Compras

Procedimiento administrativo 2.401

Procedimientos administrativos conexos

El Manual de Servicios Empresariales y todos los formularios indicados en el procedimiento pueden encontrarse en el portal del empleado de Elgin Community College, en Servicios Empresariales.

I. General

  1. Elgin Community College adjudicará todos los contratos de acuerdo con la Ley de Colegios Públicos de Illinois (110 ILCS 805/3-27.1). Este procedimiento estará en conformidad con la Ley arriba mencionada, pero en la medida en que exista alguna inconsistencia, la Ley de Colegios Comunitarios Públicos de Illinois (110 ILCS 805/3-27-1) reemplazará este Procedimiento Administrativo 2.401.
  2. Todos los fondos de la universidad, independientemente de su origen, se consideran fondos públicos, y los gastos deben 1) ajustarse a las políticas de la universidad y del Estado, 2) ser razonables y necesarios, y 3) formar parte de una función empresarial de buena fe de la universidad.
  3. Dentro del departamento de servicios empresariales de Elgin Community College se encuentra la agencia central de compras de la universidad, que tiene autoridad exclusiva para adquirir servicios, suministros, materiales y equipos y obligar a la universidad sobre una base contractual de conformidad con las leyes federales, estatales y locales, así como las políticas y procedimientos de la universidad. Debe existir un PO/BPO antes de que se presten o encarguen bienes o servicios. Cualquier persona que solicite bienes o servicios en nombre del colegio sin una orden de compra aprobada podrá ser considerada personalmente responsable del pago de dicha compra.
  4. Dado que el departamento de compras es responsable de obtener el máximo valor por cada dólar gastado, el responsable de compras de la universidad puede iniciar el proceso de solicitud de propuestas para cualquier compra, independientemente de su valor o del tipo de producto.
  5. La Dirección de Servicios Empresariales y Compras del colegio podrá llevar a cabo acuerdos de compra cooperativa con otras entidades públicas y con el Departamento de Servicios Centrales de Gestión del Estado de Illinois, de conformidad con el párrafo 3-27.2, Compras Conjuntas, de la Ley de Colegios Públicos de Illinois. El secretario de la junta está autorizado a firmar la resolución correspondiente para estos acuerdos.
  6. El tesorero del consejo preparará una lista completa de los proveedores a los que el colegio compró 10.000 dólares o más en bienes o servicios durante el año fiscal anterior. La lista se presentará al público en la reunión ordinaria del consejo de agosto. 

II. Gastos no autorizados

Esta lista no incluye todos los supuestos. Si un artículo no aparece específicamente en la lista, es responsabilidad del empleado solicitar aclaraciones y la aprobación de compras; de lo contrario, puede ser responsable del pago.

  1. Las compras NO permitidas incluyen:
    1. Viajes de empleados/representantes del colegio no realizados para el colegio
    2. Viajes de no empleados que no se realicen por asuntos del colegio. Los familiares no están autorizados a viajar en nombre de la universidad, ni se les reembolsarán los gastos.
    3. Comidas no profesionales y/o
    4. Gastos y/o reembolso por la compra de bebidas alcohólicas.
    5. Los gastos personales incluyen las propinas a los encargados del equipaje, el servicio de aparcacoches, el botones, el servicio de ama de llaves, las actividades recreativas o de ocio que no se consideren relacionadas con la universidad, el seguro de viaje, las películas en la habitación, el minibar, las cajas fuertes de las habitaciones, los regalos, los recuerdos y las compras personales.
    6. Gastos de carácter personal, como guardería, residencia canina, ropa y artículos de aseo personal.
    7. Afiliaciones a clubes, incluidos los de aerolíneas, automóviles y almacenes de descuento,
    8. Robo o pérdida de efectos personales o
    9. Regalos a particulares en lugar de pagos por
    10. El coste de las reparaciones de los vehículos personales, con independencia de que los costes se deriven del viaje de negocios o de actos del viajero o de otra persona.
    11. Equipos usados sin la aprobación previa de la Dirección de Compras
    12. Para acontecimientos sociales, por ejemplo, nuevos empleados, cumpleaños, jubilaciones*, acontecimientos especiales como baby showers y bodas, y graduaciones*.*Nota: La universidad ofrece una fiesta de jubilación dos veces al año para los empleados que se jubilan y organiza convocatorias y graduaciones dos veces al año.
    13. Tarjetas de felicitación, tarjetas de vacaciones y flores para los empleados con motivo de funerales, celebraciones, etc., a cargo de un departamento. La oficina del Presidente del colegio comprará las flores de luto y las tarjetas de vacaciones y cumpleaños apropiadas. Quien desee enviar tarjetas navideñas deberá dirigirse al departamento de marketing del colegio.
    14. Gastos no documentados.
    15. Los elementos adicionales pueden no figurar en la lista Consulte el Procedimiento Administrativo 2.601.

III. Métodos de compra

R. Los bienes y servicios se pueden adquirir mediante una orden de compra, una solicitud de cheque o una tarjeta de compra. Los reembolsos a los empleados se realizan mediante una solicitud de cheque o un formulario de reclamación de gastos de viaje. Los reembolsos inferiores a 25 dólares se realizarán mediante el formulario de solicitud de caja chica que se encuentra en el portal de empleados, en Espacios/Finanzas/Formularios.

    1. Los empleados pueden utilizar su dinero para pagar viajes o inscripciones; sin embargo, no se les reembolsará antes del viaje o evento.

Instrucciones de compra:

B. Órdenes de compra / Órdenes de compra globales - Todas las compras utilizarán este método a menos que se excluyan específicamente a continuación.

    1. La solicitud de compra se enviará al departamento de compras a través del flujo de trabajo de Colleague para su revisión. Todas las copias de seguridad (es decir, presupuestos, etc.) deben enviarse al departamento de compras. El departamento de compras revisa y aprueba la autorización de la adquisición de bienes y servicios en nombre de la universidad o puede rechazar cualquier presupuesto que parezca eludir estos procedimientos o que no sea en el mejor interés de la universidad.
    2. Tras la aprobación, Compras emitirá una orden de compra o una orden de compra global a un proveedor aprobado.
    3. Todas las entregas de mercancías deben recibirse a través del lugar de recepción designado por la universidad. El personal de recepción inspeccionará si hay daños, se asegurará de que la entrega coincide con la orden de compra y recibirá los bienes en el sistema de adquisiciones. Supongamos que la entrega se realiza de cualquier otra forma (es decir, un empleado recoge la mercancía de un proveedor). En ese caso, el empleado que recibe la mercancía debe llevarla inmediatamente, junto con el embalaje original y la lista de empaquetado, al departamento de recepción para su recepción e inspección.
    4. Los departamentos universitarios deben remitir las facturas "aprobadas" a cuentas por pagar para su pago.

IV. Requisitos de compra:

Compras mantendrá la autoridad para determinar si un bien o servicio cumple los criterios para estar exento del proceso de licitación. Cualquier desviación de los niveles de política a continuación se permitiría en un estado declarado de emergencia firmado por el Presidente de la Universidad por el Plan de Emergencia del Campus.

Compras por un importe de hasta 4.999

  1. La solicitud, acompañada de un presupuesto del proveedor, debe cumplimentarse en el sistema de compras. Las solicitudes incompletas no se tramitarán hasta que el departamento solicitante facilite la información.

Compras por un importe comprendido entre 5.000 y 9.999 $.

  1. Se requieren tres (3) presupuestos por escrito. El departamento solicitante o el de compras pueden obtenerlos. Las compras no se dividirán en varios pedidos para evitar el proceso de presupuesto. Si el departamento solicitante obtiene presupuestos, deberá proporcionar especificaciones idénticas por escrito a cada uno de los proveedores solicitados y remitir todos los presupuestos y la correspondencia con los proveedores al departamento de compras para su revisión.

Compras de entre 10.000 y 25.000 dólares y/o compras de hasta 50.000 dólares exclusivamente para la construcción.

  1. El departamento de compras debe obtener tres (3) presupuestos por escrito. Las compras no se separarán en varios pedidos para evitar el proceso formal de cotización.
  2. El departamento solicitante deberá completar en su totalidad el formulario «Solicitud de equipos y servicios» en my.Elgin.edu y enviarlo a los servicios comerciales al menos cinco (5) semanas (ocho (8) semanas en el caso de la construcción) antes de la fecha en que se necesite el bien o servicio. Se debe prever más tiempo para compras más complejas. Envíe el formulario aprobado a business.services@elgin.edu.
  3. El departamento de compras preparará una solicitud de presupuesto (RFQ), examinará los presupuestos y se pondrá en contacto con los proveedores.

Compras que superen los 25.000 $ (para bienes y servicios, excluida la construcción); y que superen los 50.000 $ (para la construcción).

  1. Se requieren tres (3) ofertas formales, excepto en los casos indicados Las compras no se separarán en varios pedidos para evitar el proceso de aprobación de la junta.
  2. El departamento solicitante deberá completar el formulario «Solicitud de equipos y servicios» en su totalidad y enviarlo al departamento de compras al menos cinco (5) semanas (ocho (8) semanas para obras de construcción) antes de la próxima reunión de la junta. Se requerirán entre dos (2) y cuatro (4) semanas adicionales para compras más complejas.
  3. Al menos 10 días antes de la fecha de apertura de las ofertas, se anunciará en el distrito un anuncio de licitación pública. La solicitud de oferta se remitirá a los proveedores conocidos que suministren los bienes o servicios solicitados.
  4. Las ofertas selladas o abiertas virtualmente/electrónicamente a través de un proveedor autorizado serán abiertas por al menos dos (2) empleados de la universidad, incluido al menos un miembro del departamento de compras, en una apertura pública de ofertas en la que se revisará el contenido de las ofertas para garantizar que se cumplen las especificaciones de la oferta.
  5. Los departamentos de Compras y solicitante prepararán el Informe de la Junta para la aprobación de la compra por parte de la Junta. El departamento solicitante proporcionará al departamento de compras un texto para el informe del consejo, y el departamento de compras cumplimentará y enviará el informe del consejo. Tras la aprobación de la compra por parte del consejo de administración, el departamento de compras se coordinará con el departamento solicitante para emitir la solicitud de compra. Compras emitirá la orden de compra.

Solicitud de propuestas

  1. Siempre que sea posible, se utilizará un proceso formal de solicitud de propuestas para la contratación de servicios profesionales, contratos de consultoría u otros servicios especializados.

Aprobación del Consejo

  1. El consejo de administración debe aprobar las compras que superen los 25.000 dólares en bienes y servicios y debe aprobar las compras que superen los 50.000 dólares en construcción, excluidas las compras para:
    1. Inventario de libros de texto de la librería y libros de la biblioteca y servicios en línea
    2. Alimentos perecederos para la cafetería, artes culinarias, servicios de catering, Centro de Eventos o Librería.
    3. Grupos itinerantes de artes escénicas
    4. Ponentes destacados
    5. Licencias de software y contratos de mantenimiento
    6. Proveedores de seguros
    7. Proveedores de planes de jubilación
    8. Retenciones salariales
    9. Honorarios de abogados
    10. Publicidad de contratación
    11. Trabajo temporal
    12. Servicios 

Según el Código Administrativo de Illinois, Capítulo 110 del Código Escolar de Illinois, Ley de Colegios Públicos Comunitarios (110 ILCS 805/3-27.1), todos los contratos para la compra de suministros, materiales o trabajos que supongan un gasto superior a 25.000 dólares (y superior a 50.000 dólares en el caso de la construcción) se adjudicarán al licitador responsable más bajo teniendo en cuenta la conformidad con las especificaciones, las condiciones de entrega, la calidad y la capacidad de servicio; tras la debida publicidad. Las excepciones al código pueden consultarse en http://www.ilga.gov.

Formulario de solicitud de cheques

  1. Para el pago de cuotas, afiliaciones profesionales, cuotas de asociaciones, reembolsos a empleados y otras situaciones en las que se requiera un pago y no se vaya a realizar ninguna entrega, se debe enviar un formulario de solicitud de cheque al departamento de compras. El formulario de solicitud de cheque se encuentra en el portal de empleados de la universidad, en Espacios/Finanzas/Formularios. 

a. El empleado que inicie la solicitud deberá cumplimentar el formulario en su totalidad. 

b. Se requieren las firmas del empleado y del responsable del presupuesto. 

c. Los formularios de inscripción cumplimentados, los formularios de solicitud cumplimentados, los recibos originales, los justificantes de pago, etc., deberán adjuntarse al formulario de solicitud de cheque. 

d. El responsable del presupuesto es responsable de asegurarse de que se han cumplido todos los requisitos antes de aprobar y remitir la solicitud al departamento de Compras. 

    2. Los formularios de verificación o solicitud que no se hayan completado correctamente o no tengan la documentación adecuada se devolverán al responsable del presupuesto para su resolución. 

Comprobar el uso de la solicitud:

  1. No utilice el impreso de solicitud de cheque para lo siguiente:

    1. Reembolso de gastos de viaje (véase el "Formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje" en el portal del empleado del colegio, en Espacios/Finanzas/Formularios).

    2. Reembolso de matrícula y desarrollo profesional (ver Espacios/Beneficios/Formularios/Desarrollo Profesional situado en el portal del empleado).

    3. Reembolso de matrícula, Desarrollo administrativo, Desarrollo del personal de apoyo, Gastos profesionales (profesorado)

    4. Reembolsos inferiores a 25,00 $ (consulteel «Formulario de solicitud de gastos menores»en el portal para empleados de la universidad, ubicado en Espacios/Finanzas/Formularios).

    5. Un proveedor que no acepte órdenes de compra (póngase en contacto con el departamento de compras para estudiar otros métodos de compra o proveedores antes de comprar). 

Compras de material de oficina 

  1. El material de oficina para las actividades de la universidad se adquiere a través del sitio web del proveedor autorizado. Para obtener instrucciones detalladas sobre la compra de material de oficina en línea, póngase en contacto con Compras o consulte el portal del empleado.

Programa de tarjetas de compra 

  1. Véase el Procedimiento Administrativo 2.404 - Programa de tarjetas de compra

Esta política se revisó por última vez el 04/07/2025.

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