Fallecimiento de un alumno/antiguo alumno

Procedimiento administrativo 4.406

En caso de fallecimiento de un estudiante matriculado en Elgin Community College, el Decano de Estudiantes debe ser notificado por la familia del estudiante o por el empleado de ECC que se entere del fallecimiento del estudiante. Una vez notificado, el Decano de Estudiantes es responsable de asegurar que se tomen los siguientes pasos:

1. El Decano de Estudiantes notificará al Vicepresidente de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil, a la Oficina del Presidente y al Departamento de Marketing y Comunicaciones sobre el fallecimiento del estudiante con tantos detalles como sea posible, incluyendo las circunstancias, el contacto familiar y la fuente de información.

2.     Por respeto a la familia del estudiante, ECC trabajará rápidamente para suspender la correspondencia universitaria dirigida al estudiante fallecido. El Decano de Estudiantes notificará a los siguientes departamentos sobre el fallecimiento del estudiante, no solo porque el estudiante puede haber estado afiliado al departamento, sino también para solicitar que el nombre del estudiante sea eliminado de la correspondencia universitaria saliente: cualquier decano que supervise las áreas con las que el estudiante estaba asociado, los programas TRiO, los Servicios de Acceso y Discapacidad Estudiantil, la Biblioteca, la Asesoría Académica, los Servicios de Desarrollo Profesional, la Vida Estudiantil, los Recursos Humanos, la Policía del Campus, la Taquilla del Centro de Arte, la Fundación ECC, los Asesores de Éxito y los Servicios de Bienestar. 

3.     El Decano de Estudiantes se pondrá en contacto con Records and Registration, Financial Aid & Scholarships y Student Accounts, solicitando que se investigue la cuenta del estudiante. Se puede emitir un reembolso del 100% de la matrícula y las cuotas para el semestre en curso si el Decano de Enrollment & Student Financial Services determina que dicho reembolso es ventajoso para el estudiante/familia y consistente con las regulaciones aplicables. Si el estudiante tiene un saldo en un período actual o anterior, el saldo se eliminará. La Oficina de Financial Aid & Scholarships determinará si el estudiante solicitó un préstamo estudiantil mientras estaba inscrito en la universidad. Si corresponde, la información de contacto del administrador del préstamo se proporcionará al Decano de Estudiantes para que se la proporcione a la familia. Una vez realizados los ajustes necesarios, el registro del estudiante en el sistema de información del estudiante se cerrará y se codificará adecuadamente para evitar futuros envíos de correo y comunicaciones. 

4. Si hay clases en sesión:

• Debido a la naturaleza delicada de las circunstancias, el Decano de Estudiantes se pondrá en contacto con todos los profesores actuales del estudiante fallecido para discutir si se debe invitar a un profesional de bienestar a una futura sesión de clase. Si el profesorado así lo desea, el profesional del bienestar visitará la clase para informar a los estudiantes de la muerte de su compañero y para proporcionar información sobre los recursos disponibles para los estudiantes. 
• Si el trimestre se acerca a su fin, el Decano de Estudiantes consultará con el profesorado si el estudiante ha obtenido una calificación final de aprobado en su clase o si la baja administrativa (AW) de la clase es lo más apropiado. Los reembolsos de matrícula, en su caso, sólo se pueden proporcionar para las clases de las que el estudiante se retira.

5.     En nombre de la institución, el Decano de Estudiantes se pondrá en contacto con los padres/cónyuge/tutor del estudiante fallecido por teléfono o por carta, si se dispone de información suficiente, para expresar las condolencias de la universidad.

6. Vida Estudiantil se encargará de enviar flores u otro recuerdo apropiado al funeral/servicio conmemorativo o al domicilio del estudiante fallecido si los servicios ya han tenido lugar y si se dispone de suficiente información.

7. El decano de estudiantes u otro funcionario universitario designado representará a la universidad en el funeral o servicio conmemorativo, si es posible.

Si se notifica al colegio el fallecimiento de un antiguo alumno, se seguirá la sección dos de este procedimiento administrativo si el expediente del alumno no se ha cerrado ya.

Esta política se revisó por última vez el 04/12/2024.