Utilización de vehículos de la universidad

Procedimiento administrativo 3.704

Elgin Community College tiene el deber y la responsabilidad de establecer pautas para la conducción de vehículos propios o arrendados por la institución. Por medio del presente, la institución establece estos estándares mínimos en este procedimiento para la operación de vehículos. La seguridad y el bienestar de los estudiantes, el profesorado, el personal y los visitantes son de suma importancia. Todo estudiante o miembro del profesorado y del personal de la institución que asuma la responsabilidad de conducir un vehículo de la institución debe considerar la seguridad como parte fundamental de dicha responsabilidad. Esta política abarca a las siguientes personas:

• Empleados/estudiantes actuales de ECC de 21 años o más que conducen vehículos de ECC cuando participan en actividades oficiales de la universidad.
• Toda persona contratada que realice actividades oficiales de la Universidad está obligada a utilizar vehículos de la Universidad.
• Administradores del Colegio que lleven a cabo asuntos oficiales del Colegio.

I. Definiciones: 

1. El término " vehículo motorizado " incluye todos los vehículos de pasajeros y de servicio que deben estar registrados y matriculados en el Departamento de Vehículos Motorizados de Illinois, así como otros vehículos designados por el Vicepresidente de Negocios y Finanzas. Los vehículos del Departamento de Policía de Elgin Community College están exentos de algunas disposiciones de este procedimiento y se rigen por los Estatutos Compilados de Illinois (625 ILCS 5/1-162.3) Sec. 1-162.3 Vehículo policial, y (625 ILCS 5/11-205) Sec. 11-205. Los funcionarios y empleados públicos deben acatar las Excepciones de Ace. 
2. “ Asuntos oficiales de la universidad ” incluye cualquier uso autorizado para satisfacer las necesidades de los programas, funciones o actividades aprobadas de la universidad y sus funcionarios, departamentos, organizaciones y unidades operativas.

II. Identificación del vehículo 

1. Los vehículos de la universidad deberán llevar el emblema de la universidad en ambas puertas delanteras. Deberán exhibir placas de matrícula municipales, salvo que el Vicepresidente de Administración y Finanzas los exima de uno o más de estos requisitos, de conformidad con las leyes estatales aplicables y en la medida en que estas lo permitan.

III. Seguros 

1. Todos los vehículos estarán cubiertos por un seguro de responsabilidad civil y seguro a todo riesgo de conformidad con los requisitos de la legislación estatal aplicable, ya sea a través de pólizas de seguros comerciales o en virtud de un programa de auto-seguro aprobado por el Colegio Vicepresidente de Negocios y Finanzas.

IV. Cualificación del conductor 

1. Un conductor de 21 años o más debe poseer una licencia de conducir válida.
2. El supervisor o gerente del departamento que solicita el uso de un vehículo de la universidad deberá asegurarse de que el solicitante complete toda la información en el formulario de solicitud de autorización para conducir vehículos de Elgin Community College. El supervisor o gerente del departamento del solicitante debe firmar el formulario. Este debe ser completado, procesado y aprobado por el Departamento de Recursos Humanos de Elgin Community College antes de conducir cualquier vehículo de la universidad. 

El formulario se encuentra en el portal de empleados de ECC, en las secciones "Negocios y Finanzas" y "Recursos Humanos". Con la información proporcionada en este formulario, el Departamento de Recursos Humanos de ECC verificará el historial de conducción del solicitante mediante una consulta a la Oficina del Secretario de Estado de Illinois, Departamento de Servicios para Conductores. Los resultados de la verificación se compararán con las directrices de la universidad para conductores autorizados. Si la verificación no es aprobada, el solicitante no podrá conducir vehículos de la universidad y se notificará al supervisor o gerente que autorizó el trámite. La información recibida de la Oficina del Secretario de Estado de Illinois se mantendrá confidencial y se utilizará únicamente para determinar la autorización del conductor. La aseguradora de la universidad realizará la verificación anualmente.

Para poder optar a esta ayuda, el conductor no debe haber sido condenado por ninguno de los siguientes delitos, tal como se describen a continuación:

• Condenado por conducir bajo los efectos del alcohol o las drogas en los últimos tres años
• Condenado por conducción temeraria en los últimos tres años
• Condenado por exceso de velocidad a más de 25 mph por encima del límite o por más de dos infracciones de tránsito en los últimos tres años.
• Condenado por un accidente de atropello y fuga o por abandonar el lugar de un accidente con daños materiales o lesiones.
• Condenado por cualquier delito grave, homicidio o asesinato involuntario que involucre el uso de un vehículo motorizado.
• Condenado por huir o intentar eludir a un agente de policía

Además, un conductor no debe haber sido condenado por más de una infracción en movimiento en los últimos 36 meses o había:

• Una suspensión o revocación (que no sea administrativa)
• Se le ha expedido un permiso provisional, judicial, restringido/ocupacional o por responsabilidad familiar, o una licencia de conducir temporal.

Las personas que sean condenadas por cualquiera de las infracciones mencionadas anteriormente después de convertirse en conductores autorizados para la universidad deben notificar de inmediato al supervisor o gerente del departamento que lo autorizó y al ECC. La Dirección de Recursos Humanos (o la persona que ellos designen). En tal caso, se les retirará el privilegio de conducir vehículos ECC.

V. Normas que rigen el funcionamiento de los vehículos ECC y la responsabilidad del conductor. 

La responsabilidad última de la seguridad y el bienestar de todos los pasajeros recae en el conductor o los conductores de los vehículos de ECC. Ninguna política o procedimiento puede eximir de dicha responsabilidad. Es obligatorio el cumplimiento de todas las leyes y la aplicación constante de buenas prácticas de seguridad.

1. Cumplimiento de las leyes de tránsito
   Los operadores de vehículos de ECC deberán cumplir en todo momento con todas las normas, leyes y ordenanzas de tránsito. Los conductores de vehículos de la universidad serán personalmente responsables de las multas, la pérdida de la fianza u otras sanciones derivadas de infracciones de estacionamiento y tránsito. Los conductores deben portar una licencia de conducir válida mientras operan un vehículo propiedad de la universidad o arrendado por ella.
2. Alcohol y drogas
   El uso de alcohol y/o drogas por parte del conductor o los pasajeros de los vehículos de ECC está estrictamente prohibido, ya sea mientras estén en posesión del vehículo o dentro de las 8 horas previas a dicha posesión. 
3. Cinturones de seguridad
   De conformidad con la legislación vigente, todos los conductores deben usar el cinturón de seguridad al operar un vehículo propiedad de ECC o arrendado por esta. Asimismo, todos los pasajeros, independientemente de su ubicación en el vehículo, deben usar el cinturón de seguridad mientras el vehículo esté en movimiento. Es responsabilidad del conductor garantizar el cumplimiento total de esta disposición. 
4. Cargando
   Ningún vehículo universitario podrá ser cargado más allá de la capacidad máxima de pasajeros o el peso total del vehículo, según las especificaciones del fabricante. Es responsabilidad del conductor garantizar el cumplimiento total de esta disposición del procedimiento. 
5. Pasajeros autorizados
   Solo las personas afiliadas a la universidad, profesores, personal administrativo, estudiantes o invitados, podrán ser transportadas en vehículos de ECC. El uso personal está estrictamente prohibido. Es responsabilidad del conductor garantizar el cumplimiento total de esta disposición del procedimiento.
6. Inspección de Vehículos y Equipos
   Cualquier discrepancia en los equipos, fallas o daños en los vehículos serán reportados a la oficina de control apropiada. El conductor asignado a un vehículo del Colegio lo inspeccionará antes de su uso para que los problemas, daños o condiciones inseguras preexistentes se observen desde el principio y, si es posible, se corrijan antes del uso del vehículo. Los vehículos que se consideren inseguros no deberán salir a la carretera bajo ninguna circunstancia.
7. Equipaje
   Todo el equipaje y los equipos se guardarán de forma segura para que no interfieran con el funcionamiento seguro del vehículo ni pongan en peligro la seguridad de los pasajeros.
8. Pasajeros que no cooperan
   Los pasajeros que, por sus acciones mientras son transportados en un vehículo de ECC, no apoyan los objetivos de conducción segura de este procedimiento deben ser reportados por el conductor al supervisor del departamento que aprobó el uso del vehículo de ECC para asuntos de la universidad.
9. Distracciones
   La atención del conductor debe centrarse siempre en la seguridad al volante. Se prohíben las distracciones como comer, beber, enviar mensajes de texto o usar el teléfono celular mientras el vehículo está en movimiento. Está prohibido fumar en los vehículos de la universidad.
10. Uso no autorizado de vehículos ECC
    Solo los conductores autorizados y cualificados pueden operar vehículos ECC. Los conductores a quienes se les haya asignado un vehículo no están autorizados a delegar la responsabilidad de la conducción a otros conductores, excepto en caso de emergencia, y únicamente si el conductor delegado también está cualificado para conducir vehículos ECC. La delegación indebida de la responsabilidad de la conducción conllevará la suspensión de la licencia de conducir del conductor autorizado.
11. Accidentes en los que se ven involucrados vehículos universitarios
    En caso de accidente con un vehículo de ECC, la prioridad es atender a los heridos y garantizar que todos se encuentren a salvo y fuera de peligro en la zona del accidente. Nota: Los heridos solo deben ser trasladados por personal médico, salvo en circunstancias excepcionales y de emergencia, para evitarles un trauma adicional. Asimismo, se debe informar de inmediato a la Oficina de Gestión de Riesgos sobre cualquier accidente.
12. Vencimiento/Renovación de la licencia
    Todo conductor autorizado de vehículos del Colegio tendrá la responsabilidad de mantener una licencia de conducir vigente y válida. Los conductores deberán entregar al Departamento de Recursos Humanos de ECC una fotocopia de su licencia de conducir renovada y un nuevo Formulario de Solicitud de Autorización antes de la fecha de vencimiento de su licencia. De no hacerlo, su nombre será eliminado de la lista de conductores autorizados.
13. Tipo de licencia
    La licencia y las autorizaciones deben ser apropiadas para el tipo de vehículo utilizado. 
14. Seguridad y protección de vehículos
    Los conductores son responsables de la seguridad del vehículo hasta que sea devuelto al lugar designado en la universidad. 
15. Condiciones de conducción
    Los conductores deben extremar la precaución y actuar con prudencia cuando las condiciones de conducción sean peligrosas (esto incluye, entre otras cosas, niebla densa, lluvia intensa, nieve o hielo).
16. Restricciones de tiempo
    Los conductores no pueden conducir más de tres horas consecutivas sin un descanso de 30 minutos ni más de ocho horas en un solo día. Todos los viajes de más de tres horas requieren al menos dos conductores autorizados.

El departamento responsable del vehículo del Colegio se asegurará de que un paquete de conductor en la guantera de cada vehículo contiene información sobre la notificación de accidentes, así como una tarjeta de seguro con el nombre del corredor de seguros del Colegio y una copia de este Procedimiento Administrativo. Ningún conductor podrá conducir un vehículo ECC para el Colegio a menos que él / ella tiene el kit de notificación de accidentes y la tarjeta de seguro en el vehículo asignado.

El procedimiento del ECC exige que cualquier accidente en el que se vean involucrados vehículos de la universidad, independientemente de su gravedad, ubicación o responsabilidad, se notifique de inmediato a la autoridad policial de la jurisdicción donde ocurrió el accidente (y al Departamento de Recursos Humanos y a la Oficina de Gestión de Riesgos).

No se deben hacer declaraciones a nadie que no sea personal policial. No se deben hacer declaraciones sobre el pago de daños. Nadie debe admitir responsabilidad. El vehículo solo debe moverse cuando así lo indique la policía, a menos que, a juicio del conductor, moverlo sea la opción más segura. Los conductores de vehículos universitarios son personalmente responsables de todas las multas recibidas como resultado de un accidente automovilístico, exceso de velocidad y otras infracciones.

Elgin Community College se reserva el derecho de modificar, cambiar, enmendar o revocar este procedimiento en cualquier momento. Asimismo, se reserva el derecho de hacer excepciones a esta política para mitigar los riesgos y garantizar la seguridad y el bienestar de sus estudiantes, profesores y personal administrativo.

Esta política fue revisada por última vez el 17/07/2026.