Procedimiento para el uso del sistema de correo electrónico de la Escuela para todos

Procedimiento administrativo 3.105

Propósito 

El correo electrónico (email) de Elgin Community College está reconocido como correspondencia oficial del Colegio. Para reducir el número de correos electrónicos no esenciales enviados a todos los empleados, el acceso a la lista de distribución de correo electrónico "todos" está restringido. Los correos electrónicos que no estén directamente relacionados con las operaciones comerciales, las iniciativas de toda la institución y las prioridades estratégicas, o que no sean inmediatamente urgentes, deberán ser aprobados por el Departamento de Comunicaciones. 

El objetivo de esta política es proporcionar directrices para la distribución y el uso de los correos electrónicos "para todos" que se envían a todos los empleados. 

La lista de distribución de correo electrónico "todos" está disponible para el envío de mensajes relacionados con el intercambio oportuno de operaciones empresariales, iniciativas de toda la institución y prioridades estratégicas. En cuanto a los eventos del campus, se anima a los empleados a que los publiquen en el calendario del campus y los comuniquen con antelación a la Oficina de Comunicación para su inclusión en las distribuciones de los medios sociales y tradicionales. La mayoría de los correos electrónicos son más apropiados para las listas de distribución de los departamentos. 

Ámbito de aplicación y definiciones 

Esta política se aplica a todos los empleados de Elgin Community College. 

Acceso y aprobación 

Los siguientes empleados tienen acceso a la lista de distribución de correo electrónico "todos" y pueden enviar correos electrónicos sin aprobación previa: 

• Gabinete del Presidente 
• Miembros del Gabinete 
• Decanos de facultades 
• Gestión de emergencias 
• ECCPD 
• Instalaciones/Operaciones 
• Tecnologías de la información 
• Departamento de Comunicación 

Las peticiones de la comunidad universitaria en general que cumplan los criterios de esta política pueden solicitarse de forma individual para ser revisadas y aprobadas por el Departamento de Comunicaciones. 

Utilice 

En general, las comunicaciones por correo electrónico "para todos" son apropiadas para mensajes que 

• Estar directamente relacionados con el desarrollo de las actividades del colegio; 
• Relativas a cambios en la política de la universidad o a cuestiones urgentes; distribución de encuestas; y 
• Informar a un grupo selecto de personas (por ejemplo, profesores, personal, miembros de un departamento específico, etc.) de un anuncio o información sobre su función específica dentro de la universidad. 

Todas las comunicaciones deben cumplir la política de correo electrónico 7-104 de ECC. Además, el uso inapropiado de las comunicaciones de correo electrónico de 'todos' incluyen, pero no se limitan a: 

• Mensajes que no están en consonancia con la misión de la universidad; 
• Mensajes de carácter personal; 
• Mensajes de naturaleza comercial, con la excepción de aquellos mensajes que sean de apoyo a los asuntos de la universidad y estén aprobados por las estipulaciones definidas en esta política. 
• Los anuncios que no cumplan este criterio de urgencia y/o información crítica de la universidad, deberán distribuirse a través de otros métodos, como MyElgin y las páginas de los departamentos correspondientes, el calendario de eventos de ECC o Spartan Review. 

Para promover la eficiencia operativa institucional y la seguridad de la red, las siguientes directrices tienen por objeto evitar un impacto adverso de los servicios de correo electrónico durante las horas de trabajo: 

• Un mensaje masivo debe ser breve, autoexplicativo, claro y conciso, y sólo debe utilizarse para mensajes importantes relevantes para todos los destinatarios de la universidad. 
• Los mensajes no deben superar las 250 palabras. Para hacer referencia a información detallada, pueden incluirse enlaces a sitios web en el cuerpo del mensaje. 
• Los archivos adjuntos deben tener un tamaño limitado y ser inferiores a 2 MB. Siempre que sea posible, deben incorporarse enlaces a información en My.Elgin y elgin.edu. 
• Evite enviar mensajes frecuentes o repetidos. 
• Para evitar numerosas respuestas, asegúrese de enviar una copia oculta (CCO) a todos los destinatarios. 
• Envíe mensajes en colaboración con otras personas de la universidad para evitar redundancias. 
• Los mensajes enviados a través de las direcciones de correo electrónico del Colegio deben ser coherentes con las políticas vigentes del Colegio (Véase 7-104 Correo Electrónico.) 

Las comunicaciones de radiodifusión NO deben utilizarse con fines de publicidad comercial. Por ejemplo: 

• Publicidad comercial de comerciantes o proveedores de servicios externos a la universidad, excepto avisos de servicios y descuentos organizados para los empleados por el Departamento de Recursos Humanos. 
• Solicitudes de contribuciones, obras benéficas o participación en actividades personales no relacionadas con los fines del Colegio o no patrocinadas por éste. 
• Ofertas para empresas no universitarias gestionadas por profesores o personal universitario. 
• Encuestas o solicitudes a empleados seleccionados en función de características demográficas, como grupos seleccionados o individuos identificados como candidatos a sujetos de investigación. Las solicitudes deben pasar por el Departamento de Investigación Institucional. 
• Audiencias específicas que puedan parecer discriminatorias o constituir una violación de la intimidad. 

Entre los usos aceptables de un correo electrónico para "todo el mundo" se encuentran los avisos y anuncios seleccionados de amplio interés, utilidad o necesidad. Tales avisos y anuncios incluyen aquellos para: 

• Avisos de emergencia. 
• Interrupciones previstas en las calles, el tráfico y los aparcamientos como consecuencia de las obras 
• Difusión de los cambios, actualizaciones e interrupciones del servicio de Tecnología de la Información de ECC. 
• Actos especiales de la universidad, como celebraciones, graduaciones o convocatorias. 
• Otros anuncios o noticias que afecten directamente a la comunidad o al colegio. 

Ejecución 

El Departamento de Comunicaciones, junto con el Director de Marketing, Comunicaciones y Relaciones Gubernamentales, se reserva el derecho de aprobar la difusión de correos electrónicos que cumplan los criterios antes mencionados. Si no se aprueban, el Departamento de Comunicación ofrecerá asesoramiento y recomendaciones sobre la forma más eficaz de distribuir la información, incluido el uso de contenidos compartidos en My.Elgin, el centro de información interno del Colegio.

Esta política se revisó por última vez el 01/08/2024.