Uso y administración de encuestas

Procedimiento administrativo 3.906

Propósito

Las encuestas son un método muy utilizado para recabar información y opiniones de diversos colectivos universitarios: futuros estudiantes, estudiantes actuales, antiguos alumnos, profesores, personal, empleadores y miembros de la comunidad. El propósito de este procedimiento es proporcionar un enfoque coordinado para la realización de encuestas con el fin de:

• Garantizar que el diseño, la administración, el análisis y los informes de las encuestas sean metodológicamente correctos.
• Garantizar que las encuestas llevadas a cabo por la universidad se ajusten a normas estrictas y coherentes de calidad y ética en la recopilación de datos.
• Minimizar la recopilación de datos duplicados y la "fatiga de la encuesta" combinando las necesidades de recopilación de datos siempre que sea posible y apropiado, y gestionando el número y el calendario de las encuestas múltiples al mismo grupo de encuestados.
• Garantizar la distribución y el uso adecuados de los resultados de las encuestas
• Mantener un registro exhaustivo y accesible de las herramientas y los resultados de las encuestas.

Definiciones

Una encuesta se define en términos generales como la recopilación de datos en la que las preguntas se presentan a los encuestados en papel, oralmente (por ejemplo, entrevista o grupo de discusión), o en formato electrónico (por ejemplo, correo electrónico o web) con el fin de evaluar los programas, funciones o servicios, o recoger comentarios de los encuestados para la toma de decisiones y la mejora continua. Los encuestados pueden ser, entre otros, estudiantes, antiguos estudiantes, empleados o miembros de la comunidad.

Aplicabilidad

Este procedimiento se aplica a todas las encuestas realizadas por o en nombre de la universidad, sus empleados, oficinas, servicios, departamentos, divisiones y programas para ayudar en la toma de decisiones.

Las siguientes formas de recogida de datos están EXENTAS de este procedimiento:

• Evaluación de los cursos y la enseñanza por parte de los estudiantes
• Instrumentos de feedback utilizados en la evaluación del rendimiento de los empleados
• Encuestas realizadas por el profesorado o los responsables de los talleres como parte de la enseñanza a los alumnos matriculados en sus propias clases.
• Sistemas de elección de estudiantes, profesores o personal para puestos de liderazgo en la universidad, sus comités u organizaciones.
• Formularios utilizados con el único fin de solicitar o inscribirse en programas, clases, talleres o eventos universitarios.

Las encuestas realizadas como parte de una investigación que no está destinada únicamente a informar la toma de decisiones institucionales de ECC (por ejemplo, proyectos de disertación, presentaciones de artículos de revistas, etc.) serán revisadas por separado por la Junta de Revisión Institucional (IRB) de ECC. Dichos proyectos de investigación se revisan y aprueban de acuerdo con el Procedimiento Administrativo 3.103 Recopilación de datos que involucran a personas en Elgin Community College. 

Declaración política

Las encuestas que no cumplan al menos una de las condiciones de exención anteriores deben ser revisadas y aprobadas por la Oficina de Planificación y Eficacia Institucional (PIE) de ECC antes de su implementación. El contenido de la encuesta y una descripción de los encuestados/muestras para las encuestas no generadas por la Oficina de PIE deben proporcionarse a la Oficina de PIE electrónicamente para su conservación en un archivo.

Responsabilidades y procedimientos

La Oficina de Planificación y Eficacia Institucional:

• Proporcionar un formulario electrónico para las solicitudes y aprobaciones de encuestas a través del portal de solicitudes de ECC.
• Proporcionar asesoramiento, según sea necesario o deseado, sobre el desarrollo y la administración de encuestas y el análisis de los resultados, incluido el diálogo con las oficinas o comités de la universidad (por ejemplo, el Senado de la Facultad) con un interés en el contenido de la encuesta o la presentación de informes.
• Revisar y aprobar las solicitudes de encuestas (incluidas las solicitudes de investigadores externos a ECC, como los estudiantes de doctorado según el Procedimiento Administrativo 3-103).
• Priorizar y programar las encuestas en función de las necesidades de la universidad, de modo que la recopilación de datos se realice a tiempo y reduciendo al mínimo el cansancio de los participantes, la duplicación de esfuerzos y la perturbación del entorno educativo.
• Mantener un archivo como se ha indicado anteriormente
• Revisar el alcance y la eficacia de este procedimiento y de las prácticas asociadas.

Las personas que soliciten realizar encuestas deberán:

• Trabajar con un representante de la Oficina PIE para crear el instrumento de la encuesta o presentar un borrador para su revisión antes de la administración de la encuesta.
• Proporcionar a la Oficina PIE una copia de las preguntas de la encuesta y una descripción de los parámetros de muestreo para las encuestas no generadas por la Oficina PIE.
• Responsabilizarse de la preparación de cualquier envío de encuestas administradas en papel, así como de la compilación de los datos de dichas encuestas, a menos que se acuerde lo contrario con la Oficina PIE.

Esta política se revisó por última vez el 30/07/2025.