Reembolso de gastos de viaje

Procedimiento administrativo 3.705

Procedimientos administrativos asociados: 2.601, 3.704

Elgin Community College ha establecido unas directrices para reembolsar a las personas que utilizan sus vehículos para asuntos relacionados con la universidad y solicitan el reembolso por kilometraje. Este procedimiento se aplica a las personas, incluyendo, entre otras, las siguientes:

⮚ Empleados actuales de ECC mayores de 18 años que participan en actividades oficiales de la universidad.
⮚ Cualquier persona contratada que realice actividades oficiales de la universidad.
⮚ Miembros del consejo de administración de la universidad que realizan actividades oficiales de la universidad.

Los «asuntos oficiales de la universidad» incluyen cualquier uso autorizado para satisfacer las necesidades de los programas, funciones o actividades aprobados de la universidad y sus funcionarios, departamentos, organizaciones y unidades operativas.

1. El conductor deberá estar en posesión de un permiso de conducir válido. El Departamento de Recursos Humanos de ECC verificará que el permiso de conducir sea válido y haya sido previamente aprobado por el Departamento de Recursos Humanos.
2. Los conductores deberán proporcionar al Departamento de Recursos Humanos de ECC una fotocopia de ambos lados de su permiso de conducir y el formulario de Solicitud de autorización para conducir vehículos debidamente cumplimentado al menos 15 días antes de la primera fecha del viaje.
3. Deberá presentarse una solicitud de reembolso de gastos de viaje, debidamente aprobada por el supervisor de la persona en cuestión u otro administrador competente del centro, a la Oficina de Servicios Empresariales. El kilometraje debe documentarse adjuntando una copia impresa de una calculadora de kilometraje de Internet al formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje como justificante del kilometraje.
4. El kilometraje se reembolsará por el uso de automóviles personales a la tasa determinada por la tasa vigente del IRS en julio del año en curso.
5. Los empleados que utilicen vehículos personales para asuntos relacionados con la universidad deben mantener un seguro de automóvil que proporcione cobertura primaria.
6. La atención del conductor debe estar siempre centrada en la conducción segura del vehículo. Se prohíben distracciones tales como comer, beber, enviar mensajes de texto o utilizar el teléfono móvil mientras el vehículo está en movimiento. No se permite fumar en los vehículos de la universidad.

Esta política se revisó por última vez el 08/05/2025.