento con las leyes federales, estatales y locales, así como con las políticas y procedimientos de la universidad. Se requiere una orden de compra (PO/BPO) antes de que se presten o soliciten bienes o servicios. Cualquier persona que solicite bienes o servicios en nombre de la universidad sin una orden de compra aprobada podrá ser considerada personalmente responsable del pago de dicha compra.
  4. Dado que el Departamento de Compras es responsable de obtener el máximo valor por cada dólar gastado, el responsable de compras de la facultad puede iniciar el proceso de solicitud de propuestas para cualquier compra, independientemente del valor o del tipo de producto.
  5. Gestión universitaria La Dirección La Oficina de Servicios Empresariales y Compras podrá establecer acuerdos de compra cooperativa con otras entidades públicas y con el Departamento de Servicios de Gestión Central del Estado de Illinois, de conformidad con el párrafo 3-27.2, Compras Conjuntas, de la Ley de Colegios Comunitarios Públicos de Illinois. El secretario de la Junta está autorizado a firmar la resolución correspondiente para estos acuerdos.
  6. El tesorero de la junta directiva elaborará una lista completa de los proveedores a quienes la universidad les compró bienes o servicios por un valor de $10,000 o más durante el año fiscal anterior. Dicha lista se presentará al público en la reunión ordinaria de la junta directiva que se celebrará en agosto. 

II. Gastos no autorizados

Esta lista no incluye todos los supuestos. Si un artículo no aparece específicamente en la lista, es responsabilidad del empleado solicitar aclaraciones y la aprobación de compras; de lo contrario, puede ser responsable del pago.

  1. Las compras NO permitidas incluyen:
    1. Viajes de empleados/representantes del colegio que no se realicen por asuntos del colegio.
    2. Viajes de no empleados que no se realicen por asuntos del colegio. Los familiares no están autorizados a viajar en nombre de la universidad, ni se les reembolsarán los gastos.
    3. Comidas y/o transporte no profesionales.
    4. Gastos y/o reembolso por la compra de bebidas alcohólicas.
    5. Los gastos personales incluyen las propinas a los encargados del equipaje, el servicio de aparcacoches, el botones, el servicio de ama de llaves, las actividades recreativas o de ocio que no se consideren relacionadas con la universidad, el seguro de viaje, las películas en la habitación, el minibar, las cajas fuertes de las habitaciones, los regalos, los recuerdos y las compras personales.
    6. Gastos de carácter personal, como guardería, residencia canina, ropa y artículos de aseo personal.
    7. Membresías de clubes, incluyendo aerolíneas, automóviles, almacenes de descuento, etc.
    8. Robo o pérdida de efectos personales o dinero.
    9. Regalos a particulares en lugar de pagos por alojamiento.
    10. El coste de las reparaciones de los vehículos personales, independientemente de que los costes se deriven del viaje de negocios o de actos del viajero o de otra persona.
    11. Equipos usados sin la aprobación previa del Departamento de Compras.
    12. Para eventos sociales, como bienvenidas a nuevos empleados, cumpleaños, jubilaciones*, eventos especiales como baby showers y despedidas de soltera, y graduaciones*. *Nota : La universidad organiza una fiesta de jubilación para toda la comunidad universitaria dos veces al año para los empleados que se jubilan y celebra la ceremonia de graduación dos veces al año.
    13. Tarjetas de felicitación, tarjetas de vacaciones y flores para los empleados con motivo de funerales, celebraciones, etc., a cargo de un departamento. La oficina del Presidente del colegio comprará las flores de luto y las tarjetas de vacaciones y cumpleaños apropiadas. Quien desee enviar tarjetas navideñas deberá dirigirse al departamento de marketing del colegio.
    14. Gastos no documentados.
    15. Los elementos adicionales pueden no figurar en la lista Consulte el Procedimiento Administrativo 2.601.

III. Métodos de compra

R. Los bienes y servicios se pueden adquirir mediante una orden de compra, una solicitud de cheque o una tarjeta de compra. Los reembolsos a los empleados se realizan mediante una solicitud de cheque o un formulario de reclamación de gastos de viaje. Los reembolsos inferiores a 25 dólares se realizarán mediante el formulario de solicitud de caja chica que se encuentra en el portal de empleados, en Espacios/Finanzas/Formularios.

    1. Los empleados pueden usar su dinero para pagar los gastos de viaje o inscripción; sin embargo, no se les reembolsará antes del viaje o evento.

Instrucciones de compra:

B. Órdenes de compra / Órdenes de compra globales - Todas las compras utilizarán este método a menos que se excluyan específicamente a continuación.

    1. Se deberá enviar una solicitud de compra al departamento de compras a través del flujo de trabajo de Colleague para su revisión. Toda la documentación de respaldo (por ejemplo, cotizaciones, etc.) deberá enviarse al departamento de compras. Este departamento revisará y aprobará la solicitud, autorizando la adquisición de bienes y servicios en nombre de la universidad, o podrá rechazar cualquier cotización que parezca eludir estos procedimientos o que no redunde en beneficio de la universidad.
    2. Tras la aprobación, Compras emitirá una orden de compra o una orden de compra global a un proveedor aprobado.
    3. Todas las entregas de mercancía deben recibirse en el punto de recepción designado por la universidad. El personal de recepción inspeccionará la mercancía para detectar daños, verificará que coincida con la orden de compra y la registrará en el sistema de adquisiciones. Si la entrega se realiza de otra manera (por ejemplo, si un empleado recoge la mercancía de un proveedor), deberá llevarla inmediatamente, junto con su embalaje original y la lista de empaque, al departamento de recepción para su registro e inspección.
    4. Los departamentos universitarios deben remitir las facturas "aprobadas" a cuentas por pagar para su pago.

IV. Requisitos de compra:

El departamento de compras conservará la facultad de determinar si un bien o servicio cumple con los criterios para ser eximido del proceso de licitación . Cualquier desviación de los niveles de política que se detallan a continuación estará permitida durante un estado de emergencia declarado, según lo firmado por el Presidente de la Universidad, de acuerdo con el Plan de Emergencia del Campus.

Compras por un importe de hasta 4.999

  1. La solicitud, acompañada de una cotización del proveedor, debe completarse en el sistema de compras. Las solicitudes incompletas no se procesarán hasta que el departamento solicitante proporcione la información requerida.

Compras por un importe comprendido entre 5.000 y 9.999 $.

  1. Se requieren tres (3) cotizaciones por escrito. El departamento solicitante o el departamento de compras pueden obtenerlas. Las compras no deben dividirse en múltiples pedidos para evitar el proceso de cotización. Si el departamento solicitante obtiene cotizaciones, debe proporcionar especificaciones idénticas por escrito a cada proveedor y remitir todas las cotizaciones y la correspondencia del proveedor al departamento de compras para su revisión.

Compras de entre 10.000 y 25.000 dólares y/o compras de hasta 50.000 dólares exclusivamente para la construcción.

  1. El Departamento de Compras debe obtener tres (3) cotizaciones por escrito. Las compras no deben dividirse en múltiples pedidos para evitar el proceso formal de cotización. El departamento solicitante deberá completar un formulario de “ Solicitud de Equipos y Servicios ” en my.Elgin.edu en su totalidad y enviarlo a Servicios Empresariales al menos cinco (5) semanas (ocho (8) semanas para construcción) antes de la fecha en que se necesite el bien o servicio. Prevea tiempo adicional para compras más complejas. Envíe el formulario aprobado a business.services@elgin.edu .
  2. El Departamento de Compras preparará una Solicitud de Cotización (RFQ), revisará las cotizaciones y se pondrá en contacto con los proveedores.

Compras que superen los 25.000 $ (para bienes y servicios, excluida la construcción); y que superen los 50.000 $ (para la construcción).

  1. Se requieren tres (3) ofertas formales, salvo lo que se indique a continuación. Las compras no deberán dividirse en múltiples pedidos para evitar el proceso de aprobación de la junta.
  2. El departamento solicitante deberá completar el formulario de “Solicitud de Equipos y Servicios” en su totalidad y enviarlo al departamento de compras con al menos cinco (5) semanas de anticipación (ocho (8) semanas para obras de construcción) a la próxima reunión de la junta directiva. Se requerirán de dos (2) a cuatro (4) semanas adicionales para compras más complejas.
  3. Al menos 10 días antes de la fecha de apertura de las ofertas, se publicará un aviso de licitación pública en el distrito. La solicitud de ofertas se enviará a los proveedores conocidos que ofrecen los bienes o servicios solicitados.
  4. Las ofertas selladas o las ofertas abiertas virtualmente/electrónicamente a través de un proveedor autorizado serán abiertas por al menos dos (2) empleados de la universidad, incluyendo al menos un miembro del departamento de compras, en una apertura pública de ofertas en la que se deberá anunciar el contenido de las mismas. Las ofertas serán revisadas para asegurar que se cumplan las especificaciones.
  5. Los departamentos de Compras y del solicitante prepararán el Informe para la Junta Directiva para su aprobación. El departamento solicitante proporcionará al departamento de Compras un resumen del informe, que este último completará y presentará. Una vez aprobada la compra por la Junta Directiva, el departamento de Compras coordinará con el departamento solicitante para emitir la solicitud de compra. El departamento de Compras emitirá la orden de compra.

Solicitud de propuestas

  1. Siempre que sea posible, se utilizará un proceso formal de solicitud de propuestas para la contratación de servicios profesionales, contratos de consultoría u otros servicios especializados.

Aprobación del Consejo

  1. El Consejo Directivo debe aprobar las compras que superen los 25.000 dólares en bienes y servicios, y debe aprobar las compras que superen los 50.000 dólares en obras de construcción, excluyendo las compras para:
    1. Inventario de libros de texto de la librería y libros de la biblioteca y servicios en línea
    2. Alimentos perecederos para la cafetería, artes culinarias, servicios de catering, Centro de Eventos o Librería.
    3. Grupos itinerantes de artes escénicas
    4. Ponentes destacados
    5. Proveedores de seguros
    6. Proveedores de planes de jubilación
    7. Retenciones salariales
    8. Honorarios de abogados
    9. Publicidad de contratación
    10. Trabajo temporal
    11. Servicios 

Según el Código Administrativo de Illinois, Capítulo 110 del Código Escolar de Illinois, Ley de Colegios Públicos Comunitarios (110 ILCS 805/3-27.1), todos los contratos para la compra de suministros, materiales o trabajos que supongan un gasto superior a 25.000 dólares (y superior a 50.000 dólares en el caso de la construcción) se adjudicarán al licitador responsable más bajo teniendo en cuenta la conformidad con las especificaciones, las condiciones de entrega, la calidad y la capacidad de servicio; tras la debida publicidad. Las excepciones al código pueden consultarse en http://www.ilga.gov.

Formulario de solicitud de cheques

  1. Para el pago de cuotas, membresías profesionales, tarifas de asociaciones, reembolsos a empleados y otras situaciones en las que se requiera un pago y no se realice ninguna entrega, se debe enviar un formulario de solicitud de cheque al departamento de compras. El formulario de solicitud de cheque se encuentra en my.Elgin.edu, en la sección Espacios/Finanzas/Formularios.

a. El empleado que inicia la solicitud debe completar el formulario en su totalidad. 

b. Se requieren las firmas del empleado y del responsable del presupuesto. 

c. Los formularios de inscripción cumplimentados, los formularios de solicitud cumplimentados, los recibos originales, los justificantes de pago, etc., deberán adjuntarse al formulario de solicitud de cheque. 

d. El responsable del presupuesto es responsable de asegurarse de que se han cumplido todos los requisitos antes de aprobar y remitir la solicitud al departamento de Compras. 

    2. Los formularios de solicitud que no estén debidamente cumplimentados o que carezcan de la documentación adecuada serán devueltos al responsable de presupuesto para su resolución . 

Comprobar el uso de la solicitud:

  1. No Utilice el formulario de solicitud de cheque para lo siguiente:
    1. Reembolso de gastos de viaje (consulte el “ Formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje ” en my.Elgin.edu, en la sección Espacios/Finanzas/Formularios).

    2. Reembolso de matrícula y desarrollo profesional (ver Espacios/Beneficios/Formularios/Desarrollo Profesional situado en el portal del empleado).

    3. Reembolso de matrícula, desarrollo administrativo, desarrollo del personal de apoyo, gastos profesionales (profesorado)

    4. Reembolsos inferiores a $25.00 (consulte el “ Formulario de solicitud de caja chica ” en my.Elgin.edu, ubicado en Espacios/Finanzas/Formularios).

    5. Un proveedor que no acepte órdenes de compra (póngase en contacto con el departamento de compras para estudiar otros métodos de compra o proveedores antes de comprar). 

Compras de material de oficina 

  1. Los artículos de oficina para las actividades académicas de la universidad se compran a través del sitio web del proveedor autorizado. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo comprar artículos de oficina en línea, comuníquese con el Departamento de Compras o visite my.Elgin.edu.

Programa de tarjetas de compra 

  1. Véase el Procedimiento Administrativo 2.404 - Programa de tarjetas de compra

Esta política fue revisada por última vez el 18/09/2025.

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