Donaciones o legados al Colegio

Procedimiento administrativo 2.501

Es la práctica general de Elgin Community College para ofrecer diversas oportunidades para el apoyo contribuido y el patrocinio de programas y actividades de la universidad de acuerdo con las políticas y procedimientos de la universidad. 

Los siguientes procedimientos son para servir como una guía para todo el personal de ECC y voluntarios que participan en el sector privado regalo, patrocinio o subvención solicitud o aceptación en nombre de la universidad. La intención de estos procedimientos es fomentar y facilitar la comunicación y la cooperación en la búsqueda de contribuciones del sector privado, patrocinios y subvenciones entre la Oficina de Promoción Institucional y Fundación del Colegio, que depende directamente del Presidente del Colegio, y todos los demás departamentos y oficinas del Colegio. Dicha comunicación y cooperación es esencial para maximizar todas las oportunidades de apoyo privado al Colegio y a sus estudiantes. 

Directrices generales 

Un empleado de ECC debe presentar una solicitud por escrito a su supervisor antes de solicitar fondos aportados, equipos o patrocinios. Si el supervisor lo aprueba, él / ella enviará la solicitud a su decano o jefe de departamento, quien a su vez presentará las solicitudes aprobadas al ejecutivo La Dirección de Avance Institucional y Fundación para su revisión encaja en el plan de avance, la estrategia de los donantes, y trabajará en coordinación con el Departamento de facilitar. 

Todas las contribuciones en efectivo y equivalentes en efectivo y las subvenciones de fundaciones privadas/corporativas se dirigirán a la Elgin Community College Foundation. En los casos en que tal dirección no ha sido hecha por el donante, como con legados no solicitados a la universidad, a la recepción de la universidad transferirá dichos fondos junto con el original o una copia de toda la documentación a la Fundación ECC, que a su vez será responsable del reconocimiento, gestión y administración de la donación. 

Cuando se concede una subvención de una fundación privada o corporativa a la Fundación del Elgin Community College y se designa para un programa o departamento concreto, la Fundación ECC y La Dirección del programa que recibe la subvención compartirán la responsabilidad de la administración diaria y los informes requeridos. La Dirección ejecutiva de la Fundación ECC y el Contralor Adjunto mantendrán la responsabilidad de supervisar el cumplimiento de los términos de cada subvención, conservando copias de las propuestas de subvención y de los documentos e informes de concesión, y revisando los informes requeridos antes de su presentación al otorgante. 

El patrocinio se define como la aportación de bienes o servicios por parte de una empresa, corporación o individuo a cambio de exhibiciones promocionales, regalos de productos, anuncios, listados y otras formas de promoción. El patrocinio puede ser para uno o más eventos, durante uno o más años. 

El patrocinio corporativo/empresarial de eventos, publicaciones, compras de equipo, viajes de competencia estudiantil o uniformes será perseguido cooperativamente por el departamento que busca dicho patrocinio y la Oficina de Avance Institucional y Fundación. Los contratos de publicidad recíproca con cualquier empresa o corporación deberán ser aprobados por escrito por La Dirección Ejecutiva de Avance Institucional y Fundación, La Dirección de Marketing y el Vicepresidente de Negocios y Finanzas del Colegio. El departamento de Marketing también revisará y hará recomendaciones sobre cualquier propuesta corporativa que abarque oportunidades para la comercialización de los programas y servicios del Colegio a los grupos destinatarios del Colegio. 

Las decisiones de nombrar instalaciones en reconocimiento de una donación importante al Colegio se tomarán de acuerdo con el Procedimiento Administrativo 6.101. 

Las actividades de recaudación de fondos de los departamentos deben planificarse y llevarse a cabo con el pleno conocimiento y consentimiento previo de la Oficina de Avance Institucional y la Fundación, a fin de garantizar un acercamiento coordinado y planificado a los posibles donantes y patrocinadores. Un plan resumido que incluya el propósito de la recaudación de fondos propuesta, el marco temporal, las personas a las que se solicitará y el método de solicitud deberá presentarse a la Oficina de Promoción Institucional y Fundación 60 días antes de la actividad para su revisión y aprobación. A menos que La Dirección Ejecutiva apruebe lo contrario, la aceptación y el reconocimiento de las donaciones correrán a cargo de la Fundación ECC. Antes de cualquier recaudación de fondos, la La Dirección Ejecutiva de Promoción Institucional y Fundación y el Decano/LaLa Dirección Departamento determinarán a dónde se destinarán los fondos. 

Las actividades de recaudación de fondos de los clubes de estudiantes están exentas de estos procedimientos, pero se espera que todo club que participe en la recaudación de fondos notifique a la oficina de Avance Institucional y Fundación con 60 días de antelación el calendario, el propósito y la naturaleza de cada esfuerzo de recaudación de fondos, como cortesía. 

Procedimiento de contribución 

• Las contribuciones de fuentes privadas al Colegio deben hacerse a nombre de Elgin Community College Foundation, y dirigidas a la ECC Foundation. 
• La documentación de todas las contribuciones debe entregarse a la oficina de la Fundación ECC a efectos de acuse de recibo, registro, gestión financiera y reconocimiento. 
• Las donaciones en efectivo y las subvenciones dirigidas a la Elgin Community College Foundation pueden adoptar la forma de una o varias de las siguientes: efectivo y equivalentes de efectivo, acciones, bienes muebles, donaciones de bienes inmuebles, incluidos intereses parciales, y legados benéficos. 
• El Presidente del Colegio, en coordinación con La Dirección ejecutiva de la Fundación ECC, se reserva el derecho de aceptar (o, en su caso, rechazar) cualquier compromiso que se ofrezca a la Fundación ECC en beneficio del Colegio. También se reserva el derecho de determinar cómo se acreditará cualquier compromiso y/o cómo se reconocerán dichos compromisos. 
• El reconocimiento de donaciones en forma de nombramiento de una instalación, o área dentro de una instalación, se determinará únicamente de acuerdo con el Procedimiento Administrativo 6.101. La Fundación ECC mantendrá una lista actualizada de tales oportunidades de nombramiento. 
• La Fundación ECC debe revisar individualmente los compromisos de donaciones dotadas y planificadas antes de su aceptación. Los compromisos de designación especial, forma, y/o calendario de pagos serán cuidadosamente evaluados por La Dirección ejecutiva de la Fundación ECC para su idoneidad. 
• Aunque la Fundación ECC proporcionará toda la información y asistencia adecuadas, la responsabilidad última de la valoración de la donación, la deducibilidad fiscal y/o cuestiones similares de cumplimiento legal, local, estatal y/o federal recae en el donante y/o en el asesor que el donante desee contratar. 
• Elgin Community College Foundation, no buscará ni aceptará a sabiendas ningún compromiso, independientemente de su tamaño, licitación, designación u otra condición, que considere que no es en el mejor interés del donante potencial o en el mejor interés del College o de la Fundación ECC.

Esta política se revisó por última vez el 08/08/2024.