Privacidad de la información médica

Procedimiento administrativo 5.501

Elgin Community College se compromete a mantener la privacidad de la información personal de sus empleados. Este Procedimiento Administrativo se aplica a los planes de beneficios de los empleados de ECC que están cubiertos por la ley estatal o federal o que son autofinanciados, incluidos los planes de seguro médico y dental, los planes de asistencia a los empleados y los programas de medicamentos recetados. En este Procedimiento administrativo, todos estos programas se denominan Planes de prestaciones.

Los Planes de Beneficios de ECC están obligados por la ley federal y estatal a proteger la privacidad de la información de salud de los empleados y otra información personal, y a proporcionar a los empleados un aviso sobre las políticas y protecciones del Colegio. Cuando los Planes de Beneficios utilizan o divulgan información médica protegida, los Planes de Beneficios deben respetar la privacidad de esa información.

Los planes de beneficios de ECC no utilizarán la información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) de un empleado, la cual se define ampliamente como información médica identificable individualmente recopilada de manera electrónica, oral o en papel. La PHI incluye información tal como el nombre del paciente, el número de seguro social, el número de teléfono, el número de expediente médico, o la dirección. Los planes de beneficios de ECC no divulgarán la PHI de un empleado sin el permiso de éste, excepto por razones relacionadas con:

• Tramitación y pago de siniestros.
• Cumplimiento legal.
• Procedimientos judiciales y administrativos.
• Salud y seguridad públicas.
• Administración del programa de indemnización de los trabajadores.

Los planes de prestaciones de ECC también pueden divulgar la información sanitaria protegida de un empleado cuando sea necesario hacerlo para presentar reclamaciones a otras compañías de seguros.

Los planes de beneficios de ECC no utilizarán ni divulgarán la información médica protegida de un empleado para ningún otro propósito que los descritos en este procedimiento administrativo sin la aprobación escrita del empleado. Un empleado puede rescindir tal aprobación en cualquier momento notificando por escrito al Departamento de Recursos Humanos.  

Los planes de beneficios de ECC pueden divulgar información médica protegida sobre un empleado a un pariente, un amigo o cualquier otra persona que el empleado identifique, siempre y cuando la información sea directamente pertinente a la participación de esa persona en la atención médica del empleado o en el pago de la atención médica del empleado. Por ejemplo, si un familiar o un cuidador llama al especialista en prestaciones de ECC con conocimiento de la información sanitaria protegida de un empleado, el especialista en prestaciones puede confirmarla o responder a preguntas sobre ella. El empleado tiene derecho a detener o limitar este tipo de divulgación, y puede hacerlo poniéndose en contacto con el Departamento de Recursos Humanos.  

Los empleados tienen derecho a solicitar restricciones adicionales con respecto a quién puede acceder o ver su información sanitaria protegida. Aunque los planes de prestaciones estudiarán detenidamente todas las solicitudes de acceso restringido, ECC no está obligada a aprobarlas.

Los empleados tienen derecho a comunicaciones confidenciales sobre su información sanitaria protegida.  

Los empleados tienen derecho a revisar y copiar su información sanitaria protegida. Se duplicará gratuitamente un número razonable de documentos. A los empleados que deseen duplicar un número excesivo de documentos se les cobrará la tarifa estándar de duplicación de documentos de ECC.

Los empleados tienen derecho a hacer correcciones en su información sanitaria protegida. Si fue un médico u otra persona quien creó la información que el empleado desea modificar, éste debe pedir a dicha persona que modifique la información.

Los empleados tienen derecho a saber a quién se revelan sus datos sanitarios protegidos. Si un empleado solicita una rendición de cuentas al respecto más de una vez durante cualquier periodo de 12 meses, los Planes de Beneficios cobrarán al empleado una tarifa razonable por cada rendición de cuentas adicional.

Los empleados tienen derecho a una copia en papel de este Procedimiento Administrativo. Los empleados que deseen uno deben ponerse en contacto con el Departamento de Recursos Humanos.  

Todas las solicitudes mencionadas en este Procedimiento Administrativo deben presentarse por escrito al Departamento de Recursos Humanos.

Los empleados que deseen más información sobre sus derechos a la intimidad, que no comprendan sus derechos a la intimidad, que estén preocupados porque los planes de prestaciones de ECC no hayan respetado sus derechos a la intimidad, o que no estén de acuerdo con una decisión que hayan tomado los planes sobre quién puede ver su información sanitaria protegida, deben ponerse en contacto con el Departamento de Recursos Humanos. Los empleados también pueden presentar quejas por escrito al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. ECC no tomará ninguna medida contra los empleados que presenten una queja ante la Secretaría de Salud y Servicios Humanos o el Departamento de Recursos Humanos.

Por último, este Procedimiento Administrativo puede modificarse en cualquier momento. Si se modifica este Procedimiento Si se modifica este Procedimiento Administrativo, puede afectar a toda la información sanitaria protegida mantenida por los Planes de Beneficios, incluida cualquier información creada o recibida antes de que entre en vigor el nuevo Procedimiento Administrativo. Se notificará a los empleados cada vez que se revise este Procedimiento Administrativo.