Utilización de vehículos de la universidad

Procedimiento administrativo 3.704

Elgin Community College tiene el deber y la responsabilidad de establecer directrices para la conducción de vehículos de propiedad del Colegio o arrendados. El Colegio establece estas normas mínimas en este procedimiento para la operación de vehículos. La seguridad y el bienestar de los estudiantes, profesores, personal e invitados es de suma importancia. Es crucial que cada estudiante o miembro de la facultad y el personal del Colegio que acepta la responsabilidad de operar un vehículo del Colegio debe considerar la seguridad como una parte fundamental de esa responsabilidad. Esta política cubre a los siguientes individuos: 

• Empleados/estudiantes actuales de ECC mayores de 21 años que conducen vehículos de ECC cuando participan en asuntos oficiales de la universidad. 
• Cualquier individuo(s) contratado(s) que lleve(n) a cabo asuntos oficiales de la Universidad y que esté(n) obligado(s) a conducir vehículos de la Universidad. 
• Administradores del Colegio que lleven a cabo asuntos oficiales del Colegio. 

Definiciones: 

• "Vehículo motorizado" incluye todos los vehículos de pasajeros y de servicio que deben estar registrados y autorizados por el Departamento de Vehículos Motorizados de Illinois y algunos otros vehículos designados por el Vicepresidente de Negocios y Finanzas. Los vehículos del Departamento de Policía del Elgin Community College están exentos de algunas disposiciones de este procedimiento y están cubiertos por los Estatutos Compilados de Illinois (625 ILCS 5/1-162.3) Sec. 1-162.3 Vehículo de Policía, y (625 ILCS 5/11-205) Sec. 11-205. Los funcionarios y empleados públicos deben obedecer Ace-Excepciones. 
• "Official College Business" incluye cualquier uso autorizado para satisfacer las necesidades de los programas aprobados, funciones o actividades de la universidad y sus funcionarios, departamentos, organizaciones y unidades operativas. 

Identificación del vehículo 

Los vehículos del Colegio deberán llevar el emblema del Colegio en ambas puertas delanteras, y deberán exhibir matrículas municipales, excepto cuando el Vicepresidente de Negocios y Finanzas exima de uno o más de estos requisitos de conformidad con las leyes estatales aplicables y en la medida en que éstas lo permitan. 

Seguros 

Todos los vehículos estarán cubiertos por un seguro de responsabilidad civil y seguro a todo riesgo de conformidad con los requisitos de la legislación estatal aplicable, ya sea a través de pólizas de seguros comerciales o en virtud de un programa de auto-seguro aprobado por el Colegio Vicepresidente de Negocios y Finanzas.

Cualificación del conductor 

• Un conductor de 21 años o más debe poseer una licencia de conducir válida. 
• El supervisor o gerente del departamento que solicite el uso de un vehículo del Colegio deberá asegurarse de que el solicitante complete toda la información en el "Formulario de Solicitud de Autorización de Conducción de Vehículos" del Colegio Comunitario de Elgin. El supervisor o gerente del departamento del solicitante deberá firmar el formulario. El formulario debe ser completado, procesado y aprobado por el Departamento de Recursos Humanos de Elgin Community College al menos 15 días hábiles antes de conducir cualquier vehículo del Colegio. 

El formulario se encuentra en el portal de empleados de ECC en Negocios y Finanzas y formularios de Recursos Humanos. Utilizando la información proporcionada en este formulario, el Departamento de Recursos Humanos de ECC comprobará el historial de conducción del solicitante a través de la investigación a través de la Oficina del Secretario de Estado de Illinois, Departamento de Servicios de Conductor. Los resultados de la comprobación se compararán con las directrices del Colegio para conductores aprobados. Si la comprobación no resulta en la aprobación, el solicitante no es elegible para conducir vehículos de la universidad y el supervisor de autorización o gerente será notificado. La información recibida de la Oficina del Secretario de Estado de Illinois se mantendrá confidencial y sólo se utilizará para determinar la aprobación del conductor. El proceso de verificación será realizado anualmente por el asegurador de la universidad. 

Para ser elegible, un conductor no debe haber sido condenado por ninguno de los siguientes delitos que se describen a continuación: 

• Condenado por conducir bajo los efectos del alcohol o las drogas en los últimos tres años
• Condenado por conducción temeraria en los últimos tres años
• Condenado por exceso de velocidad de más de 25 MPH por encima del límite o más de dos violaciónes en movimiento en los últimos tres años
• Condenado por accidente con fuga o por abandonar la escena de un accidente con daños materiales o lesiones
• Condenado por cualquier delito grave, homicidio u homicidio involuntario que implique el uso de un vehículo de motor.
• Condenado por huir o intentar eludir a un agente de policía
• Además, un conductor no debe haber sido condenado por más de una infracción en movimiento en los últimos 36 meses o había:
• Una suspensión o revocación (que no sea administrativa)
• Se le ha expedido un permiso de conducir provisional, judicial, restringido/ocupacional o de responsabilidad familiar o un permiso de conducir temporal. 

Las personas que son condenadas por cualquiera de las violaciones anteriores después de convertirse en un conductor aprobado para el Colegio debe notificar inmediatamente al supervisor del departamento de autorización o gerente y el ECC La Dirección de Recursos Humanos (o su designado) en cuyo caso se retirará el privilegio de conducir vehículos ECC.

Normas que rigen el funcionamiento de los vehículos de ECC y la responsabilidad del conductor 

La responsabilidad última de la seguridad y el bienestar de todos los pasajeros corresponde a los conductores de los vehículos de ECC. Ninguna política o declaración de procedimiento puede eliminar esa responsabilidad. Todas las leyes deben ser obedecidas y las buenas prácticas de seguridad deben ser seguidas de manera continua. 

• Cumplimiento de las leyes de tránsito
  Los operadores de vehículos de ECC cumplirán con todas las normas, leyes y ordenanzas de vehículos motorizados en todo momento. El conductor o los conductores de los vehículos de la universidad serán personalmente responsables de las multas, el decomiso de la fianza u otras sanciones basadas en infracciones y citaciones de estacionamiento y tránsito. Los conductores deben estar en posesión de una licencia de conducir válida mientras operan un vehículo propiedad de la universidad o arrendado. 
• Alcohol y drogas
  El uso de alcohol y/o drogas por parte del conductor o los pasajeros de los vehículos de ECC está estrictamente prohibido, ya sea mientras se está en posesión del vehículo o dentro de las 8 horas anteriores a dicha posesión. 
• Cinturones de seguridad
  En cumplimiento de las leyes establecidas, todos los conductores deben utilizar cinturones de seguridad mientras conduzcan un vehículo propiedad de ECC o alquilado por ECC. Del mismo modo, todos los pasajeros, independientemente de su ubicación en el vehículo, deben usar cinturones de seguridad mientras el vehículo esté en movimiento. Es responsabilidad del conductor asegurar el cumplimiento al 100 % de esta disposición del procedimiento. 
• Carga
  Ningún vehículo universitario se cargará más allá del diseño del fabricante en cuanto al número de pasajeros o el peso total del vehículo. Es responsabilidad del conductor asegurar el 100 % del cumplimiento de esta disposición del procedimiento. 
• Pasajeros autorizados
  Solo aquellas personas afiliadas a la universidad, profesores, personal, estudiantes o invitados, deben ser transportados en vehículos ECC. El uso personal está estrictamente prohibido. Es responsabilidad del conductor asegurar el 100% del cumplimiento de esta disposición del procedimiento. 
• Inspección de Vehículos y Equipos
  Cualquier discrepancia en los equipos, fallas o daños en los vehículos serán reportados a la oficina de control apropiada. El conductor asignado a un vehículo del Colegio lo inspeccionará antes de su uso para que los problemas, daños o condiciones inseguras preexistentes se observen desde el principio y, si es posible, se corrijan antes del uso del vehículo. Los vehículos que se consideren inseguros no deberán salir a la carretera bajo ninguna circunstancia. 
• Equipaje
  Todo el equipaje y los equipos se guardarán de forma segura para que no interfieran con el funcionamiento seguro del vehículo ni pongan en peligro la seguridad de los pasajeros. 
• Pasajeros que no cooperan
  Los pasajeros que, por sus acciones mientras son transportados en un vehículo de ECC, no apoyan los objetivos de conducción segura de este procedimiento deben ser reportados por el conductor al supervisor del departamento que aprobó el uso del vehículo de ECC para asuntos de la universidad. 
• Distracciones
  La atención del conductor siempre debe estar en la operación segura del vehículo. Se prohíben las distracciones como comer, beber, enviar mensajes de texto o el uso del teléfono celular por parte del conductor mientras el vehículo está en movimiento. Está prohibido fumar en los vehículos del College. 
• Uso no autorizado de los vehículos de ECC
  Sólo los conductores autorizados y cualificados pueden conducir los vehículos de ECC. Los conductores a quienes se les han entregado los vehículos no están autorizados a delegar la responsabilidad de conducir a otros conductores excepto en caso de emergencia y, entonces, sólo cuando el conductor delegado sea también un conductor cualificado para los vehículos de ECC. La delegación indebida de la responsabilidad de conducción dará lugar a la terminación de los privilegios de conducción para el conductor autorizado. 
• Accidentes que involucran vehículos universitarios
  Si hay un accidente que involucra un vehículo de ECC, el primer orden de seguridad es atender a las partes lesionadas y asegurarse de que todas las partes estén a salvo de cualquier peligro adicional en el área del accidente. Nota: las partes lesionadas deben ser movidas solo por personal médico, excepto en las circunstancias más inusuales y de crisis, para evitar traumas adicionales a las víctimas. 
• Vencimiento/Renovación de la licencia
  Será responsabilidad de cualquier conductor autorizado de vehículos universitarios mantener una licencia de conducir vigente y válida. Los conductores deberán proporcionar al Departamento de Recursos Humanos de ECC una fotocopia de su licencia de conducir renovada y un nuevo Formulario de Solicitud de Autorización antes de la fecha de vencimiento de su licencia. Si no lo hacen, el nombre del conductor se eliminará de la lista de conductores autorizados. 
• Tipo de licencia
  La licencia y los endosos deben ser apropiados para el tipo de vehículo utilizado. 
• Seguridad y protección del vehículo
  Los conductores son responsables de la seguridad y protección del vehículo hasta su devolución al lugar designado en la universidad. 
• Condiciones de conducción
  Los conductores deben extremar la precaución y la discreción cuando las condiciones de conducción sean peligrosas (esto incluye, entre otros, niebla espesa, lluvia intensa, nieve o hielo). 
• Restricciones de tiempo
  Los conductores no pueden conducir más de tres horas consecutivas sin una pausa de descanso de 30 minutos ni más de ocho horas en un día. Todos los viajes de más de tres horas requieren al menos dos conductores autorizados. 

El departamento responsable del vehículo del Colegio se asegurará de que un paquete de conductor en la guantera de cada vehículo contiene información sobre la notificación de accidentes, así como una tarjeta de seguro con el nombre del corredor de seguros del Colegio y una copia de este Procedimiento Administrativo. Ningún conductor podrá conducir un vehículo ECC para el Colegio a menos que él / ella tiene el kit de notificación de accidentes y la tarjeta de seguro en el vehículo asignado. 

El procedimiento de ECC exige que cualquier accidente en el que se vean implicados vehículos del Colegio, independientemente de su gravedad, ubicación o culpabilidad, se comunique inmediatamente a las autoridades policiales de la jurisdicción en la que se haya producido el accidente (y al Departamento de Recursos Humanos y al Departamento Comercial y Financiero). 

No se deben hacer declaraciones a nadie que no sea personal de las fuerzas de seguridad. No se deben hacer declaraciones sobre el pago de daños. Nadie debe admitir su responsabilidad. El vehículo debe ser movido sólo cuando así lo indique la policía, a menos que, a juicio del conductor, mover el vehículo sea el curso de acción más seguro. Los conductores de vehículos del Colegio son personalmente responsables de todas las citaciones recibidas como resultado de un accidente automovilístico, velocidad excesiva y otras infracciones. 

Elgin Community College se reserva el derecho de alterar, cambiar, modificar o revocar este procedimiento en cualquier momento. El Colegio también se reserva el derecho de hacer excepciones a la política para mitigar el riesgo para el Colegio y garantizar la seguridad y el bienestar de los estudiantes del Colegio, profesores y personal.