Procedimiento para las relaciones con los medios de comunicación

Procedimiento administrativo 3.907

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I. Objetivo

Proporcionar directrices claras, coherentes y éticas para interactuar con los medios de comunicación, garantizando que todas las comunicaciones reflejen los valores de integridad, transparencia y profesionalidad de Elgin Community College (ECC). Estas directrices apoyan el intercambio oportuno y preciso de información alineada con la marca que avanza la misión de ECC, promueve el éxito del estudiante, mejora los esfuerzos de reclutamiento, impulsa la recaudación de fondos, y fortalece la reputación pública del Colegio. Esta política cumple con todas las leyes locales, estatales y federales aplicables, incluyendo la Ley de Reuniones Abiertas de Illinois (OMA) y la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA).

II. Ámbito de aplicación

Este procedimiento se aplica a todos los empleados (incluidos profesores y personal administrativo), departamentos y subsidiarias que interactúan con representantes de los medios de comunicación en su capacidad oficial en nombre de la universidad. No restringe el derecho de ningún empleado, como ciudadano privado, a hablar con los medios de comunicación sobre asuntos de interés público que no estén dentro del alcance de sus funciones laborales oficiales. Los empleados que opten por hablar con los medios de comunicación a título personal pueden, pero no están obligados a, notificar a la universidad. La Dirección de Comunicaciones.

III. Definición de términos

Medios de comunicación : Incluye representantes de periódicos, revistas, boletines informativos, blogs, podcasts, televisión, radio, plataformas digitales y publicaciones estudiantiles. La universidad puede considerar como medios de comunicación a los influencers de redes sociales que cubren las actividades de ECC a efectos de esta política.

IV. Relaciones con los medios de comunicación

  1. La Dirección de Mercadeo y Comunicaciones (CMCO) se encarga de la supervisión estratégica de las relaciones con los medios de comunicación y sirve de punto de escalada para asuntos delicados o de gran impacto mediático. La Dirección de Comunicaciones gestiona las interacciones cotidianas con los medios de comunicación y la coordinación operativa.
  2. Sólo el Presidente o la persona autorizada que éste designe podrán hablar en nombre del Colegio sobre posiciones oficiales o temas delicados.
  3. Las comunicaciones internas no deben compartirse con los medios de comunicación.
  4. Si se produce una consulta urgente de los medios de comunicación fuera de horario o en fin de semana (por ejemplo, una crisis o un incidente grave), los empleados deben ponerse en contacto directamente con el CMCO a través del móvil o seguir el protocolo del Plan de Comunicación de Crisis del Colegio.
  5. Nada de lo dispuesto en esta Política tiene por objeto restringir el derecho constitucional de un empleado a expresarse sobre asuntos de interés público como ciudadano particular.

V. Protocolo de solicitud de información a los medios de comunicación en virtud de la Ley de Reuniones Públicas

Todas las reuniones de la Junta de Síndicos del Distrito 509 seguirán las normas para la asistencia de los medios de comunicación tal como se indica en la Ley de Reuniones Abiertas de Illinois (5 ILCS 120).

  1. Las notificaciones públicas se publicarán en el sitio web de ECC y físicamente en la oficina principal o en el lugar de la reunión, según sea necesario. Cualquier medio de comunicación podrá presentar una solicitud anual de notificación de todas las reuniones del Consejo al Secretario del Consejo en boardoftrustees@elgin.edu. El Secretario de la Junta mantendrá una lista actualizada de todos los medios de comunicación solicitantes y se asegurará de que reciban las notificaciones requeridas, de conformidad con[5 ILCS 120/2.02(b)].
  2. La OMA permite la grabación y la toma de fotografías por parte de los medios de comunicación o el público durante las reuniones públicas. Las personas que deseen grabar deben notificarlo al Secretario de la Junta antes de la reunión, siempre que sea posible, y las grabaciones no deben interrumpir el procedimiento. Si un testigo se opone a ser grabado, se prohibirá la grabación de ese testimonio de conformidad con la OMA.
  3. Las sesiones a puerta cerrada seguirán los requisitos de la OMA en cuanto a grabaciones literales y revisión periódica para su posible divulgación.

VI. Directrices para la participación de los medios de comunicación

A. Cuando sea contactado por los medios de comunicación:

  1. Anote el nombre, el punto de venta, el plazo y el asunto de la solicitud.
  2. Notifíquelo a La Dirección de Comunicaciones en news@elgin.edu.
  3. Si la solicitud de los medios de comunicación pide la postura oficial de la universidad, no responda directamente a menos que esté autorizado.
  4. En situaciones urgentes (por ejemplo, fuera del horario laboral o noticias de última hora) en las que una solicitud de los medios de comunicación pide la posición oficial del Colegio, los empleados deben seguir el protocolo de escalamiento designado o ponerse en contacto directamente con la oficina del CMCO si la La Dirección El departamento de Comunicaciones no está disponible.
  5. No comparta datos, registros o información confidencial de la universidad con los medios de comunicación a menos que esté autorizado a hacerlo y de conformidad con las políticas y procedimientos aplicables de la universidad.

Los empleados pueden ponerse en contacto con el Departamento de Comunicaciones para obtener ayuda con las solicitudes de entrevistas o apariciones en los medios de comunicación en las que hablen a título personal o individual.

B. Sugerencias de historias:

Envíe ideas para historias en los medios que promuevan la misión de ECC o su impacto en la comunidad a la La Dirección de Comunicaciones a través del formulario de Historia de Éxito Estudiantil.

C. Invitaciones a los medios de comunicación:

Si los empleados de ECC desean invitar a los medios de comunicación a un evento, deben notificarlo a la La Dirección del Departamento de Comunicaciones con al menos 4 semanas de anticipación, enviando una solicitud a través de Workfront para solicitar un comunicado de prensa.

D. Comunicados de prensa:

Todas las declaraciones públicas o comunicados destinados a los medios de comunicación deben ser revisados, aprobados y distribuidos por La Dirección de Comunicación.

VII. Temas sensibles - Sólo portavoces autorizados

Las siguientes áreas temáticas requieren la supervisión del CMCO. Las declaraciones oficiales del Colegio sobre estos temas solo pueden ser abordadas por personal autorizado:

  • Asuntos jurídicos o de personal
  • Emergencias o crisis en el campus
  • Incidentes de seguridad o vigilancia en el campus
  • Problemas éticos o desafíos a los valores de ECC
  • Cuestiones relacionadas con los estudiantes o sus expedientes (FERPA)
  • Financiación federal o estatal o asuntos relacionados con el presupuesto

Ejemplos:

  • Consultas de los estudiantes: Gestionadas por el CMCO en colaboración con el Decane de Estudiantes.
  • Consultas del profesorado/personal: Remitidas al CMCO y a Recursos Humanos.
  • Consultas jurídicas: Remitidas al CMCO y al Consejo General.

VIII. Designación del portavoz

  • Sólo los empleados designados explícitamente por el Presidente, el CMCO o las personas designadas por ellos podrán hablar en nombre del Colegio ante los medios de comunicación.
  • Es posible que se requiera formación para los medios de comunicación antes de participar en entrevistas.
  • La Dirección de Comunicación colaborará en la elaboración de mensajes y la coordinación de las respuestas.

IX. Preparación de la entrevista y protocolo

  • El La Dirección El responsable de comunicaciones o la persona que este designe está disponible, a petición del empleado, para ayudar a preparar los mensajes clave.
  • Si alguna pregunta escapa a su ámbito de especialización, puede optar por remitirse al CMCO o al portavoz designado.
  • Evita especular y nunca des por sentado que algo es "extraoficial".
  • Si es entrevistado en su calidad de miembro de la Facultad sin la presencia de un representante de Comunicaciones, notifique a la La Dirección Posteriormente, envíe un resumen de las preguntas y sus respuestas al departamento de Comunicaciones.
  • El personal de comunicaciones puede solicitar al periodista información general sobre el tema, sus áreas de interés o los asuntos que desea tratar, con el fin de identificar al portavoz adecuado de la universidad y facilitar la programación de la entrevista. El personal de comunicaciones no puede exigir al periodista que envíe preguntas específicas con antelación como condición para conceder o programar una entrevista.

X. Medios de comunicación en el campus

Se recomienda a los medios de comunicación que se pongan en contacto con La Dirección de Comunicación antes de visitar el campus. El acceso se rige por lo siguiente:

A. Acceso permitido:

  • Zonas públicas (por ejemplo, aceras, aparcamientos, zonas verdes) durante el horario normal de funcionamiento.

B. Acceso restringido:

  • Cualquier filmación en clase debe cumplir la FERPA, contar con el consentimiento previo por escrito de los estudiantes y ser aprobada tanto por el instructor como por La Dirección de Comunicación.
  • Las zonas reservadas al personal (incluidos los despachos, salas de trabajo y salas de descanso del profesorado y del personal) no están abiertas a los medios de comunicación sin la autorización previa por escrito de La Dirección de Comunicación y del supervisor correspondiente. Los medios de comunicación no deben grabar ni fotografiar zonas de trabajo o conversaciones privadas sin el consentimiento expreso por escrito de todas las personas implicadas.
  • Los medios de comunicación deberán ir acompañados de un representante designado por ECC cuando accedan a cualquier zona restringida.

C. Se requiere acceso escoltado:

  • Zonas de construcción señalizadas.
  • Funciones privadas en el campus.

D. Eventos:

  • La mayoría de los actos del campus están abiertos a los medios de comunicación; algunos (por ejemplo, obras de teatro, conciertos) pueden tener restricciones de fotografía o grabación.

E. Credenciales y conducta:

  • Los medios de comunicación deben presentar credenciales para acceder a los actos con entrada.
  • El equipo no debe dañar la propiedad ni bloquear el acceso.
  • Los vehículos deben estar estacionados legalmente.

F. Situaciones de emergencia:

  • El acceso de los medios de comunicación podrá restringirse a petición del personal de emergencia por razones de seguridad u operativas.

XI. Conferencias de prensa

Solo la Oficina del Presidente, en colaboración con el CMCO o La Dirección El Ministerio de Comunicaciones está autorizado a convocar conferencias de prensa. Estas conferencias se suelen celebrar para anuncios importantes o para comunicar situaciones de crisis.

XII. Producción comercial de cine y televisión

La filmación o fotografía comercial en el campus requiere un contrato de alquiler de instalaciones y la aprobación previa del CMCO y/o del Asesor Jurídico General. Los guiones que hagan referencia a ECC o que utilicen imágenes identificables del campus pueden estar sujetos a revisión legal. Consulte el Procedimiento Administrativo 6.208, Reglamento de Uso de Instalaciones, para obtener más detalles.

Las violaciones de este procedimiento pueden resultar en una acción correctiva de acuerdo con la política de Recursos Humanos del Colegio y el Procedimiento Administrativo 5.406 - Disciplina del Empleado.

Esta política fue revisada por última vez el 18/08/2026.

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