Resolución de litigios para los empleados administrativos admisibles

Procedimiento administrativo 5.401

Elgin Community College resolverá las disputas de los empleados de la universidad con prontitud y de manera informal a medida que surjan. En el caso de una controversia no puede resolverse de manera informal después de un intento serio se hace, los procedimientos prescritos se observarán para asegurar un proceso ordenado para la audiencia y la resolución de la controversia de una manera rápida y justa. Los empleados que sigan los procedimientos informales y formales de resolución de conflictos estarán libres de represalias como resultado de su participación en el proceso de resolución de conflictos, excepto cuando un empleado haya utilizado el proceso de forma abusiva, fraudulenta o constituya una violación de la ley.

1. Definiciones:

A. Empleados elegibles: Este procedimiento sólo se aplicará a los administradores, al personal de apoyo administrativo y al personal confidencial/supervisor, con exclusión del presidente y los vicepresidentes.

B. Día: Día natural.

C. Disputa: Reclamación en la que se alega una acción de violación o interpretación errónea de:

• • Una política del Colegio,
  • Un reglamento o procedimiento administrativo,

D. Disidente: Un empleado elegible que expresa una disputa bajo esta disposición. Si más de un discrepante presenta una discrepancia en la que hace valer una queja común o que se deriva de un conjunto común de hechos, las discrepancias podrán tratarse como una sola discrepancia individual a discreción exclusiva de la administración.

E. Supervisor inmediato: La persona que supervisa directamente al disidente, evalúa su rendimiento e inicia las recomendaciones de personal relacionadas con la gestión respecto al empleado.

F. Acoso sexual: Cualquier avance sexual no deseado, solicitud de favores sexuales y otras conductas verbales o físicas de naturaleza sexual donde la sumisión a dicha conducta se hace explícita o implícitamente un término o condición del empleo de un individuo, las sumisiones o el rechazo de dicha conducta por parte de un individuo se utiliza como base para el empleo o dicha conducta tiene el propósito o efecto de interferir irrazonablemente con el desempeño laboral de un individuo o crear un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo.

G. Vicepresidente: El Vicepresidente designado por el Presidente para conocer de un litigio concreto.

2. Procedimiento informal: El objetivo de este método es resolver una disputa a través de comunicaciones abiertas e informales. Es un requisito previo que este procedimiento informal se utilice plenamente y de buena fe como un intento honesto de resolver la disputa antes de iniciar los procedimientos formales.

A. La(s) discusión(es) informal(es) entre el discrepante y su supervisor inmediato debe(n) producirse lo antes posible después del suceso que da lugar a la disputa y, definitivamente, no más tarde de 10 días hábiles después de que se produzca la acción disputada o de que el discrepante debiera haber sabido que se produjo.

B. Después de cada reunión, el supervisor elaborará sin demora un informe en el que se expondrá el asunto tratado y la resolución alcanzada, en su caso. Cada parte tendrá una copia del informe.

C. El disidente también puede preparar un informe explicando su perspectiva de la disputa, la resolución buscada, la fecha de la reunión y la respuesta administrativa. Si la disputa involucra una acusación de acoso sexual, el disidente puede elegir tener una discusión informal con La Dirección de Recursos Humanos Humanos en lugar de con el supervisor inmediato.

3. Procedimiento formal: Si la disputa se presenta a un supervisor que inicia el enfoque informal para resolver la disputa, y si no se alcanza una solución satisfactoria para el disidente, entonces el disidente puede optar por utilizar el procedimiento formal de disputa.

A. La impugnación formal deberá presentarse dentro de los 10 días hábiles siguientes al acto, o al momento en que el discrepante debería haber tenido conocimiento del acto, que fundamenta la impugnación. En estos casos, el plazo total transcurrido entre el momento en que se produjo el acto o condición que fundamenta dicha discrepancia y la presentación de la discrepancia formal no excederá de treinta (30) días hábiles. Un litigio formal se tramitará según las etapas siguientes:

Paso 1: El discrepante que desee presentar una disputa formal iniciará el proceso formal mediante la presentación de una copia completa y fechada de un informe escrito que incluya: a) la(s) acción(es) o hechos subyacentes a la disputa y la(s) fecha(s) en que ocurrieron (fecha en que se tuvo conocimiento de que ocurrieron); b) la violación o interpretación de la política, reglamento, procedimiento o ley en cuestión; y, c) la solución o reparación deseada. El supervisor inmediato organizará una reunión con el discrepante para tratar el conflicto. La reunión tendrá lugar en un plazo de cinco (5) días laborables a partir de la recepción de la discrepancia por parte del supervisor, quien responderá por escrito al discrepante en un plazo de quince (15) días laborables a partir de la reunión.

Paso 2: Si el discrepante no está satisfecho con la solución alcanzada en el Paso 1, puede presentar la disputa por escrito junto con una solución recomendada y cualquier documentación asociada, junto con la respuesta por escrito del supervisor inmediato, al Vicepresidente o a una persona designada de su división dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta del Paso 1. Si el Paso 1 se inició con un Vicepresidente como supervisor inmediato, el discrepante deberá proceder al Paso 3. Si el Paso l se inició con un Vicepresidente como supervisor inmediato del empleado, el discrepante deberá proceder al Paso 3. El Vicepresidente o la persona que éste designe organizará una reunión con el discrepante para tratar el conflicto. La reunión tendrá lugar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la disputa por parte del Vicepresidente, quien proporcionará una respuesta por escrito al discrepante dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la reunión.

Paso 3: Si el disidente no está satisfecho con la disposición en el Paso 2, o Paso l en los casos en que el Vicepresidente es el supervisor inmediato, pueden presentar la controversia y la documentación asociada de los pasos anteriores, y las respuestas al Presidente de la Universidad o su designado dentro de los siete (7) días después de la respuesta del Paso 2 se recibe. El Presidente o su designado organizará una reunión con el disidente con el fin de discutir la disputa dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la disputa por el Presidente. El Presidente emitirá una decisión final por escrito concediendo o denegando la reparación que considere apropiada. El Presidente emitirá una decisión a más tardar sesenta (60) días hábiles después de la recepción de la disputa por parte del Presidente. La decisión del Presidente es definitiva.

4. Disposiciones generales:

• Todos los documentos, comunicaciones y registros relativos a la tramitación de un litigio se archivarán en un expediente de resolución de litigios con el nombre del empleado. Este expediente debe mantenerse separado del expediente personal y del expediente disciplinario del empleado (a menos que el conflicto se derive de una acción disciplinaria).
• En cualquier etapa del procedimiento formal de resolución de litigios, o durante la misma, se podrá desestimar un litigio por incumplimiento de las disposiciones de este procedimiento.
• Si el administrador que responde no contesta a la disputa en el plazo especificado, el discrepante puede pasar al siguiente paso.
• Todas las reuniones celebradas en virtud de estos procedimientos se llevarán a cabo en privado y contarán con la presencia del disidente y de los testigos que deseen las partes implicadas. Cada una de las partes tendrá derecho a ser representada por un abogado a sus expensas.
• El desacuerdo puede ser retirado por escrito a cualquier nivel.
• El hecho de que un disidente no respete los límites prescritos actuará como impedimento para cualquier recurso ulterior y, en tales casos, la última respuesta recibida se considerará una decisión vinculante y definitiva para el disidente.
• La participación en estos procedimientos de disputa no someterá a nadie a medidas disciplinarias o represalias como consecuencia de dicha participación, excepto en un caso de acoso, fraude o violación de la ley.
• Un litigio que afecte sustancialmente a los mismos hechos y/o condiciones sólo se iniciará mediante procedimientos formales una vez.

Esta política se revisó por última vez el 31/08/2023.