Procedimiento para las relaciones con los medios de comunicación

Procedimiento administrativo 3.907

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I. Objetivo

Proporcionar directrices claras, coherentes y éticas para interactuar con los medios de comunicación, garantizando que todas las comunicaciones reflejen los valores de integridad, transparencia y profesionalidad de Elgin Community College (ECC). Estas directrices apoyan el intercambio oportuno y preciso de información alineada con la marca que avanza la misión de ECC, promueve el éxito del estudiante, mejora los esfuerzos de reclutamiento, impulsa la recaudación de fondos, y fortalece la reputación pública del Colegio. Esta política cumple con todas las leyes locales, estatales y federales aplicables, incluyendo la Ley de Reuniones Abiertas de Illinois (OMA) y la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA).

II. Ámbito de aplicación

Este procedimiento se aplica a todos los empleados (incluidos profesores y personal), departamentos y filiales que interactúan con representantes de los medios de comunicación.

III. Definición de términos

Medios de comunicación: Incluye representantes de periódicos, revistas, boletines, blogs, podcasts, televisión, radio, plataformas digitales y publicaciones estudiantiles de ECC. La universidad puede tratar a los influencers que cubren las actividades de ECC como medios de comunicación para esta política.

IV. Relaciones con los medios de comunicación

La Dirección de Mercadeo y Comunicaciones (CMCO) se encarga de la supervisión estratégica de las relaciones con los medios de comunicación y sirve de punto de escalada para asuntos delicados o de gran impacto mediático. La Dirección de Comunicaciones gestiona las interacciones cotidianas con los medios de comunicación y la coordinación operativa.
Sólo el Presidente o la persona autorizada que éste designe podrán hablar en nombre del Colegio sobre posiciones oficiales o temas delicados.
Las comunicaciones internas no deben compartirse con los medios de comunicación.
Si se produce una consulta urgente de los medios de comunicación fuera de horario o en fin de semana (por ejemplo, una crisis o un incidente grave), los empleados deben ponerse en contacto directamente con el CMCO a través del móvil o seguir el protocolo del Plan de Comunicación de Crisis del Colegio.

V. Protocolo de solicitud de información a los medios de comunicación en virtud de la Ley de Reuniones Públicas

Todas las reuniones de la Junta de Síndicos del Distrito 509 seguirán las normas para la asistencia de los medios de comunicación tal como se indica en la Ley de Reuniones Abiertas de Illinois (5 ILCS 120).

Las notificaciones públicas se publicarán en el sitio web de ECC y físicamente en la oficina principal o en el lugar de la reunión, según sea necesario. Cualquier medio de comunicación podrá presentar una solicitud anual de notificación de todas las reuniones del Consejo al Secretario del Consejo en boardoftrustees@elgin.edu. El Secretario de la Junta mantendrá una lista actualizada de todos los medios de comunicación solicitantes y se asegurará de que reciban las notificaciones requeridas, de conformidad con[5 ILCS 120/2.02(b)].
La OMA permite la grabación y la toma de fotografías por parte de los medios de comunicación o el público durante las reuniones públicas. Las personas que deseen grabar deben notificarlo al Secretario de la Junta antes de la reunión, siempre que sea posible, y las grabaciones no deben interrumpir el procedimiento. Si un testigo se opone a ser grabado, se prohibirá la grabación de ese testimonio de conformidad con la OMA.
Las sesiones a puerta cerrada seguirán los requisitos de la OMA en cuanto a grabaciones literales y revisión periódica para su posible divulgación.

VI. Directrices para la participación de los medios de comunicación

A. Cuando sea contactado por los medios de comunicación:

Anote el nombre, el punto de venta, el plazo y el asunto de la solicitud.
Notifíquelo a La Dirección de Comunicaciones en news@elgin.edu.
No responda directamente a menos que se le autorice.
En situaciones urgentes (por ejemplo, fuera del horario laboral o noticias de última hora), los empleados deben seguir el protocolo de escalada designado o ponerse en contacto directamente con la oficina del CMCO si La Dirección de Comunicación no está disponible.

B. Sugerencias de historias:

Envíe ideas para historias en los medios de comunicación que promuevan la misión de ECC o su impacto en la comunidad a La Dirección de Comunicaciones a través del portal de solicitudes de marketing o por correo electrónico.

C. Invitaciones a los medios de comunicación:

Si la dirección de ECC desea invitar a los medios de comunicación a un acto, notifíquelo a La Dirección de Comunicación al menos con cuatro semanas de antelación.

D. Comunicados de prensa:

Todas las declaraciones públicas o comunicados destinados a los medios de comunicación deben ser revisados, aprobados y distribuidos por La Dirección de Comunicación.

VII. Temas sensibles - Sólo portavoces autorizados

Las siguientes áreas temáticas requieren la supervisión del CMCO y sólo pueden ser abordadas por personal autorizado:

Asuntos jurídicos o de personal
Emergencias o crisis en el campus
Problemas éticos o desafíos a los valores de ECC
Cuestiones relacionadas con los estudiantes o sus expedientes (FERPA)

Ejemplos:

Consultas de los estudiantes: Gestionadas por el CMCO en colaboración con el Decane de Estudiantes.
Consultas del profesorado/personal: Remitidas al CMCO y a Recursos Humanos.
Consultas jurídicas: Remitidas al CMCO y al Consejo General.

VIII. Designación del portavoz

Sólo los empleados designados explícitamente por el Presidente, el CMCO o las personas designadas por ellos podrán hablar en nombre del Colegio ante los medios de comunicación.
Los expertos en la materia pueden ser aprobados como portavoces por el Vicerrector de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo del Estudiante.
Es posible que se requiera formación para los medios de comunicación antes de participar en entrevistas.
La Dirección de Comunicación colaborará en la elaboración de mensajes y la coordinación de las respuestas.

IX. Preparación de la entrevista y protocolo

La Dirección de Comunicación o la persona que ésta designe ayudará a preparar los mensajes clave.
Si una pregunta no es de su competencia, consulte al CMCO o al portavoz designado.
Evita especular y nunca des por sentado que algo es "extraoficial".
Si se le entrevista sin la presencia de un representante de La Dirección de Comunicación, notifíquelo después a La Dirección de Comunicación con un resumen de las preguntas y sus respuestas.

X. Medios de comunicación en el campus

Se recomienda a los medios de comunicación que se pongan en contacto con La Dirección de Comunicación antes de visitar el campus. El acceso se rige por lo siguiente:

A. Acceso permitido:

Zonas públicas (por ejemplo, aceras, aparcamientos, zonas verdes) durante el horario normal de funcionamiento.

B. Acceso restringido:

Cualquier filmación en clase debe cumplir la FERPA, contar con el consentimiento previo por escrito de los estudiantes y ser aprobada tanto por el instructor como por La Dirección de Comunicación.
Las zonas reservadas al personal (incluidos los despachos, salas de trabajo y salas de descanso del profesorado y del personal) no están abiertas a los medios de comunicación sin la autorización previa por escrito de La Dirección de Comunicación y del supervisor correspondiente. Los medios de comunicación no deben grabar ni fotografiar zonas de trabajo o conversaciones privadas sin el consentimiento expreso por escrito de todas las personas implicadas.
Los medios de comunicación deberán ir acompañados de un representante designado por ECC cuando accedan a cualquier zona restringida.

C. Se requiere acceso escoltado:

Zonas de construcción señalizadas.
Funciones privadas en el campus.

D. Eventos:

La mayoría de los actos del campus están abiertos a los medios de comunicación; algunos (por ejemplo, obras de teatro, conciertos) pueden tener restricciones de fotografía o grabación.

E. Credenciales y conducta:

Los medios de comunicación deben presentar credenciales para acceder a los actos con entrada.
El equipo no debe dañar la propiedad ni bloquear el acceso.
Los vehículos deben estar estacionados legalmente.

F. Situaciones de emergencia:

El acceso de los medios de comunicación podrá restringirse a petición del personal de emergencia por razones de seguridad u operativas.

XI. Conferencias de prensa

Sólo el Gabinete de la Presidencia, en colaboración con el CMCO o La Dirección de Comunicación y Gestión de Emergencias, está autorizado a convocar ruedas de prensa. Las ruedas de prensa suelen celebrarse para anuncios importantes o comunicaciones de crisis.

XII. Producción comercial de cine y televisión

La filmación o fotografía comercial en el campus requiere un contrato de alquiler de las instalaciones y la aprobación previa del CMCO y/o del Consejo General. Los guiones que hagan referencia a ECC o que utilicen elementos visuales identificables del campus pueden estar sujetos a revisión legal. Para más información, véase el Procedimiento Administrativo 6.208, Normas de uso de las instalaciones.

Las violaciones de este procedimiento pueden resultar en una acción correctiva de acuerdo con la política de Recursos Humanos del Colegio y el Procedimiento Administrativo 5.406 - Disciplina del Empleado.

Esta política se revisó por última vez el 05/08/2024.

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