Reembolso de gastos al empleado por trabajo a distancia

Procedimiento administrativo 5.207

Propósito

El propósito de este Procedimiento Administrativo es describir el proceso para adherirse a la Ley de Salarios y Cobros de Illinois (820 ILCS 115/9.5), donde los empleadores están obligados a reembolsar a los empleados por "gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado dentro del ámbito de su empleo y directamente relacionadas con los servicios prestados para el empleador". Determinados empleados pueden incurrir en gastos adicionales por el uso de Internet y del plan de telefonía móvil en el desempeño de sus responsabilidades laborales mientras trabajan a distancia. Por lo tanto, el Colegio podrá conceder el reembolso de dichos gastos.

Admisibilidad  

Cualquier empleado al que su supervisor haya ordenado o concedido un acuerdo de trabajo a distancia. Esto será verificado por el departamento de Recursos Humanos mediante notificación del supervisor u hoja de horas. Esto no se aplica a los empleados que decidan utilizar sus dispositivos personales fuera de hora para consultar el correo electrónico de trabajo o para completar el trabajo en lugar de utilizar el equipo de trabajo.

Importe del reembolso  

El importe del reembolso se basará en los gastos reales del empleado, independientemente de cuándo comience el trabajo a distancia dentro del mes.

El importe del reembolso se tramitará a través de Cuentas a Pagar. El reembolso se cargará al departamento de origen del beneficiario, generalmente el mismo departamento al que se carga el salario de la persona. La Administración se reserva el derecho de alterar este método de pago en caso de emergencia y/o circunstancias inusuales.

Proceso  

Si existe un acuerdo individual de trabajo a distancia entre un empleado y su supervisor, éste deberá notificarlo al departamento de Recursos Humanos, explicando la necesidad del reembolso y su duración. El empleado presentará las pruebas al supervisor para su aprobación y envío a Cuentas por Pagar para su tramitación. El Colegio se reserva el derecho de determinar si las pruebas presentadas son aceptables.

Esta política se revisó por última vez el 31/08/2023.