Procedimiento para las redes sociales

Procedimiento administrativo 3.903

Propósito 

Este procedimiento define las normas y directrices para el uso de los sitios oficiales de medios sociales de Elgin Community College para garantizar que los medios sociales patrocinados por la universidad sean legales y cumplan con las políticas y procedimientos de la universidad. 

Además, este procedimiento proporciona un marco para la solicitud y / o la creación de una página de medios sociales y / o cuenta que representa a un departamento o programa en ECC, así como para delinear el uso adecuado y responsable de los canales de medios sociales, mientras que la utilización de equipos de la universidad y la imagen de la universidad, es decir, el logotipo de la universidad, el nombre de la universidad. 

Elgin Community College reconoce que los sitios de medios sociales son lugares adecuados para comunicar y fomentar la participación de conversación acerca de eventos universitarios, servicios, noticias, elogios, programas, organizaciones y personas. El Departamento de Marketing y Comunicaciones de ECC es responsable de supervisar y mantener las cuentas oficiales de medios sociales de la universidad, así como el seguimiento de las menciones de Elgin Community College y sus entidades en varios sitios web en línea, incluyendo los medios sociales. Las redes sociales oficiales son aquellas aprobadas por el Departamento de Marketing y Comunicaciones y administradas por personal autorizado del centro. Además, el Departamento de Marketing y Comunicaciones ofrece orientación y formación a los empleados del centro que administran o utilizan las redes sociales como parte de su trabajo. 

Definiciones de los términos mencionados 

• Página/cuenta de medios sociales: se refiere a cualquier sitio en línea o basado en la web o red social donde los usuarios crean un perfil o página, cargan o comparten contenidos, o interactúan con otros usuarios a través de vídeo, audio, texto o multimedia. Algunos ejemplos son: Facebook, x (antes conocido como Twitter), LinkedIn, YouTube, Instagram, Snapchat o TikTok. A efectos de esta política, los términos página/cuenta de medios sociales también se referirán a blogs o sitios de blogs. 
• Derechos de autor: Una forma de ley de propiedad intelectual que protege las obras originales de autoría, incluidas las obras literarias, dramáticas, musicales y artísticas. Los derechos de autor no protegen hechos, ideas, sistemas o métodos de funcionamiento, pero sí la forma en que estos objetos pueden expresarse. 

Normas de uso de las cuentas oficiales en las redes sociales 

• Sólo la información pública puede ser publicada en los sitios oficiales de medios sociales Elgin Community College. Los sitios oficiales de medios sociales de la universidad no deben contener información personal sensible o información de propiedad sobre ECC, sus estudiantes, empleados o ex alumnos y deben adherirse a todas las políticas de privacidad y confidencialidad aplicables de la universidad, así como las leyes estatales y federales de privacidad, tales como la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), etc. Algunos ejemplos de información confidencial son, entre otros: números de identificación de estudiantes/empleados, domicilios particulares, números de la seguridad social, información financiera o datos de contacto. Esto incluye la información obtenida a través del curso del empleo de uno que no estaría disponible para el público en general o disponible para su divulgación en virtud de la Ley de Libertad de Información (FOIA). 
• Todos los sitios oficiales de medios sociales del Colegio deben respetar la ley federal de derechos de autor y los derechos de propiedad intelectual. Se requiere permiso para utilizar o reproducir obras protegidas por derechos de autor a menos que el uso previsto esté claramente permitido en virtud de la exención de "uso justo". Estos materiales incluyen música, arte, obras literarias, fotografías o textos protegidos por derechos de autor, videoclips, obras audiovisuales y grabaciones de audio. Si tiene preguntas sobre el uso justo o los derechos de autor, consulte el Procedimiento Administrativo 3.742 sobre Derechos de Autor o llame a la Biblioteca ECC al 847-214-7595. 
• El Colegio se compromete a fomentar un ambiente educativo que permita la libertad de expresión de acuerdo con la Primera Enmienda a la Constitución de los EE.UU.. Actividades o publicaciones en un sitio oficial de medios de comunicación social de la universidad que son ilegales, difamatorias u obscenas no serán toleradas. El Colegio se reserva el derecho de eliminar cualquier publicación sin previo aviso. El Colegio también se reserva el derecho de remitir la actividad de los medios sociales a la plataforma de medios sociales aplicables y / o las autoridades apropiadas para la acción apropiada. Ejemplos de actividades prohibidas: 
  • Publicar contenido obsceno, difamatorio, amenazador, acosador, abusivo, calumnioso, injurioso, que incite al odio o sea ofensivo o ilegal desde el punto de vista racial o sexual. 
  • Publicar contenidos o materiales que pongan en peligro la seguridad, la intimidad o la privacidad de otra persona. 
  • Publicar contenidos que infrinjan los derechos de terceros, incluidos los derechos de propiedad intelectual, privacidad o publicidad. 
• Los derechos administrativos primarios para los sitios oficiales de medios sociales del Colegio serán asignados solamente a empleados del Colegio. Los sitios oficiales del Colegio tendrán un mínimo de dos administradores de página. En caso de que un administrador de página no esté disponible, el segundo administrador de página asignado gestionará el sitio. Al menos uno de los dos administradores de página deberá ser un empleado permanente del Colegio. 
• Al utilizar los medios sociales como parte de sus funciones oficiales, y/o al presentarse en los medios sociales como representante del Colegio, los empleados deben cumplir con las políticas aplicables del Colegio que rigen el comportamiento de los empleados y el uso aceptable de los recursos electrónicos y de información. 
• Todos los sitios de medios sociales del Colegio deben cumplir con las normas aprobadas aplicables a la marca del Colegio. El icono de los medios de comunicación social y / o imagen de perfil puede ser una fotografía relacionada con la entidad del administrador, un logotipo aprobado para esa entidad, u otra imagen de marca adecuada. El logotipo de la universidad, en sus diversas formas, es una marca registrada protegida por el Estado de Illinois. Por lo tanto, el logotipo del Colegio no se puede utilizar sin permiso. Queda terminantemente prohibido el uso del logotipo de la Escuela Superior en redes sociales personales. La solicitud para utilizar el logotipo debe hacerse por escrito y enviarse a marketing@elgin.edu. 

Procedimiento para solicitar y/o crear una página/cuenta en las redes sociales 

• Cualquier persona interesada en crear una cuenta de medios sociales para un departamento, departamento o club/organización estudiantil en Elgin Community College, debe concertar una reunión con el Jefe de Marketing, Comunicaciones y Relaciones Gubernamentales o su designado para discutir los objetivos y la estrategia, así como para revisar las directrices y las mejores prácticas. 
  • Durante la reunión, el Departamento de Marketing y Comunicaciones revisará sus objetivos para determinar si una cuenta en las redes sociales es la mejor solución para satisfacer sus necesidades, o si el contenido es más apropiado para una de las cuentas oficiales del Colegio en las redes sociales u otros canales de comunicación. El Departamento de Marketing y Comunicación también revisará con usted las responsabilidades de mantener una cuenta en las redes sociales. 
  • Si se aprueba que el departamento siga adelante con una cuenta en las redes sociales, se deberá designar a dos empleados del departamento como administradores de la cuenta con acceso al nombre de usuario/contraseña. Los nombres de los administradores de la cuenta deberán facilitarse al Departamento de Marketing y Comunicaciones para que éste elabore la lista maestra de usuarios de redes sociales de la universidad. Los administradores de la cuenta también deberán asistir a una sesión de revisión de las directrices sobre redes sociales. 
  • Los administradores de las páginas de los estudiantes pueden ser aprobados, sin embargo, todas las publicaciones de los estudiantes deben cumplir con las directrices de los medios sociales de Vida Estudiantil. 
• Si ya existe(n) una(s) cuenta(s) en las redes sociales para una oficina departamental, un comité aprobado por el Colegio o un club/organización estudiantil, se requiere una reunión obligatoria con el Departamento de Marketing y Comunicaciones para discutir los objetivos y la estrategia, así como para revisar las mejores prácticas y asegurar que su cuenta cumple con las mejores prácticas descritas a continuación. Además, dos empleados del departamento respectivo deben ser designados administradores de la cuenta con acceso al nombre de usuario/contraseña. Los nombres de los administradores de las cuentas deberán facilitarse al Departamento de Marketing y Comunicaciones para que éste pueda elaborar la lista maestra de usuarios de redes sociales de la Escuela. Los administradores de cuentas también deberán asistir a una sesión de revisión de las directrices sobre redes sociales. 
• Si una página/cuenta de medios sociales no es una página/cuenta oficial sancionada por ECC, pero hace referencia a ECC o a una afiliación con ECC a través de una actividad, programa o interés, los usuarios tendrán que publicar un descargo de responsabilidad en su página/cuenta. (Ejemplos: sindicatos de empleados de ECC o grupos de antiguos alumnos.) Descargo de responsabilidad: Las opiniones expresadas en este sitio son exclusivamente las del administrador o administradores de la página. Elgin Community College declina expresamente toda responsabilidad por cualquier dato, texto, software, música, sonido, fotografía, imagen, vídeo, mensaje o cualquier otro material ("Contenido") generado por los usuarios y publicado en esta página. Además, Elgin Community College se exime de responsabilidad por el contenido de cualquier sitio de destino vinculado desde esta página. 

Procedimiento para gestionar una página/cuenta inactiva en las redes sociales 

• Si la página/cuenta de redes sociales de un departamento u organización lleva inactiva más de seis (6) meses, el Departamento de Marketing y Comunicaciones se pondrá en contacto con el administrador o administradores de la página/cuenta para conocer el estado de la misma. Si la página ya no es necesaria o los administradores no publican regularmente, el Departamento de Marketing y Comunicaciones consultará con el jefe del departamento u oficina responsable de la página/cuenta para determinar si desean seguir utilizando la cuenta. En caso negativo, el Departamento de Marketing y Comunicación trabajará con el proveedor de servicios para eliminar la página/cuenta. 

Procedimiento para gestionar las publicaciones o comentarios inapropiados de otros usuarios 

• Si alguien publica o comenta algo inapropiado o incendiario en una página o cuenta de la universidad, responda con discreción y consulte las Buenas Prácticas de este procedimiento, así como la formación impartida por el Departamento de Marketing y Comunicaciones. Los administradores de cuentas también pueden ponerse en contacto con el Departamento de Marketing y Comunicación para que les ayuden a elaborar una respuesta.
• Si una publicación o comentario en la página/cuenta del Colegio amenaza con violencia, póngase en contacto inmediatamente con la Policía del Campus, así como con el Departamento de Marketing y Comunicaciones, para estudiar la respuesta adecuada. 

Buenas prácticas 

Mantener la confidencialidad: 

Se prohíbe a todos los usuarios publicar información confidencial o de propiedad sobre ECC o sus estudiantes, empleados o antiguos alumnos y deben cumplir todas las políticas de privacidad y confidencialidad aplicables del Colegio, así como las leyes de privacidad estatales y federales, como la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), etc. 

Respeta los derechos de autor y el uso justo: 

Deben respetarse los derechos de autor y de propiedad intelectual de terceros y del Colegio. Se requiere permiso para utilizar o reproducir obras protegidas por derechos de autor, a menos que el uso previsto esté claramente permitido en virtud de la exención de "uso justo". Estos materiales incluyen música, arte, obras literarias, fotografías o textos protegidos por derechos de autor, videoclips, obras audiovisuales y grabaciones de audio. Si tiene preguntas sobre el uso justo o los derechos de autor, consulte el Procedimiento Administrativo 3.742 sobre Derechos de Autor o llame a la Biblioteca ECC al 847-214-7595. 

Respetar el tiempo y la propiedad de la universidad: 

Los ordenadores del Colegio y el tiempo mientras se está en el trabajo están reservados para asuntos relacionados con el Colegio aprobados por los supervisores y de acuerdo con el Procedimiento Administrativo 7-101 Uso Responsable de las Tecnologías de la Información. Las redes sociales no relacionadas con asuntos de la universidad están limitadas por el procedimiento 7-101 y se recomienda que se hagan en tiempo personal utilizando ordenadores personales y no recursos de la universidad u otros recursos estatales. 

Interacción con los medios de comunicación: 

Las redes sociales pueden suscitar el interés de los medios de comunicación (prensa, televisión, radio, Internet). Si un miembro de los medios de comunicación se pone en contacto de alguna manera con el administrador de una página o un cartel sobre una publicación relacionada con el Colegio, deberá dirigir el contacto de los medios de comunicación a la Oficina de Comunicación en news@elgin.edu y notificarlo inmediatamente a la Oficina de Comunicación después de responder. 

Entienda su responsabilidad personal: 

El personal y los profesores de ECC son personalmente responsables del contenido que publican en sitios de medios sociales, blogs, otros sitios web, wikis, foros o cualquier otra forma de contenido generado por el usuario. Lo que publiques en línea será accesible al público durante un largo periodo de tiempo. Sea consciente de lo que publica y proteja su intimidad y la de los demás. 

Mantener la transparencia: 

La delgada línea que separa las actividades personales de las profesionales en las redes sociales se difumina con facilidad. Sea consciente de lo que publica y de cómo se presenta a sí mismo y a la Escuela. En los mensajes que publiques en las redes sociales de la universidad, sé honesto sobre quién eres y qué representas (es decir, tu afiliación a la universidad). Mantén tu uso personal de las redes sociales separado de tu uso profesional de las redes sociales del Colegio. Si usted discute asuntos relacionados con el Colegio en los mensajes personales en no-Colegio o sitios de medios sociales personales, usted debe ser claro que el mensaje es de carácter personal y no representa las opiniones de Elgin Community College. En este sentido, el Colegio anima a un descargo de responsabilidad como: "Las publicaciones de este sitio son exclusivamente mías y no constituyen ni representan la opinión de Elgin Community College". 

Corregir errores: 

Si cometes un error, corrígelo. Sé abierto y honesto; admite que has cometido un error. Si puedes corregir el mensaje original, hazlo y deja claro que estás haciendo una corrección. Si tienes que añadir una enmienda, hazlo. 

Sea respetuoso y profesional: 

Si eres respetuoso y profesional, incluso cuando no estés de acuerdo con una persona o una publicación, conseguirás mejores resultados. Considera los comentarios o conceptos con los que no estés de acuerdo como una oportunidad para entablar un diálogo sincero y respetuoso. 

Implícate y usa la etiqueta: 

Si participas en redes sociales, sigue las normas de etiqueta y aporta contenidos constructivos. Los sitios de redes sociales no son lugar para conversaciones conflictivas o publicaciones de spam. Este tipo de comportamientos no se toleran y pueden dar lugar a la expulsión de los sitios en los que los utilices. 

Sea consciente; piense antes de enviar contenidos: 

No existe ninguna expectativa de privacidad en las redes sociales. Los motores de búsqueda pueden indexar y mostrar entradas, contenidos, comentarios y páginas en cualquier momento después de su publicación. Existen servicios de archivo que almacenan en caché los sitios aunque hayan sido retirados y sustituidos o actualizados. Si tienes una reacción acalorada ante un contenido, tómate un momento para serenarte de manera respetuosa y profesional antes de ponerte en contacto con la Oficina de Comunicación en news@elgin.edu para que te ayuden a encontrar la mejor manera de responder en caso de que sea necesaria una respuesta. Publica sólo información, fotos, imágenes y otros contenidos generados por usuarios con los que te sientas cómodo siendo completamente públicos y archivados por sitios o servicios de terceros. 

Accesibilidad: 

El contenido de las redes sociales de la universidad debe cumplir las leyes de accesibilidad y ser utilizable por personas con el mayor número posible de capacidades. Los requisitos de accesibilidad se aplican al contenido de la herramienta de medios sociales, no a las características de la herramienta, y pueden estar limitados en función del canal de medios que se utilice. Es responsabilidad del administrador de la página garantizar que el contenido de las redes sociales sea accesible siempre que sea posible. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Departamento de Marketing y Comunicaciones en news@elgin.edu o en el 847-214-7769.

Esta política se revisó por última vez el 28/10/2023.