Proceso de aprobación para la elaboración y presentación de subvenciones

Procedimiento administrativo 2.503

Elgin Community College y la Fundación ECC persiguen numerosas y variadas oportunidades de financiación para el apoyo de programas universitarios, actividades y becas de estudiantes, de conformidad con los procedimientos de la universidad. Este procedimiento tiene por objeto maximizar las oportunidades tanto para el apoyo de subvenciones y la supervisión eficaz de las subvenciones concedidas. Los recursos del Colegio y de la Fundación están disponibles para proporcionar asistencia práctica al gestor del proyecto/programa a lo largo del proceso de investigación, propuesta, desarrollo y presentación de la subvención. 

Desarrollo de propuestas

Dado que el proceso de desarrollo de la subvención requiere muchos recursos y puede exigir la participación de diversos departamentos de la institución, el gestor del proyecto o programa solicitante debe ponerse en contacto con el promotor de la subvención correspondiente lo antes posible para evaluar la viabilidad, teniendo en cuenta las prioridades de financiación de la universidad, la carga de trabajo existente y el plazo de presentación. 

Todas las presentaciones a entidades gubernamentales (agencias federales, estatales y locales) son presentadas por Elgin Community College. El/los director/es del proyecto/programa deben ponerse en contacto con la Subvicepresidencia de Enseñanza, Aprendizaje y Servicios Estudiantiles (TLSD). 

Todos los envíos a entidades privadas (corporaciones, fundaciones, particulares, organizaciones comunitarias) se realizan a través de la Elgin Community College Foundation. Los autores deben ponerse en contacto con el ejecutivo La Dirección de la Fundación ECC. 

En colaboración con el responsable del proyecto/programa y otros departamentos colaboradores, la Subvicepresidencia de TLSD o La Dirección ejecutiva de la Fundación ECC, según corresponda, determinará si una propuesta es viable y autorizada para su desarrollo. 

Costes indirectos generales

Los costes indirectos son los costes institucionales o de infraestructura de la gestión y el funcionamiento de los programas que no pueden atribuirse directamente a un programa o actividad. Estos costes incluyen elementos como la impresión, el uso de equipos, la contabilidad, los servicios públicos, el desarrollo profesional, la seguridad, los servicios de biblioteca, las TI y los costes administrativos que son difíciles de calcular, pero que constituyen costes reales del funcionamiento de los programas. La tasa de costes indirectos reembolsa a la universidad y/o fundación la fracción de sus costes indirectos que la agencia que concede la subvención acepta asumir. 

Las agencias federales exigen que las universidades utilicen tarifas negociadas con una entidad gubernamental. El socio negociador de Elgin Community College es el Departamento de Salud y Servicios Humanos. La tasa de costes indirectos para los proveedores privados varía en función de la organización. 

Al elaborar los presupuestos para su presentación, los solicitantes deberán calcular los costes del proyecto utilizando el porcentaje máximo permitido en la propuesta. 

Las propuestas y presentaciones de subvenciones incluirán la tasa máxima de costes indirectos permitida, a menos que se haya aprobado previamente una excepción. Las solicitudes de excepción deberán presentarse a la Subvicepresidencia de Enseñanza, Aprendizaje y Desarrollo Estudiantil (subvenciones oficiales) o a La Dirección Ejecutiva de la Fundación ECC (subvenciones privadas). Todas las solicitudes de excepción deben ser aprobadas por el Gabinete. 

Aprobación de la presentación

Una vez elaborada la propuesta, la subvención debe ser aprobada para su presentación antes de enviarla o cargarla al otorgante. El desarrollador de subvenciones de TLSD o de la Fundación ECC iniciará el proceso de aprobación a través del«Formulario de aprobación para preparar una propuesta de subvención».

Las subvenciones presentadas a las agencias federales a través de Grants.gov se presentan en cooperación con el departamento TLSD, el Representante Organizativo Autorizado (AOR) del Colegio. 

Gestión, cumplimiento y mantenimiento de subvenciones

La fase de gestión de una subvención comienza cuando se recibe la notificación de concesión y se completa la contratación (en su caso). Los ficheros centrales para la gestión de subvenciones se mantienen del siguiente modo: 

1. Los archivos de los organismos gubernamentales que conceden subvenciones son gestionados por el subcontralor, incluido el contacto de la subvención. Se enviarán copias e instrucciones para la recopilación de datos y la presentación de informes al director del proyecto o programa y al La Dirección sénior La Dirección Investigación Institucional. El subcontralor supervisa y gestiona el proceso del contrato de subvención, así como cualquier negociación contractual o presupuestaria necesaria y/o cualquier otra necesidad de firma. [Para obtener más detalles sobre los requisitos de administración/gestión de subvenciones, consulte el formulario de aprobación para preparar una propuesta de subvención en my.elgin.edu]. 
2. La Fundación ECC mantiene archivos privados de los donantes. La Fundación ECC supervisa la utilización de los fondos de la subvención para garantizar el cumplimiento de la propuesta/contrato aceptado. Con la ayuda del gestor del proyecto/programa, informa de los resultados y gestiona la organización que concede la subvención. La Fundación ECC colaborará con el interventor adjunto para establecer los códigos presupuestarios de ECC, cuando proceda, para facilitar el gasto.

Esta política se revisó por última vez el 06/12/2017.