Correo electrónico

Procedimiento administrativo 7.104

Propósito

La finalidad de este Procedimiento Administrativo es:

• Proteger la integridad de los sistemas de correo electrónico de Elgin Community College. Esto incluye el correo electrónico de los dominios @elgin.edu y @student.elgin.edu.
• Evitar el uso indebido accidental del correo electrónico por parte de los empleados y otros usuarios de los sistemas de correo electrónico; 
• Garantizar el uso adecuado de los sistemas de correo electrónico de Elgin Community College, al tiempo que se incrementa la concienciación de los empleados sobre el uso adecuado e inadecuado de los sistemas de correo electrónico del Colegio; y 
• Reduzca el riesgo de violación de la confidencialidad y las responsabilidades legales.

Elgin Community College proporciona acceso al correo electrónico para permitir a los empleados comunicarse de manera eficaz y eficiente con los estudiantes y el público en general. Cualquier correo electrónico enviado desde una dirección de correo electrónico Elgin Community College al público en general puede ser visto como una declaración de la universidad.   

Ámbito de aplicación y definiciones

Este Procedimiento Administrativo se aplica a cualquier usuario que acceda electrónicamente a información no pública propiedad o almacenada por Elgin Community College. Un usuario es cualquier administrador, facultad, personal, contratista, consultor, auditor, interno, fideicomisario, estudiante asistente o socio. Un sistema electrónico seguro para empleados es cualquier sistema que no sea público, que contenga información confidencial o cuyo uso pueda restringirse o supervisarse.

Uso prohibido

Los sistemas de correo electrónico de Elgin Community College no se utilizarán para la creación o distribución de mensajes perturbadores u ofensivos, incluidos comentarios ofensivos sobre raza, género, discapacidades, edad, orientación sexual, pornografía, creencias y prácticas religiosas, creencias políticas u origen nacional. Cualquier empleado que reciba un correo electrónico con información de este contenido y naturaleza de otro usuario de los sistemas de correo electrónico de la universidad deberá informar inmediatamente de este incidente a su supervisor.

Elgin Community College prohíbe el envío y reenvío de cartas en cadena, correos electrónicos de broma y correos masivos no relacionados con el negocio del Colegio, desde las cuentas de correo electrónico del Colegio. Estas actividades no comerciales pueden obstaculizar innecesariamente el tráfico de la red y el espacio de almacenamiento electrónico.  

Los empleados no utilizarán sus cuentas de correo electrónico de Elgin Community College para registrarse en sitios web y listas de correo no relacionados con la actividad del Colegio. Al hacerlo, puede poner en peligro la integridad de los sistemas de correo electrónico de Elgin Community College que puede resultar en correo no solicitado y virus. Los empleados no podrán utilizar los sistemas de correo electrónico para hacerse pasar por un funcionario de la universidad, la facultad / miembro del personal, o estudiante.

Uso personal

El uso principal de los sistemas de correo electrónico de Elgin Community College son para llevar a cabo los negocios de la universidad. El uso personal de los sistemas de correo electrónico del Colegio no está permitido.  

Buenas prácticas

Todos los empleados deben:

• Sea cortés y siga las normas de etiqueta aceptadas;
• Proteger la intimidad y la confidencialidad de los demás;
• Abstenerse de utilizar los sistemas de correo electrónico del Colegio para fines comerciales personales u otros beneficios;
• Proteja sus contraseñas;

Seguridad

La seguridad del correo electrónico es una responsabilidad conjunta de los administradores de sistemas de Elgin Community College y los usuarios de correo electrónico. Todos los usuarios de los sistemas de correo electrónico del Colegio son responsables de tomar todas las precauciones razonables, incluyendo pero no limitado a salvaguardar y cambiar con frecuencia las contraseñas para proteger la integridad de los sistemas de correo electrónico y evitar el uso no autorizado.  

El acceso a webmail.elgin.edu estará protegido mediante el uso de autenticación multifactor (MFA). Todos los usuarios fuera del campus deberán utilizar Duo Mobile para MFA. Esto puede incluir notificaciones push gestionadas por Duo, llamadas telefónicas o códigos de acceso generados por la aplicación Duo Mobile o un token de hardware emitido por ECC.   

Propiedad y confidencialidad

Toda la información almacenada electrónicamente (ESI), como los mensajes de correo electrónico utilizados en Elgin Community College, son propiedad del Colegio y es, por tanto, su propiedad. Con el fin de garantizar mejor la fiabilidad de los sistemas, evitar la pérdida de datos de negocio, satisfacer las necesidades reglamentarias y litigios, y para proporcionar inteligencia de negocios, de archivo y copias de seguridad de mensajes de correo electrónico pueden existir a pesar de la eliminación del usuario final. El correo electrónico se envía en texto claro y, por tanto, puede ser leído por destinatarios no deseados. Extreme las precauciones cuando comunique información confidencial o sensible (CSI) por correo electrónico. Para más información, consulte el Procedimiento Administrativo 7-106 Programa de Seguridad de la Información.   

Retención elgin.edu e-mail

El Departamento de Tecnología de la Información de Elgin Community College realiza copias de seguridad programadas de todos los correos electrónicos de los usuarios de elgin.edu principalmente para restaurar el servicio en caso de fallo. Las copias de archivo están diseñadas para un acceso rápido y preciso por parte de los delegados del College para una variedad de necesidades legales y de gestión, como la revisión por parte del equipo legal durante la fase de descubrimiento de información electrónica (e-discovery) de mandato federal de un litigio o la observación por parte de la dirección en casos de sospecha de abuso o cualquier otro tipo de investigación.   

La siguiente tabla proporciona detalles sobre el método de copia de seguridad y los periodos de conservación del correo electrónico de elgin.edu. Cabe señalar que los plazos indicados son los objetivos definidos en nuestros documentos de proceso. Ocasionalmente, puede que no se cree una copia de seguridad para un plazo o unos sistemas específicos debido a razones técnicas.

La recuperación a partir de la fuente de copia de seguridad no es una tarea trivial y consumirá recursos excepcionales dentro del Departamento de TI. Se espera que estas copias de seguridad sólo se utilicen para situaciones de recuperación en caso de catástrofe. Tenga en cuenta también que los elementos bloqueados por nuestro filtro de correo no deseado no llegan a nuestro servidor Exchange (donde se almacena el correo electrónico) y sólo se conservan durante dos semanas. Por último, tenga en cuenta que los sistemas de correo electrónico de Elgin Community College no se utilizarán como sistema de registro para el cumplimiento del Procedimiento Administrativo 3.102 - Retención y eliminación de registros. Se deben utilizar otros sistemas de seguimiento que no sean el correo electrónico para conservar estos registros requeridos.

Debido a la posibilidad de que el espacio en disco sea limitado, es posible que en el futuro todos los usuarios reciban una cuota de espacio de correo electrónico, es decir, un límite en la cantidad de almacenamiento disponible. La cantidad de espacio puede variar en función de las necesidades del Colegio y de la disponibilidad de recursos. Para evitarlo, se recomienda a los usuarios que revisen y borren periódicamente los mensajes antiguos.  

Retención student.elgin.edu e-mail

Las copias de seguridad de las cuentas de correo electrónico de los estudiantes, con el dominio student.elgin.edu, no son mantenidas por el Departamento de Tecnología de la Información de Elgin Community College. Las gestiona y mantiene Google y están sujetas a sus políticas de copia de seguridad, retención y otras políticas operativas. El Departamento de Tecnología de la Información de Elgin Community College puede crear copias de seguridad del correo electrónico en cualquier momento si es necesario para satisfacer diversas necesidades legales y de gestión, como la revisión por parte del equipo legal durante la fase de descubrimiento de información electrónica (e-discovery) obligatoria a nivel federal en un litigio o la observación por parte de la dirección en casos de sospecha de abuso o cualquier otro tipo de investigación.

Ejecución

Elgin Community College se reserva el derecho de escanear y controlar todo el tráfico de correo electrónico para garantizar que esté libre de virus informáticos y otros programas maliciosos y para proteger la divulgación no autorizada de información confidencial y sensible (CSI) definida en el Procedimiento Administrativo 7.101.

Cualquier empleado que infrinja este Procedimiento Administrativo puede perder sus privilegios de correo electrónico y podría ser objeto de medidas disciplinarias, incluido el despido.  

Esta política se revisó por última vez el 31/08/2023.