Reembolso de gastos al empleado por trabajo a distancia

Procedimiento administrativo 5.207

Propósito

El propósito de este Procedimiento Administrativo es describir el proceso para cumplir con la Ley de Salarios y Cobros de Illinois (820 ILCS 115/9.5), que exige a los empleadores reembolsar a los empleados los gastos o pérdidas necesarios incurridos por el empleado dentro del ámbito de su empleo y directamente relacionados con los servicios prestados al empleador. Algunos empleados pueden incurrir en gastos adicionales por internet y telefonía celular al trabajar de forma remota para cumplir con sus responsabilidades laborales. Por lo tanto, la universidad puede reembolsar dichos gastos.

Admisibilidad  

Cualquier empleado que haya recibido instrucciones o autorización de su supervisor para trabajar de forma remota. El departamento de Recursos Humanos verificará esta autorización mediante la notificación o el registro de horas del supervisor. Esto no aplica a los empleados que opten por usar sus dispositivos personales fuera del horario laboral para consultar su correo electrónico o realizar tareas, en lugar de usar el equipo de la empresa.

Importe del reembolso  

El importe del reembolso se basará en los gastos reales del empleado, independientemente de cuándo comience el trabajo a distancia dentro del mes.

El reembolso se procesará a través del departamento de Cuentas por Pagar. El importe se cargará al departamento de origen del beneficiario, generalmente el mismo al que se le imputa su salario. La Administración se reserva el derecho de modificar este método de pago en caso de emergencias u otras circunstancias excepcionales.

Proceso  

Si existe un acuerdo de trabajo remoto individual entre un empleado y su supervisor, este último deberá notificar al departamento de Recursos Humanos sobre dicho acuerdo, incluyendo la necesidad de reembolso y su duración. El empleado presentará la documentación justificativa al supervisor para su aprobación y posterior envío al departamento de Cuentas por Pagar para su procesamiento. La institución se reserva el derecho de determinar si la documentación presentada es aceptable.

Esta política fue revisada por última vez el 03/02/2026.