Fallecimiento de un alumno/antiguo alumno

Procedimiento administrativo 4.406

En caso de fallecimiento de un estudiante actualmente matriculado en Elgin Community College, el Decane Los estudiantes deben ser notificados por la familia del estudiante o por un empleado del ECC que se entere del fallecimiento del estudiante. Una vez notificados, Decane El Departamento de Estudiantes es responsable de asegurar que se tomen las siguientes medidas:

1. El Decane El Departamento de Estudiantes notificará al Vicepresidente de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil, a la Oficina del Presidente y al Departamento de Marketing y Comunicaciones sobre el fallecimiento del estudiante con tantos detalles como sea posible, incluyendo las circunstancias, el contacto familiar y la fuente de información.

2. Por respeto a la familia del estudiante, ECC procederá con prontitud a suspender la correspondencia universitaria dirigida al estudiante fallecido. Decane Los estudiantes notificarán el fallecimiento del estudiante a los siguientes departamentos, no solo porque el estudiante pudiera haber estado afiliado al departamento, sino también para solicitar que se elimine el nombre del estudiante de la correspondencia saliente de la universidad: cualquier decano que supervise áreas con las que el estudiante estaba asociado, los programas TRiO, Servicios de Acceso y Discapacidad para Estudiantes, la Biblioteca, Asesoramiento Académico, Servicios de Desarrollo Profesional, Vida Estudiantil, Recursos Humanos, Policía del Campus, la Taquilla del Centro de Arte, la Fundación ECC, Asesores de Éxito y Servicios de Bienestar. 

3. El Decane Los estudiantes se pondrán en contacto con la Oficina de Registro y Matrícula, la Oficina de Ayuda Financiera y Becas y la Oficina de Cuentas Estudiantiles para solicitar una investigación sobre su cuenta. Se podrá emitir un reembolso del 100% de la matrícula y las cuotas del semestre actual si... Decane La Oficina de Admisiones y Servicios Financieros Estudiantiles determina que dicho reembolso es beneficioso para el estudiante y su familia, y conforme a la normativa aplicable. Si el estudiante tiene un saldo pendiente en el semestre actual o en uno anterior, este se eliminará. La Oficina de Ayuda Financiera y Becas determinará si el estudiante solicitó un préstamo estudiantil durante su inscripción en la universidad. De ser aplicable, se le proporcionará la información de contacto de la entidad administradora del préstamo. Decane Se proporcionará a la familia la información del estudiante. Una vez realizados los ajustes necesarios, el expediente del estudiante en el sistema de información estudiantil se cerrará y se codificará adecuadamente para evitar futuros envíos y comunicaciones. 

4. Si hay clases en sesión:

• Debido a la naturaleza delicada de las circunstancias, Decane Los estudiantes se pondrán en contacto con todos los profesores del alumno fallecido para determinar si se debe invitar a un profesional del bienestar a una futura clase. Si el profesorado lo desea, el profesional del bienestar visitará la clase para informar a los alumnos del fallecimiento de su compañero y proporcionarles información sobre los recursos disponibles. 
• Si el plazo está cerca de su fin, el Decane Los estudiantes consultarán con el profesorado para determinar si han obtenido una calificación final aprobatoria en su curso o si la baja administrativa (BA) es la opción más apropiada. Los reembolsos de matrícula, si proceden, solo se aplicarán a los cursos de los que el estudiante se dé de baja.

5. En nombre de la institución, el/la Decane Los estudiantes se pondrán en contacto con los padres/cónyuges/tutores del estudiante fallecido por teléfono o por correo postal, si se dispone de información suficiente, para expresar las condolencias de la universidad.

6. Vida Estudiantil se encargará de enviar flores u otro recuerdo apropiado al funeral/servicio conmemorativo o al domicilio del estudiante fallecido si los servicios ya han tenido lugar y si se dispone de suficiente información.

7. El Decane En la medida de lo posible, los estudiantes u otro funcionario designado de la universidad representarán a la institución en el funeral o servicio conmemorativo.

Si se notifica al colegio el fallecimiento de un antiguo alumno, se seguirá la sección dos de este procedimiento administrativo si el expediente del alumno no se ha cerrado ya.

Esta política se revisó por última vez el 04/12/2024.