Smartphones y puntos de acceso móviles para empleados

Procedimiento administrativo 7.107

Propósito

El propósito de este procedimiento administrativo es describir el proceso por el cual ECC proporcionará un teléfono inteligente o punto de acceso celular a un empleado que necesita un dispositivo de este tipo con el fin de cumplir con los requisitos de su posición en Elgin Community College. 

Admisibilidad

Ciertos puestos en ECC conllevan un requisito de disponibilidad de comunicación alta o instantánea. Estas posiciones caen en una o más de las siguientes categorías generales y pueden calificar para un teléfono inteligente proporcionado por la universidad o hotspot celular:

• Se trata de un administrador que necesita estar fácilmente localizable en horas de oficina y festivos debido a la importancia de su papel en el funcionamiento de la universidad. (Ejemplos: vicepresidente, jefe de policía, servicios de emergencia La Dirección)
• El puesto es responsable de sistemas u operaciones críticos de la Escuela Superior que pueden requerir apoyo fuera del horario laboral o en días festivos. (Ejemplos: administrador de red, director de operaciones de planta).
• El puesto depende de herramientas de flujo de trabajo, como fichas de trabajo enviadas por correo electrónico o envíos telefónicos, y requiere que el empleado trabaje alejado de un teléfono de sobremesa o un ordenador. (Ejemplos: ingenieros de edificios, técnicos informáticos)
• El puesto trabaja regularmente fuera del campus y necesita comunicarse con personas o equipos del campus (Ejemplos: reclutadores de secundaria, compromiso con la comunidad La Dirección)

Teléfonos celulares proporcionados por la universidad o teléfonos inteligentes y hotspots celulares que son convenientes para el empleado, pero no están directamente relacionados con el desempeño efectivo del trabajo no son apropiados y serán rechazados. La elegibilidad para un teléfono inteligente o hotspot celular proporcionado por la universidad será determinada por el empleado solicitante y su gerente directo después de la debida consideración de las circunstancias y requisitos de la posición del empleado en ECC. Todas las solicitudes de smartphone y hotspot celular deben ser aprobadas por el administrador apropiado a nivel de Gabinete. Un teléfono inteligente proporcionado por la universidad o hotspot celular no es un derecho, ni los precedentes dictarán la elegibilidad. 

Servicios prestados

Los servicios y equipos proporcionados a los empleados cualificados según los términos de este procedimiento administrativo serán gestionados por el Departamento de Tecnología de la Información. Los servicios básicos pueden cambiar de vez en cuando, pero en general incluirán:

• Servicio de voz nacional para todos los dispositivos
• Un plan de datos para smartphones
• Una opción para que un smartphone actúe como punto de acceso personal
• Accesorios normales para dispositivos, como cargadores
• Actualizaciones periódicas previstas en nuestro contrato con el proveedor de servicios inalámbricos

Las solicitudes de servicios y/o equipos adicionales requerirán la aprobación explícita del miembro apropiado del Gabinete, así como una explicación de por qué son necesarios. Ejemplos de este tipo de solicitudes son:

• Servicio internacional para smartphones (estos servicios pueden activarse y desactivarse según las necesidades de cada línea)
• Dispositivos o equipos específicos no incluidos en la lista de equipos estándar del colegio
• Planes de datos ampliados o funciones de punto de acceso móvil

Las cuotas únicas y continuas por este tipo de servicios pueden ser cargadas al departamento solicitante. Los accesorios adicionales además de los proporcionados por el proveedor de servicios y los reemplazos por dispositivos perdidos o dañados también pueden ser cobrados al departamento del empleado.

El Departamento de Tecnología de la Información no proporciona accesorios personales como fundas y cubiertas. El software adicional y los servicios relacionados no están incluidos en el servicio básico descrito en este procedimiento. Cualquier software de coste adicional descargado en un dispositivo proporcionado por la universidad, a veces denominado Apps o Widgets, debe ser abonado por el departamento del titular del dispositivo. 

Proceso

Deberá rellenarse el formulario "Cell/Smart Phone Request Form", que se encuentra en my.elgin en Information Technology forms, y deberán obtenerse las firmas correspondientes. A continuación, el formulario deberá enviarse a Tecnología de la Información para su tramitación. 

Responsabilidades

Destinatario del smartphone o del punto de acceso móvil

Los empleados a los que se asignen teléfonos inteligentes o puntos de acceso móviles proporcionados por la universidad son responsables de proteger, asegurar y mantener los dispositivos. El titular del dispositivo también es responsable del uso que se haga del mismo y debe asegurarse de que no lo utilicen otras personas. En caso de pérdida o robo de un teléfono inteligente, deberá notificarse inmediatamente a Tecnologías de la Información. 

Los empleados deben proteger los teléfonos móviles proporcionados por la universidad activando "Bloquear pantalla" con una contraseña alfanumérica de al menos 8 caracteres y los usuarios deben activar cualquier autenticación biométrica que esté disponible. 

El uso personal incidental de un dispositivo proporcionado por la universidad está permitido pero estará sujeto a revisión.

Director responsable

Se espera que el responsable del destinatario del smartphone o del hotspot móvil sea diligente a la hora de evaluar la necesidad del smartphone o del hotspot móvil y que revise periódicamente dicha necesidad como parte del trabajo del destinatario. Es responsabilidad del gerente rescindir el smartphone o el hotspot celular en caso de que la asignación de trabajo o los deberes del destinatario cambien de manera que obvien la necesidad del dispositivo. Si el titular del dispositivo cambia de departamento, el proceso de solicitud y aprobación debe repetirse con el nuevo responsable. El gerente es responsable de devolver el dispositivo a Tecnología de la Información cuando un empleado es reasignado o despedido. 

Representante del Gabinete

Cada solicitud de smartphone o punto de acceso móvil debe ser aprobada por el miembro del Gabinete correspondiente. Además, cada miembro del Gabinete debe revisar anualmente la lista de dispositivos proporcionados por la universidad que utiliza su personal y reafirmar que el uso es apropiado. A petición, Tecnología de la Información puede proporcionar detalles de uso por número de teléfono para ayudar en esta revisión. 

Tecnologías de la información

El Departamento de Tecnología de la Información es responsable de la gestión de los servicios de comunicación inalámbrica del Colegio, incluyendo el aprovisionamiento de teléfonos inteligentes y puntos de acceso celular como se describe en este Procedimiento Administrativo. Tecnología de la Información se encargará de todas las negociaciones y la resolución de problemas de servicio con el proveedor de servicios inalámbricos, así como la selección de dispositivos inalámbricos. Tecnología de la Información revisará y pagará la factura mensual del servicio. Los usos inusuales y extraordinarios se pondrán de relieve para su revisión y explicación por parte del gestor responsable y el usuario del teléfono.

Esta política se revisó por última vez el 30/08/2024.