Aceptación de regalos en especie

Procedimiento administrativo 2.504

Los regalos en especie son regalos tangibles que no sean en efectivo, valores negociables o bienes inmuebles, ofrecidos a Elgin Community College a través de la Fundación ECC para su uso por el colegio en el cumplimiento de su misión. Según la política del Consejo de Administración de Elgin Community College y el Procedimiento Administrativo 2-501, todos los regalos, incluidas las ofertas de regalos en especie, deben gestionarse a través de la oficina de la Fundación de Elgin Community College. 

No se aceptarán donaciones en especie con restricciones impuestas por el donante en cuanto a la venta, mantenimiento, administración o exhibición de dichos artículos. La Dirección posesión física de un regalo en especie no debe ser tomada por representantes del colegio hasta que un formulario de Escritura de Donación completamente ejecutado haya sido firmado por los representantes apropiados del colegio y el ejecutivo La Dirección de la Fundación ECC. 

Si se reciben consultas sobre donaciones en especie, siga las instrucciones que se indican a continuación para garantizar la correcta adquisición y administración de todas las donaciones. Todas las preguntas relacionadas con este proceso pueden dirigirse a la oficina de la Fundación ECC al 847-214-7377. 

Ofertas de regalos recibidas por los departamentos o divisiones de ECC 

• Cuando se reciben las ofertas, y antes de rechazarlas o aceptarlas, el profesor o el personal de ECC (en adelante, el contacto principal) se pone en contacto con la oficina de la Fundación en el ext. 7377. 
• En algunos casos, el contacto principal sabe que las ofertas de regalo no son aprovechables y desea declinar la oferta. A la espera del acuerdo del decano de la División/LaLa Dirección para declinar el regalo, la oficina de la Fundación ayudará poniéndose en contacto con el donante y declinando el regalo. 
• Si las donaciones se consideran apropiadas, la Oficina de la Fundación enviará un formulario de escritura de donación al contacto principal. Mediante este formulario, deberá recibirse la aprobación del decano de la División/LaLa Dirección y del vicepresidente del área. Si la donación requiere mantenimiento, también deberá recibirse la aprobación del miembro del gabinete del área que será responsable del mantenimiento de la donación (por ejemplo, TI). Los formularios de escritura de donación deben rellenarse por duplicado y ambas copias deben devolverse a la oficina de la Elgin Community College Foundation. 
• Si se requiere una tasación independiente de la donación (consulte el formulario de escritura de donación para conocer los requisitos), es responsabilidad del donante, no de Elgin Community College ni de la Fundación ECC, hacer tasar la donación. El personal de la Fundación informará al donante de este requisito. 
• El personal de la Fundación ayudará al contacto principal a preparar cualquier papeleo adicional que pueda ser necesario antes de aceptar la donación. 
• El personal de la Fundación enviará al donante una carta de agradecimiento y una copia del formulario de escritura de donación cumplimentado. 
• El personal de la Fundación también lo notificará a los departamentos correspondientes por motivos de inventario, seguros y mantenimiento. 
• El Contacto Principal es responsable de coordinar la entrega/recogida del obsequio una vez que el formulario de Escritura de Obsequio esté completamente cumplimentado. 

Ofertas de regalos recibidas por la Oficina de la Fundación del Elgin Community College 

• El personal de la Fundación se pone en contacto con las divisiones o departamentos que puedan utilizar los equipos, servicios o bienes apreciados. El miembro del cuerpo docente o el coordinador del programa se convierte en el contacto principal. 
• Si la división o departamento no desea la donación ofrecida, y el decano/LaLa Dirección de la división ha acordado que la donación no es viable, el personal de la Fundación se pondrá en contacto con el donante y la rechazará. 
• Si las divisiones o departamentos desean la donación ofrecida, la Oficina de la Fundación enviará un formulario de escritura de donación al contacto principal. La aprobación para aceptar el obsequio debe recibirse del decano/LaLa Dirección de la División y del vicepresidente del área. Si la donación requiere mantenimiento, deberá recibirse la aprobación del miembro del gabinete del área que será responsable del mantenimiento de la donación (por ejemplo, TI). El formulario de escritura de donación debe rellenarse por duplicado y ambas copias deben devolverse a la oficina de la Elgin Community College Foundation. 
• Si se requiere una tasación independiente de la donación (consulte el formulario de escritura de donación para conocer los requisitos), es responsabilidad del donante, no de Elgin Community College ni de la Fundación ECC, hacer tasar la donación. El personal de la Fundación se encargará de informar al donante de este requisito. 
• El personal de la Fundación ayudará al contacto principal a preparar cualquier papeleo adicional que pueda ser necesario antes de aceptar la donación. 
• El personal de la Fundación enviará una carta de agradecimiento con CC al jefe de departamento y una copia del formulario de escritura de donación cumplimentado al donante. 
• El personal de la Fundación también lo notificará a los departamentos correspondientes por motivos de inventario, seguros y mantenimiento. 
• El contacto principal es responsable de coordinar la entrega/recogida del regalo. 

El presidente del Colegio se reserva el derecho de rechazar cualquier regalo en especie que pueda no ser de utilidad práctica para el Colegio, o pueda suponer un riesgo para la salud de los empleados y estudiantes. 

Los bienes muebles o inmuebles cuyo valor supere los 5.000 dólares se declararán por el valor justo de mercado que les atribuya un tasador cualificado independiente. Las donaciones por valor de 5.000 dólares o menos pueden declararse por el valor declarado por el donante o un experto cualificado.

Esta política se revisó por última vez el 08/08/2024.