Reglamento de uso de las instalaciones

Procedimiento administrativo 6.208

1. Elgin Community College tiene la intención de que el máximo uso de los edificios de la universidad y las instalaciones de los terrenos en el marco de la misión educativa de la universidad. [Ver 110 ILCS 805/343.] Sin embargo, los edificios generales, terrenos y otras instalaciones se han desarrollado y están destinados a ser utilizados para actividades asociadas con el Colegio. Por esa razón, todas las instalaciones del Colegio son foros no públicos y no están disponibles para su uso por el público en general, salvo que se disponga lo contrario en este procedimiento.  

Cuando no sean necesarias para actividades relacionadas con el Colegio, las instalaciones se pondrán a disposición de empresas externas y/u organizaciones sin ánimo de lucro para su alquiler.

Las normas de uso de las instalaciones sólo establecen directrices y pueden modificarse en cualquier momento sin previo aviso.   

Reglamento de uso de las instalaciones

1. La organización solicitante y/o el individuo al que se le conceda el uso acatará todas las políticas, normas y reglamentos del Acuerdo General de Alquiler de Instalaciones del Elgin Community College en relación con el uso de la propiedad y/o instalaciones del Distrito y la conducta de las personas en o dentro de la propiedad o instalaciones del Distrito, ya sea que se adopten ahora o en el futuro. Una copia de este acuerdo está disponible en el Departamento de Alquiler de Instalaciones.
2. La persona que actúe en calidad de representante oficial de su organización y esté autorizada a aceptar todos los términos y condiciones de los contratos de alquiler deberá firmar el Contrato general de alquiler de las instalaciones y el Contrato del evento.
3. Para garantizar la reserva de todos los eventos, los contratos firmados deberán ir acompañados de un depósito equivalente al 50% del importe total del evento.
4. Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden beneficiarse de un descuento especial del 20% en las tarifas de las instalaciones. Este descuento se aplica únicamente a las tarifas de alquiler de las instalaciones y no puede utilizarse junto con ningún otro tipo de descuento.
5. Las facturas se emitirán al final de cada evento y se abonarán en el momento de su recepción.
6. Las tarifas actuales de alquiler de instalaciones están disponibles a través de la Oficina de Alquiler de Instalaciones.
7. El uso de las instalaciones y/o terrenos de ECC no puede ser; ilegal, violar los derechos de otros y debe ser coherente con el uso contratado.
8. El uso de la propiedad y/o las instalaciones no interferirá, en modo alguno, con el funcionamiento de Elgin Community College ni con ninguno de sus programas o actividades. Elgin Community College se reserva el derecho de retirar o rescindir la concesión de uso de las instalaciones y/o la propiedad por cualquier motivo y con poca antelación.
9. ECC se reserva el derecho de reubicar un evento en una instalación alternativa con las mismas comodidades, cuando la instalación programada sea necesaria para el uso del Colegio y/o para facilitar la utilización completa de la instalación.
10. Las instalaciones, terrenos y equipos de ECC se utilizarán de manera cuidadosa y prudente para evitar cualquier pérdida, desfiguración o daño a los mismos. Se mantendrán el orden y la disciplina. Las organizaciones que utilicen las instalaciones y / o terrenos de la universidad serán responsables por el uso adecuado de la propiedad de la universidad y la conducta de los asistentes.
11. No se construirán mejoras o estructuras en la propiedad del Colegio o en sus instalaciones a menos que lo apruebe por escrito el Director General de Instalaciones. Cualquier alteración no autorizada de las instalaciones será corregido a expensas de la organización o individuo concedido uso.
12. Todos y cada uno de los montajes especiales de instalaciones y/o terrenos deben solicitarse a través de la Oficina de Alquiler de Instalaciones de ECC para ser coordinados con el Departamento de Operaciones y Mantenimiento.
13. Los equipos, muebles, etc pertenecientes a una organización externa no podrán ser traídos al campus a menos que sea aprobado por escrito por la Oficina de Alquiler de Instalaciones de ECC. El Colegio no se hará responsable de la pérdida o daño de los mismos. Cualquier equipo, mobiliario, etc debe ser retirado tan pronto como el evento ha terminado o será retirado por el Colegio a expensas de la organización o individuo concedido uso.
14. La prueba del seguro de responsabilidad será requerida 5 días laborables antes del acontecimiento de todas las organizaciones que intentan utilizar las instalaciones y/o la característica de ECC. La organización solicitante (y el agente autorizado abajo firmante de forma individual y solidaria con la organización) o individuo está de acuerdo.

a. pagar y asumir toda la responsabilidad por cualquier pérdida o daño a persona(s) o propiedad o reclamaciones por los mismos que resulten o surjan del uso de las instalaciones y/o propiedad del Distrito por parte de dicha organización o individuo (y aquellos a los que se les conceda acceso a la instalación por ello) ya sea por un suceso en la propiedad o instalación en sí durante dicho uso, antes o después de dicho uso, yendo y viniendo de dicho uso, en o alrededor de las zonas de aparcamiento disponibles, o de otro modo,

b. reembolsar o eximir de responsabilidad al Distrito, al Consejo de Administración y a los miembros, agentes y empleados del mismo por cualquier pérdida, daño o reclamación de este tipo, incluidos, entre otros, los honorarios de sus abogados, y

c. pagar los honorarios de abogados y costas pagadas o incurridas por Elgin Community College para hacer cumplir las obligaciones impuestas en virtud del presente apartado o de otro modo en el Acuerdo. Tales organizaciones proporcionará el Colegio con la prueba de seguro para sus obligaciones en virtud del presente apartado antes de la utilización de las instalaciones. Elgin Community College debe ser añadido como un asegurado adicional. Los límites de la cobertura no debe ser inferior a $ 1,000,000 con respecto a lesiones corporales y / o la muerte de cada accidente o suceso, la cobertura de responsabilidad paraguas de no menos de $ 1,000,000. El Colegio se reserva el derecho de exigir cualquier y todos los documentos necesarios, que pueden incluir una copia real de la póliza de seguro, pero no limitado a tales.

15. No se permite el ingreso de alimentos y/o bebidas a la propiedad de la universidad y/o a los terrenos desde una fuente externa. Todos los alimentos y / o bebidas deben ser comprados a través de la Oficina de Alquiler de Instalaciones ECC.
16. Todas las ventas de servicios alimentarios están sujetas al impuesto sobre las ventas de Illinois. Las organizaciones exentas de impuestos deben proporcionar a la universidad una copia de su certificado de exención de impuestos del Departamento de Hacienda de Illinois o se cobrarán impuestos sobre las ventas.
17. El recuento garantizado debe realizarse siete (7) días naturales antes del comienzo de cada evento. Si no se recibe un recuento garantizado antes de esta fecha, el recuento original indicado en el contrato original firmado se convertirá en el recuento garantizado para el evento y se cobrará en consecuencia.
18. Cualquier modificación del contrato original deberá realizarse al menos siete (7) días naturales antes del inicio del evento programado. Es posible que no se atiendan las solicitudes realizadas fuera de este plazo.
19. La Oficina de Alquiler de Instalaciones del ECC debe aprobar cualquier medio de publicidad distribuido bajo los auspicios del colegio que muestre el logotipo y/o el nombre del colegio.
20. Todas las organizaciones que utilicen las instalaciones y/o terrenos de ECC se comprometen a proporcionar supervisión adulta para los eventos. La persona responsable del evento debe ser identificada al personal de Alquiler de Instalaciones.
21. Las organizaciones que utilicen las instalaciones y/o los terrenos de la universidad para eventos atléticos deben proporcionar suficientes servicios sanitarios para garantizar la salud y la seguridad tanto de los participantes como de los espectadores que utilicen los campos y/o las instalaciones atléticas.
22. Elgin Community College es un campus libre de drogas. Todas las instalaciones están libres de humo. El alcohol no puede ser traído al campus desde una fuente externa.
23. No está permitido el uso de llamas abiertas de ningún tipo en el campus.
24. Cualquier tipo de solicitación está prohibida en el campus. El tiempo y la ubicación para la distribución de cualquier y toda la literatura debe ser aprobado por la Oficina de Vida Estudiantil. Además, la aprobación por separado se debe obtener para el uso del logotipo de la universidad y / o el nombre en cualquier medio de publicidad, o si se distribuye bajo los auspicios de la universidad.
25. Queda estrictamente prohibido el acceso a cualquier instalación, terreno y/o equipo del campus que no figure en el acuerdo/contrato original firmado.
26. No se venderán concesiones u otros artículos dentro o en la propiedad de la universidad o en sus instalaciones a menos que lo apruebe por escrito la Oficina de Alquiler de Instalaciones de ECC.
27. Dentro de la media (1/2) hora siguiente a la hora de finalización del uso reservado, la propiedad y/o las instalaciones deben desalojarse y dejarse en tan buenas condiciones como cuando comenzó el uso. En caso contrario, se cobrarán tasas adicionales de alquiler, custodia y/o seguridad. La responsabilidad por daños o tasas adicionales no disminuirá si se requiere que la universidad lleve a cabo cualquier limpieza.
28. Si la universidad tiene que cerrar debido a las inclemencias del tiempo o por otras medidas de desastre, todas las instalaciones en el campus estarán cerradas y todos los eventos serán cancelados. Llame al número principal de ECC al (847) 697-1000 para obtener información sobre el cierre. Si el colegio permanece abierto, todos los términos y condiciones del contrato del evento estarán en vigor.
29. Las cancelaciones de instalaciones generales deben recibirse al menos una semana antes del inicio del evento. Si la cancelación se recibe después de esta fecha, se deberá abonar la totalidad de las tarifas de alquiler indicadas en el contrato de alquiler original y se perderán los depósitos.

Contacto para el alquiler de instalaciones

Elgin Community College
Departamento de Alquiler de Instalaciones
1700 Spartan Drive, Elgin, IL 60123-7193
Teléfono: 847-931-3925
Fax: 847-931-3911
eccfacilitiesrental@elgin.edu
elgin.edu/facilities/